Inhoudsopgave:
Video: How to Achieve Inbox Zero - 4 Email Productivity Hacks (November 2024)
Inhoud
- De Push for Zero Email
- Communicatie zonder e-mail
In 2011 legde Thierry Breton, CEO en voorzitter van het in Frankrijk gevestigde Atos, de stoutmoedige verklaring af dat hij van plan was om bedrijfse-mail binnen drie jaar uit te roeien. Het idee leidde tot evenveel controverse als lofbetuigingen. Nu zijn die drie jaar voorbij. Hoe heeft het bedrijf het gedaan?
Ik belde Marc Bovens, Zero Email Global Program Manager bij Atos, telefonisch om te zien of het bedrijf zijn doel heeft bereikt. Bovens legde uit dat de push naar nul e-mail eigenlijk deel uitmaakte van een grotere focus op welzijn van medewerkers. Mensen bij Atos (zoals vrijwel iedereen die de hele dag voor de computerterminal zit) voelden zich overweldigd door e-mail, of beter gezegd, door de informatie-overload die e-mail veroorzaakt.
Atos is geen kleine startup. Het bedrijf heeft meer dan 76.000 werknemers in 52 landen. Atos is een internationaal IT-servicebedrijf dat samenwerkt met een breed scala aan bedrijven, van de banksector tot defensie en beveiliging. Hoe zorg je ervoor dat al die mensen, met een enorme hoeveelheid werk dat ze uitvoeren, niet met elkaar communiceren via e-mail?
Jill Duffy: In 2011 kondigde Atos het doel aan om alle interne e-mail binnen drie jaar kwijt te raken. Dat merkteken van drie jaar is nu voorbij en ik vraag me af: hoe gaat het?
Marc Bovens: De periode van drie jaar eindigde eerder dit jaar in februari. We hebben echt een aantal belangrijke mijlpalen bereikt voor het programma, de belangrijkste met betrekking tot informatie-overload.
We hebben al gepubliceerd en gecommuniceerd dat we een afname van 60 procent in e-mail hebben gerealiseerd. En natuurlijk wordt dit gecompenseerd door op een andere manier te werken en een nieuwe set hulpmiddelen naast Outlook voor e-mail te gebruiken.
JD: Kun je me wat vertellen over die tools die je gebruikt?
Uiteraard zijn deze drie goed geïntegreerd. Vanuit het ZEN-BlueKiwi-platform hebben we bijvoorbeeld Lync voor aanwezigheid geïntegreerd. Mensen kunnen op elke foto klikken en chatten of een oproep starten via internet. We hebben een goede integratie tussen communities en de SharePoint-sites, zodat mensen gemakkelijk verbinding kunnen maken met de BlueKiwi-samenwerkingsgemeenschap.
Om de vraag wat de fasen [van de uitrol voor het nul-e-mailplan] waren een beetje aan te pakken, hebben we in het eerste jaar veel tijd besteed aan wat we "e-mailetiquette" noemen. We zijn ook begonnen met het trainen van onze managementteams.
JD: Als u 'e-mailetiquette' zegt, bedoelt u wanneer het juist is versus wanneer het ongepast is om e-mail voor communicatie te gebruiken?
MB: correct. Op een positieve manier wilden we mensen motiveren voor face-to-face praten, bijvoorbeeld wanneer dat het meest geschikt is. We hadden een sterke toename van Lync-acceptatie. Mensen begonnen echt instant messaging te gebruiken, maar ook het delen van applicaties en videoconferenties via Lync. Het was echt een gedragsverandering door het juiste hulpmiddel voor de juiste toepassing te gebruiken.
JD: Hoe denk je dat dat de cultuur van het bedrijf heeft veranderd?
MB: Het was eenvoudiger om veel klantgerichter te worden. Atos is, zoals u weet, een heel groot bedrijf. We zijn door de jaren heen enorm gegroeid door acquisitie. We zijn gericht op wat we terugkerende inkomsten noemen, dus langdurige contacten. Deze [overstap naar het gebruik van andere communicatie-instrumenten] heeft echt een nieuw niveau van klantgerichtheid gebracht. Waarom? Omdat het nu zo gemakkelijk is voor mensen om klantgemeenschappen op te zetten en over de hele wereld teamwerk te hebben om de uitdagingen van de klant in de gemeenschap aan te gaan. Vroeger ontving u via e-mail onnodig veel e-mails, bijvoorbeeld doordat mensen niet volledig samenwerkten. Dus dat is een belangrijk resultaat van dit programma.
De andere is dat we Atos weer klein hebben gemaakt. Het simpele feit dat u een lijst hebt met profielen die mensen bijhouden op het sociale netwerk van de onderneming, gecombineerd met natuurlijk de aanwezigheid van Lync, maakt het zoveel gemakkelijker om uw collega's te vinden om een discussie te starten of om lid te worden van een gemeenschap waarvan u denkt dat interessant. Dus het maakt Atos klein en bouwt vertrouwen op.
We hebben veel experts in verschillende domeinen, maar ze zijn verspreid over de hele wereld. Het is gemakkelijker voor mensen om samen te werken als je een beetje vertrouwen hebt in de relatie, een beetje begrip hebt voor elkaars expertise en veel gemakkelijker kunt samenwerken. Dat heeft dit teruggebracht - en misschien ben ik te melancholisch - maar het heeft dit gezellige gevoel van een bedrijf teruggebracht waar mensen kunnen samenwerken. Dat is niet iets dat u kunt doen met alleen e-mail of alleen SharePoint.
Het is echt het resultaat van de manier waarop we het hebben gedaan, wat nog steeds vrij uniek is. Veel bedrijven zijn initiatieven voor sociale samenwerking gestart. Ze doen een piloot. Vervolgens doen ze nog een pilot en proberen ze deze uit te breiden om uiteindelijk voor bedrijfsbrede acceptatie te zorgen. Maar we hebben het anders gedaan. We hebben in het begin echt veel tijd besteed aan het uitleggen aan mensen dat we ons samenwerkingsgedrag moeten veranderen, bijvoorbeeld dat managers hun managementstijl moeten veranderen.
We hebben een groot trainingsprogramma voor managers om het voordeel van samenwerking te begrijpen, en voor hen om ook slimmer te werken in deze context van samenwerking in gemeenschappen in het sociale netwerk van ondernemingen.
JD: Toen u besloot om interne e-mail te verminderen - en ik ben blij om 60 procent te horen; dat is echt een indrukwekkend aantal - wat was de oorspronkelijke aanleiding om dit te doen?
MB: Het was wat we programma noemen. Een van de ambities van Atos is om hogerop te komen in de ranglijst van een geweldige plek om te werken door tijd en aandacht te besteden aan wat moet worden verbeterd op basis van de input en feedback die we krijgen van onze medewerkers.
Op dat moment kregen we echt sterke signalen dat e-mail een probleem aan het worden was - of misschien niet "e-mail" maar overbelasting veroorzaakt door e-mail.
Al deze misbruiken van e-mail resulteerden in het feit dat mensen zich erg ongemakkelijk voelden. De hoeveelheid tijd die mensen aan e-mail doorbrachten, benaderde in sommige van onze teams 30 of zelfs 40 procent van de bedrijfstijd!
In combinatie met het feit dat we allerlei vragen begonnen te stellen, zoals: "Denk je dat dit een goede tijd is?" omdat het misschien geen probleem is dat we 40 procent van onze tijd besteden aan het werken met e-mails, het sorteren van e-mails en het reageren op e-mail. Maar over het algemeen werd dit als meestal onproductief beschouwd.
Dus hier zijn we, het management van een groot bedrijf, en uw werknemers leggen uit dat 40 procent van wat ze doen twijfelachtig is in termen van waarde voor het bedrijf.
