Sage business cloud accounting review & rating

Sage, een wereldleider in boekhoudoplossingen, heeft Sage One Accounting onlangs opnieuw gelanceerd als Sage Business Cloud Accounting - de tweede naamsverandering van de service in twee jaar. De naamswijziging ging echter niet gepaard met verbeteringen die de boekhouding van het kleine bedrijf zouden hebben doen opvallen tussen de concurrentie. Soms lijkt het (en werkt het) op een toepassing die beter geschikt is voor boekhoudprofessionals dan voor managers van kleine bedrijven. Je krijgt niet de nieuwe, ultramoderne aanpak die je ziet in ZipBooks of Editors 'Choice-winnende Intuit QuickBooks Online. Toch heeft Sage Business Cloud Accounting de juiste interne mechanismen, en het kan een goede, betaalbare oplossing zijn voor zeer kleine bedrijven die geen QuickBooks Online of Xero's mogelijkheden nodig hebben.

De website heeft een mix van basistools (inkomsten- en uitgavenbeheer) en geavanceerde (multicurrency, flexibele gebruikersmachtigingen), maar mist enkele functies tussen deze twee niveaus, zoals tijdregistratie en inkooporders. Het ondersteunt echter wel verbindingen met uw online financiële rekeningen. Het biedt ook meerdere betalingsprocessors, zodat klanten hun facturen kunnen betalen via een bankkaart of online account, en de stabiele rapportage is indrukwekkend. De service kost $ 25 per maand. Sage biedt nog steeds een juniorversie, Sage Business Cloud Accounting Start, die $ 10 per maand kost en alleen inkomsten- en uitgavenaccountbeheer biedt. Beide niveaus bieden een gratis proefperiode van 30 dagen.

De prijs van Sage is goed te vergelijken met die van Intuit QuickBooks Online, die begint bij $ 20 per maand voor zijn Simple Start-abonnement; Essentials voegt mogelijkheden voor facturering, meerdere gebruikers en tijdregistratie toe voor $ 35 per maand; en Plus ($ 60 per maand) zorgt voor volledig project- en voorraadbeheer. Maar het startplan van ZipBooks is gratis en biedt onbeperkte contacten en facturering, één bankfeed en inkomsten- en uitgavenbeheer. Wave is ook gratis te gebruiken, hoewel het transactiekosten in rekening brengt.

Een vertrouwd begin

Sage Business Cloud Accounting biedt meer hulp bij het instellen dan de meeste concurrenten. Het vraagt ​​eerst naar de basis, zoals uw bedrijfsadres en de datum waarop het bedrijf is gestart. Nadat u deze eerste stappen hebt voltooid, wordt een nieuw scherm vol site-instellingen geopend. Dit is goed: de meeste concurrenten laten het aan u over om daar uw weg te vinden. Dit scherm bevat koppelingen naar andere pagina's, waar u klanten en leveranciers in CSV-indeling kunt maken of importeren; maak verbinding met uw bankrekeningen; bekijk het rekeningschema; begin saldi invoeren; en bekijk het proefsaldorapport. Er zijn ook optionele installatietools die u niet hoeft te voltooien, zoals factuuraanpassing en een herziening van standaardvoorkeuren.

Sage Business Cloud Accounting hanteert een andere benadering van zijn dashboard (startpagina) dan concurrerende sites, door het te gebruiken voor deze installatiehulpmiddelen. In plaats van één pagina met grafieken en cijfers weer te geven die u een snel overzicht geeft van de financiële status van uw bedrijf (rekeningsaldi, totalen van inkomsten en uitgaven), bestaat het uit vijf schermen die toegankelijk zijn door op de tabbladen te klikken: Aan de slag (instellen, de eerste pagina die opent), verkoop, kosten, kasstroomoverzicht en kasstroomprognose.

De tabbladen Verkoop en kosten openen afzonderlijke schermen met de grafieken en gegevens die andere sites op de openingspagina weergeven. De overzichten van één pagina op concurrerende boekhoudsites zijn toegankelijker en geconsolideerd dan deze multiscreen-aanpak, maar de verkoop- en onkostenpagina's van Sage Business Cloud Accounting zijn nog steeds effectieve samenvattingen met meerdere grafieken die de benodigde dagelijkse gegevens bieden (achterstallige leveranciersfacturen, uitstekende verkoopfacturen, enzovoort).

U wilt ook op Instellingen klikken in de rechterbovenhoek van het scherm, terwijl u zich klaar maakt om de site te gebruiken. Dit scherm dupliceert een deel van wat u al hebt gedaan als u de installatie hebt doorlopen, maar voegt items toe zoals betalingen en Analysetype, waarmee u maximaal drie categorieën kunt definiëren (afdeling, project en kostencode). Het doet ook iets tijdens dit proces dat geen van zijn concurrenten die we hebben getest, doet: het biedt eventuele staats-, provinciale en lokale btw-tarieven voor uw geografische locatie. Deze instellingenschermen zijn overal op de site beschikbaar; door ze te bezoeken, kunt u profiteren van alle aanpasbaarheid en functiediepte die worden aangeboden.

De wijze gebruikerservaring

De structuur van de gebruikersinterface van de site is vergelijkbaar met die van andere sites die we hebben bekeken. Er is een horizontale werkbalk bovenaan die uw bedrijfsgegevens verdeelt in logische informatie-en-activiteitsgroepen: Samenvatting, Verkoop, Uitgaven, Contacten, Producten & Diensten, Bankieren, Tijdschriften, Rapportage en Instellingen. De meeste van deze groeperingen openen in vervolgkeuzemenu's voor hun individuele functies. Klik bijvoorbeeld op Verkoop en u kunt kiezen uit Offertes en schattingen, Verkoopfacturen, Verkoopcreditnota's en Snelle invoer.

Nadat u een scherm voor gegevensinvoer hebt geselecteerd, bijvoorbeeld leveranciersfacturen, gebruikt Sage Business Cloud Accounting standaard Windows-conventies voor gegevensinvoer en navigatie. U selecteert vermeldingen uit lijsten die u hebt gemaakt van klanten, leveranciers of producten, klikt vervolgens op gelabelde knoppen en vult lege velden in wanneer meerdere opties niet beschikbaar zijn. Zowel record- als formuliersjablonen werken zo. De site doet iets anders dat niet gebruikelijk is, maar lovenswaardig: als u een scherm verlaat zonder af te werken en op te slaan, wordt er een waarschuwingsvenster weergegeven en kunt u de pagina voltooien voordat u afsluit.

Visueel, hoewel het door de jaren heen is verbeterd, ziet Sage Business Cloud Accounting er gedateerd uit in vergelijking met een site als ZipBooks. Het heeft ook de neiging langzamer te werken dan de andere sites die we hebben bekeken, en de navigatietools zijn niet beschikbaar op sommige schermen, waardoor u wordt gedwongen de knop Terug van uw browser te gebruiken. Aan de andere kant heeft Sage een deel van de taal die op de hele site wordt gebruikt verzacht door enkele van de onbekende zinnen te wijzigen of te verwijderen.

Sage biedt een redelijk goede ervaring op zowel zijn iOS-app als Android-app, maar het doet niet zoveel als de browser-gebaseerde interface. De app is geschikt voor het boekhoudkundige werk dat u meestal zou doen als u niet op kantoor bent of een klant bezoekt. U kunt bijvoorbeeld uw contacten en transacties bekijken; facturen en offertes maken; recordbetalingen; en voer transacties in. De mobiele versie mist de diepgaande rapporten die in de volledige versie zijn gevonden, maar u kunt de instroom en uitstroom van uw geld zien en vergelijkende prestatiegrafieken bekijken.

Records, transacties, rapporten

Sage Business Cloud Accounting biedt royale importopties en ondersteunt CSV-import van talloze soorten gegevens. Recordformulieren zijn zo grondig als ze moeten zijn en zijn vergelijkbaar met die van de concurrentie - beter dan sommige, inclusief Kashoo. Klantformulieren bevatten bijvoorbeeld standaardvelden voor contactgegevens, kredietlimiet, voorwaarden en activiteit (verkopen tot op heden, laatste verkoop, achterstallig saldo, enzovoort).

De product- en servicerecords van Sage zijn ook goed. Ten eerste biedt de site de mogelijkheid om drie artikelprijsniveaus vast te stellen. Dit betekent dat u verschillende prijzen aan artikelen kunt toewijzen en de juiste kunt kiezen wanneer u klanten factureert, in plaats van dat u handmatig prijzen moet wijzigen. Productrecords zijn grondig genoeg en het scherm met itemactiviteiten geeft alle belangrijke informatie over elk product weer in een visueel overzicht, zoals de hoeveelheid op voorraad, het bestelniveau, de laatste verkoop en de gemiddelde kosten. Het is ook gemakkelijk om voorraadniveaus aan te passen. De site biedt geen speciale tijdregistratiefunctie met een timer en de mogelijkheid om items als factureerbaar te markeren, maar itemrecords kunnen worden aangemerkt als services.

Er is niets dat bijzonder opvalt aan de transactieformulieren van de site, met uitzondering van de verdeling van de omzetbelasting (staat, stad, provincie) en de beschikbaarheid van huidige voorraadniveaus in verkoopformulieren. U kunt facturen maken en afdrukken of e-mailen; offertes en schattingen (de site maakt onderscheid tussen de twee, wat goed is); creditnota's van klanten en leveranciers; en rekeningen (geen inkooporders). Sage Business Cloud Accounting biedt ook een functie genaamd Quick Entries, waarmee u snel rekeningen en creditnota's kunt invoeren, allemaal op hetzelfde scherm.

Boekhoudwebsites voor kleine bedrijven hoeven geen tientallen rapportsjablonen aan te bieden om nuttig te zijn voor managers die gerichte overzichten van hun financiële gegevens nodig hebben. Het aantal inbegrepen en hun mate van aanpasbaarheid moeten echter overeenkomen met de diepte en breedte van de functies van de sites. Sage Business Cloud Accounting biedt een voldoende aantal, zowel rapporten die regelmatig door boekhoudpersoneel moeten worden beheerd (te ontvangen rekeningen, voorraadbewegingen en kasboekrapport) en rapporten die periodiek moeten worden gegenereerd en geanalyseerd door een boekhoudkundige professional - inclusief kasstroomoverzicht, Winst en verlies en balans. Hun aanpasbaarheid kan echter beter zijn, en sommige onbekende taal (Day Book, Cashbook) moet worden gewijzigd in meer algemene termen.

Veel lijstweergaven van gegevens dienen als mini-rapporten; u kunt vaak subsets van gegevens zien die u nodig hebt door meerdere filters toe te passen.

Een wijze keuze?

Hoewel het zich in de cloud bevindt, ziet en voelt Sage Business Cloud Accounting er gedateerd uit. Sites zoals ZipBooks en WorkingPoint hebben een lovenswaardige taak gedaan om een ​​zeer geregimenteerd, complex procesvriendelijk en gemakkelijker te begrijpen te maken dan boekhoudsoftware 20 jaar geleden. Sage Business Cloud Accounting heeft de basis echter goed en onderscheidt zich op enkele gebieden, zoals meerdere prijsniveaus, automatische invoer van omzetbelasting en analyse per afdeling en project. Maar de prijs, interface, navigatie, functieset en algemene bruikbaarheid zijn niet vergelijkbaar met QuickBooks Online, onze Keuze van de redactie voor boekhoudsoftware voor kleine bedrijven.