Kwitantieoverzicht en rating

Herinner je de oude dagen van papieren processen? De huidige softwarepakketten voor het bijhouden van uitgaven lijken deze technieken te evenaren. Het was een tijd waarin we een envelop vol met bonnen vulden en deze combineren met een spreadsheet-achtig rapport met details over hoe we het geld van het bedrijf hebben uitgegeven. Nadat de afdelingsmanager zich had afgemeld, moest de boekhoudafdeling controleren of elke ontvangst een bevredigende verklaring had en vice versa. Receipt Bank (die begint bij $ 14, 99 per maand voor een solo-gebruiker) heeft een iets andere aanpak, wat voor sommige kleine bedrijven geschikt kan zijn. Het werkt krachtig - en met succes - om te reageren op individuele ontvangsten in plaats van formele "rapporten". Hiermee kan iedereen met de status 'goedkeurder' een OK geven voor terugbetaling. En het is sterk afhankelijk van integratie met applicaties van derden, met name cloudgebaseerde boekhoudapplicaties, voor het zware back-end-tillen. Maar als je op zoek bent naar meer traditioneel kostenbeheersing, bekijk dan onze Keuze van de redactie, Nu certificeren, Rydoo en Expensify.

Transacties tellen, geen gebruikers

In plaats van te rekenen per actieve gebruiker, zoals Expensify, is het betalingsschema van Receipt Bank gebaseerd op het aantal items dat per maand wordt verwerkt. Solo-ondernemers die uitgaven willen bijhouden, kunnen aan de slag voor $ 14, 99 per maand voor 50 artikelen verwerkt, $ 29, 99 voor 100 artikelen verwerkt of $ 44, 99 voor 150 artikelen en doorgaan tot $ 202, 49 voor 675 artikelen. Bedrijven met meer dan één gebruiker betalen $ 25 per maand voor 50 items verwerkt, $ 40 voor 100 items, $ 55 voor 150 items en tot $ 220 voor 675 items.

Die tellingen zijn echter op een voortschrijdend gemiddelde van drie maanden, dus je kunt een zwaar reisschema hebben in september, gevolgd door twee maanden inactiviteit, zonder bijvoorbeeld te moeten upgraden vanwege een jaarlijkse conferentie. Deze abonnementen omvatten allemaal geautomatiseerde OCR-scans (Optical Character Recognition), 256-bit Secure Sockets Layer (SSL) -beveiliging (wat betekent dat gebruikers mogelijk kunnen afzien van het gebruik van een virtueel particulier netwerk (VPN) bij het verzenden van bonnen vanaf de weg), integratie met online boekhoudtoepassingen (inclusief Intuit QuickBooks) en gegevensuitwisseling met een afzonderlijke organisatie, meestal een bedrijfsaccountant of boekhouder van een bedrijf.

En iets dat niet wordt aangeboden door een van de andere services: een service voor zelfstandigen die gratis is indien beperkt tot 10 ontvangstscans per maand. Anders kost het $ 24, 99 voor 50 scans per maand en $ 49, 99 per jaar voor meer dan 50 scans. Helaas is er geen gratis lidmaatschap, maar er wordt een gratis proefperiode van 14 dagen aangeboden voor het abonnement voor één gebruiker. Omdat ik het goedkeuringsproces wilde testen, vroeg en kreeg ik een gratis proefversie van de versie voor meerdere gebruikers.

Maak een foto, leg de gegevens vast

Net als bij de andere onkostentoepassingen, voert u gegevens in Receipt Bank in met behulp van een mobiele app, een webbrowserupload, door e-mail door te sturen naar een speciale ID voor elke medewerker of via zakelijke of persoonlijke creditcardsynchronisatie. Het heeft ook een paar zelfstandige manieren om gegevens in het systeem te krijgen. Receipt Bank kan bonnen en facturen van PayPal of Dropbox importeren. Dat laatste is bijzonder cool: medewerkers kunnen hun bonnen in een speciale Dropbox-map stoppen, waaruit Receipt Bank elke 24 uur bestanden extraheert. Na verwerking worden de bonnen verplaatst naar een andere speciale map.

De mobiele app van Receipt Bank is een duidelijke winnaar op de gebruikersvriendelijke afdeling, waardoor de tijd die een medewerker besteedt aan het invoeren van gegevens, echt wordt geminimaliseerd. U maakt een foto van een kwitantie, klikt op 'Verzenden voor verwerking' en even later verschijnen de geparseerde gegevens zodat u deze kunt controleren en naar de goedkeurder kunt verzenden. Een heel mooie tijdbesparing die we nergens anders hebben gezien: u kunt de camera instellen om meerdere bonnen na elkaar te fotograferen, of een bonnetje met meer dan één pagina. Receipt Bank doet zijn best om de transactiedatum, valuta, belasting, leverancier en categorie te identificeren. Als het de creditcard herkent die voor de transactie is gebruikt, synchroniseert het de records met uw boekhoudapplicatie, zodat u niet twee keer een item hoeft in te voeren.

Aan de andere kant is er geen manier om handmatig een uitgave in te voeren zonder enige vorm van ontvangst? wat een probleem kan zijn om bijvoorbeeld de fooi te geven die u achterlaat voor de huishoudster van uw hotelkamer. Desgevraagd stelde een vertegenwoordiger van het bedrijf voor een handgeschreven notitie toe te voegen.

Het OCR-proces duurt iets langer dan we zouden willen. Bij tests leek het ongeveer een uur te duren, hoewel we geen timer hebben gebruikt. Receipt Bank maakt het echter het wachten waard. Het doet opmerkelijk goed werk om zelfs opzettelijk slordige handschriftscrawl om te zetten in nauwkeurige tekst. Toen we een Uber-kwitantie van een reis in Boedapest naar het persoonlijke e-mailadres stuurden, scande Receipt Bank de Hongaarse Forint-kosten correct, voerde de valutatransactie uit en registreerde de Amerikaanse dollars in het veld Kosten. Nog een pluspunt: u kunt, indien nodig, een combinatiefactuur, bijvoorbeeld een hotelrekening, eenvoudig opsplitsen in afzonderlijke regelitems.

Er kan ook nog veel meer informatie worden vastgelegd en beheerd. Onder hen: U kunt regels maken voor een bepaalde leverancier, waarbij u zijn transacties altijd toewijst aan een bepaalde categorie of klant. U kunt uitgaven splitsen. En u kunt uw persoonlijke onkostengegevens exporteren naar een PDF of spreadsheet, zoals Microsoft Excel. Het dashboard van de website toont een overzicht van artikelen en gebruik. De inbox toont openstaande ontvangsten, optioneel met inbegrip van categorieën, klanten of projectnamen. Op één scherm kunt u meerdere items tegelijkertijd bewerken voordat u ze aan een rapport toevoegt en ter goedkeuring indient.

Hulpmiddelen om accountants gelukkig te maken

Receipt Bank heeft drie gebruikersniveaus: beheerder, kostengoedkeurder en basisgebruiker. Beheerders stellen de bedrijfsregels en het beleid in en hebben toegang tot de hele inbox. Goedkeurders hebben een iets andere rol: ze kunnen accountinstellingen niet wijzigen, maar elke goedkeurder kan zich aanmelden bij het rapport van een indiener, zonder een formele hiërarchie. Het bedrijf is van plan om ergens dit najaar meerdere goedkeurders binnen te halen.

Deze drie niveaus betekenen ook dat de goedkeuringsmethoden van Receipt Bank verschillen van alle andere waarmee we hebben samengewerkt. Goedkeurders krijgen het advies hoeveel items op hun aandacht wachten. Als goedkeurder kunt u op het item zelf klikken om meer details te bekijken, waaronder de foto van de bon. Goedkeuring is volledig handmatig. Als u iets ziet dat u niet bevalt, kunt u op een klein vlagpictogram voor het item klikken; u kunt ook een notitie achterlaten. Maar er is geen manier om een ​​beleidsschending automatisch te markeren en de enige manier om een ​​problematisch bericht terug te sturen naar een werknemer is om een ​​CSV- of PDF-kopie van het bericht terug te sturen met behulp van een ietwat obscure e-mailfunctie.

Ook vereist Receipt Bank niet dat gebruikers vertrouwen op onkostendeclaraties. Gebruikers hoeven geen 'reis naar New York'-collecties in te dienen of te maken; een kantoorbeheerder kan namens hen bonnen toewijzen aan een rapport. U kunt ook toegang verlenen aan uw accountant of boekhouder om nieuwe items toe te voegen, items te bewerken, gegevens uit te pakken of te pushen vanuit uw account.

Instellen is eenvoudig: in het gebied Voorkeuren kunt u zowel uw persoonlijke instellingen als die van uw gebruikers behouden. Interessant is dat wanneer u gebruikers toevoegt, u (niet de gebruiker) een wachtwoord opgeeft (er wordt u een voorgesteld), dat vervolgens naar de gebruiker wordt gemaild.

Receipt Bank schijnt echt in zijn integratie met boekhoudprogramma's - beginnend met het aantal dat het ondersteunt: Xero, Intuit QuickBooks en FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One en Sage 50. U kunt Receipt Bank met slechts één verbinden boekhoudprogramma tegelijk. Toen ik het systeem met mijn FreshBooks-account integreerde, bracht het alle gebruikte categorieën over, evenals projectnamen en klanten. Daarna is het afhankelijk van de externe applicatie voor alles, van onkostenvergoedingen tot rekeningen die verschuldigd zijn aan rapportagetrends. U kunt niet meteen nieuwe categorieën of projecten toevoegen. In plaats daarvan moet je naar FreshBooks gaan (of welk systeem je ook gebruikt), ze daar toevoegen en vervolgens opnieuw synchroniseren.

Hoewel we het leuk vinden dat Receipt Bank de boekhoudcategorieën introduceert, hebben we wel een klacht over de manier waarop het ze presenteert. We zijn er zeker van dat boekhoudprofessionals de softwarelijstcategorieën waarderen op GL-nummer (0030 - Maaltijden en entertainment), maar vanuit het perspectief van een gebruiker geven we de voorkeur aan een alfabetische organisatie (in plaats van door alle cijfers te bladeren) of andere manieren om zoek de opties (zoals "Uit welke categorieën kan ik kiezen tijdens een roadtrip?").

Er zijn verschillende andere problemen die Receipt Bank van anderen onderscheiden. Hoewel de software bijvoorbeeld enkele problemen markeert, zoals onvolledige inzendingen, markeert deze niet automatisch beleidsschendingen. Bovendien is er een veronderstelling dat goedkeuringen (of weigeringen) eerder uit de boekhouding komen dan uit de eerste goedkeurder. Een van de eerste dingen die u wordt gevraagd wanneer u begint te werken, is om Receipt Bank te integreren met een boekhoudprogramma.

Er wordt veel gedaan om het leven van accountantskantoren die kleine bedrijven ondersteunen te vergemakkelijken. U kunt gegevens importeren via Dropbox en MyFirmApp (voor accountantskantoren). Er is ook loonintegratie met KeyPay en PaySuite, en nog meer integratie met facturerings- en factureringsservices, waaronder Gusto en Bill.com.

De helpfuncties van Receipt Bank zijn uitstekend. Als u op de Help-knop in de rechterbenedenhoek van elke pagina klikt, worden verschillende gerelateerde onderwerpen weergegeven of kunt u uw vraag typen. Het algemene helpcentrum heeft een breed scala aan antwoorden en procedures. Er zijn ook verschillende op video gebaseerde trainingen.

Receipt Bank doet niet alles op de verwachte manier. Bedrijven met een sterke "We doen het op deze manier!" denkrichtingen kunnen door sommige dingen worden afgeschrikt, zoals de platte en soms verwarrende goedkeuringshiërarchie. Daarnaast kunnen eigenaardigheden zoals het onvermogen om een ​​uitgave te maken zonder een ontvangstbewijs of om een ​​problematische uitgave te retourneren voor correctie, dingen ongemakkelijker maken dan nodig. Anders is het dicht bij de topsystemen, zoals onze winnende tools Certify en Rydoo.