Todoist beoordeling & waardering

Aan de slag met Todoist

Todoist is een cloudgebaseerde service, dus al uw taken en notities worden automatisch gesynchroniseerd met elk apparaat waarop u de app gebruikt. U kunt de app ook offline gebruiken en uw wijzigingen later synchroniseren. Het is beschikbaar op elk belangrijk platform, inclusief Android, iOS, macOS, Windows, Android Wear en Apple Watch. Todoist biedt ook een web-app. In mijn ervaring met Todoist is synchronisatie uiterst betrouwbaar, behalve in de web-app, waar u de pagina moet vernieuwen als u wijzigingen aanbrengt in een andere versie van de app en de meest recente versie wilt zien.

Todoist zit boordevol functies, hoewel ze nooit overweldigend aanvoelen, dankzij een eenvoudige en lichte interface. Het loopt niet vast met te veel knoppen of te lange vervolgkeuzemenu's. Wanneer je de app voor het eerst gebruikt, kun je erachter komen hoe je alle kernfunctionaliteit kunt gebruiken, zoals het maken van een taak, het plannen van de vervaldatum en het toevoegen van een opmerking. Hoe meer u Todoist gebruikt, hoe meer diepte en functies u zult ontdekken.

De installatie is ook eenvoudig. Eerst maakt u projecten. Projecten kunnen een kleurcode hebben om u te helpen onderscheid te maken. Vervolgens voegt u taken toe aan uw projecten en zo veel of zo weinig details als u nodig hebt. U kunt een einddatum, opmerkingen, een prioriteitsbeoordeling en andere details toevoegen. Taken kunnen ook subtaken hebben. Als u subtaken wilt maken, schrijft u de subtaak alsof het een andere taak is en sleept u deze naar de bovenliggende taak. Je kunt subtaken uitnemen en ze net zo gemakkelijk van een ouder scheiden.

Kerntaakfuncties

Naast vervaldatums, opmerkingen en een prioriteitsbeoordeling, kunt u herinneringen toevoegen aan taken, evenals een label, dat dezelfde functie heeft als wat u een tag in andere apps zou kunnen noemen. Labels kunnen zijn wat u maar wilt, en u kunt elke label een kleur geven.

Nadat u uw Todoist-account hebt ingesteld en een groot aantal taken hebt opgeschreven, kunt u een aangepast filter maken of taken weergeven die aan specifieke criteria voldoen. U kunt bijvoorbeeld een aangepast filter maken voor taken die vandaag en morgen moeten worden uitgevoerd met dezelfde tag, ongeacht het bijbehorende project. Mensen die de Getting Things Done-productiviteitsmethode volgen (ontwikkeld en handelsmerk van David Allen, die een boek met dezelfde naam heeft geschreven) kunnen herkennen hoe labels kunnen worden gebruikt om context toe te voegen aan een tag en met aangepaste filters kunt u zich alleen concentreren op de taken die op elk moment relevant zijn.

Todoist heeft goede herinneringsopties. E-mailmeldingen zijn aanwezig, evenals enkele meldingen die specifiek zijn voor mobiele apparaten, waaronder pushmeldingen, waarschuwingen per sms en locatiegebaseerde herinneringen (alleen Premium).

Bij het instellen van vervaldatums, inclusief die voor terugkerende taken, kunt u met Todoist natuurlijke taalinvoer gebruiken. Als u wilt dat een taak elke maandag wordt herhaald, kunt u 'ev ma' typen naast de taaknaam en Todoist maakt een nieuwe instantie van de taak die op de volgende maandag moet worden uitgevoerd telkens wanneer u de vorige als voltooid markeert. Het kan ook andere stenografie lezen, zoals 'tom' voor morgen, 'ev andere vr', 'ev 15e', enzovoort.

U kunt andere details toevoegen via steno, wat betekent dat u uw vingers niet van het toetsenbord hoeft te halen terwijl u uw taken opschrijft. Om een ​​nieuwe taak aan een bepaald project toe te wijzen, gebruikt u een # -symbool vóór de projectnaam. In gedeelde projecten kunt u add + sign vóór iemands naam gebruiken om de taak aan hem toe te wijzen. Met de @ -toets kunt u labels toevoegen.

In de mobiele Todoist-apps verschijnen snelle actieknoppen wanneer u over een taak veegt. Met deze knoppen kunt u de taak wijzigen die vandaag, morgen, volgende week, in een maand of op elke gewenste datum moet worden uitgevoerd.

Samenwerken in Todoist

Of u nu een boodschappenlijst met iemand in uw huis wilt delen of een werkproject van begin tot eind nauw wilt taggen, Todoist kan helpen.

Om samen te werken in Todoist, moet u eerst medewerkers uitnodigen voor een van uw projecten. Ze moeten zich aanmelden voor een Todoist-account, maar ze hoeven niet te upgraden naar Premium. Zodra een medewerker uw uitnodiging om deel te nemen aan uw project heeft geaccepteerd, kunt u taken aan hem toewijzen en zij hebben de macht om ook taken aan u toe te wijzen. U kunt een bestand uploaden en opmerkingen toevoegen aan elke taak om informatie met uw bijdragers te delen. U kunt de meldingen aanpassen die u ontvangt, voor het geval u niet op de hoogte hoeft te zijn van elke kleine wijziging die uw bijdragers aanbrengen.

Aanvullende Todoist-functies

Als je een to-do-app gebruikt en je eraan houdt, weet je dat je vaak naar de app kijkt. Hopelijk is het geen doorn in het oog. Todoist heeft een zeer functioneel en aangenaam ontwerp dat verbetert wanneer u een kleurenthema kiest dat bij u past. Todoist geeft je een paar opties, hoewel het allemaal effen kleuren zijn, dus verwacht geen achtergrondafbeeldingen of iets meer gestileerd. Er is echter een donker thema, met omgekeerde kleuren die leuk zijn als vermoeide ogen een probleem vormen.

Degenen onder u die voortdurend taken verzetten die u niet hebt voltooid op de hoopvolle vervaldatums die u hebt ingesteld, moeten de automatische planner van Todoist proberen. Wanneer je te laat opdrachten hebt, vraagt ​​Todoist of je deze voor je wilt verzetten. Het maakt intelligente gissingen op basis van uw vorige geschiedenis. Heeft u de neiging om het meeste gedaan te krijgen op donderdag? Heeft u slechts één andere taak op uw lijst voor maandag? De planner doet een poging om de juiste tijden te vinden. Het beste deel is hoe Scheduler de datums voor al uw achterstallige taken in één klap verandert. U kunt de datums altijd wijzigen als ze zich niet goed voelen voor u.

Todoist houdt automatische back-ups van uw gegevens. Toen ik dit gedeelte van mijn account verkende, dat in de Instellingen staat, vond ik een lijst met back-ups die duidelijk waren gemarkeerd met tijd- en datumstempels. U kunt elk van hen downloaden en een zipbestand met een CSV-bestand voor elk van uw projecten vanaf die datum en tijd krijgen, waarmee u uw gegevens kunt herstellen of naar een andere app kunt verplaatsen.

Als je hulp nodig hebt bij het opzetten van een project, kun je de sjabloongalerij van Todoist verkennen. Het bevat sjablonen voor projecten over verschillende onderwerpen, van persoonlijke projecten, zoals verhuizen, tot werkgerelateerde taken, zoals een aanwervingspijplijn.

De laatste functie die ik wil noemen, zijn rapporten, alleen omdat ik een beetje een nerd ben in dit gebied. Met een Premium-account houdt Todoist bij wat u gedaan krijgt en genereert een klein productiviteitsrapport dat dagelijks wordt bijgewerkt. Het geeft je ook een score, die het een Karma Score noemt. Om deze functie te gebruiken, stelt u een doel in voor hoeveel taken per dag u hoopt te voltooien. Als je drie taken per dag wilt afvinken, dan telt elke dag dat je dat merkteken als een succes. Hoe meer succesvolle dagen je hebt, hoe hoger je karma. Je kunt Todoist vertellen bepaalde dagen van de week te negeren en zelfs een optie voor de vakantiemodus gebruiken om je Karma-tracking te pauzeren.

Todoist-integraties

Naast het hebben van een app voor alle belangrijke platforms, biedt Todoist een reeks plug-ins en integraties. Ze maken het eenvoudiger om taken toe te voegen aan uw takenlijst vanuit een andere app.

U kunt bijvoorbeeld een plug-in toevoegen aan Gmail en Outlook waarmee u van elke e-mail een taak kunt maken. U kunt ook een browserplug-in voor Chrome en Firefox installeren waarmee u webpagina's als taken kunt opslaan. De naam van de webpagina wordt de titel van de taak, die u kunt wijzigen, en de link van de pagina wordt ook in de taak opgeslagen. Het is een nuttige implementatie voor het maken van een lijst met artikelen die u wilt lezen, banen waarop u wilt solliciteren of bedrijven en mensen die u moet onderzoeken. Er is een functie voor Safari die hetzelfde doet, maar het is een onderdeel van de Todoist Mac-app, in plaats van een afzonderlijke plug-in.

Wat betreft het synchroniseren van vervaldatums met een andere agenda, zijn er sneltoetsen voor integratie met Google Agenda en Outlook-agenda, plus een agendalink zodat u verbinding kunt maken met elke agenda die een externe abonnementsfeed ondersteunt.

Andere integratieopties zijn Slack, zodat u een taak naar uw Todoist-account kunt verzenden door een paar eenvoudige woorden tekst in te voeren en tientallen andere opties.

Todoist, of niet Todoist?

De betaalde Premium-versie van Todoist is een van de meest functierijke taken-apps die ik heb gebruikt. Het heeft een eenvoudige en functionele interface, ondersteuning voor samenwerking en apps voor veel platforms, zodat u overal waar u bent naar uw takenlijst kunt gaan. Om al die redenen is Todoist Premium een ​​keuze van de redactie voor takenlijst-apps.

Of u nu kiest voor Todoist of een andere app, u kunt enkele nuttige tips krijgen om het beste uit uw keuze te halen uit de tips van PCMag voor betere, effectievere takenlijsten.