Video: Oude mails verwijderen in Gmail | inbox opruimen doe je zo (November 2024)
"Waar is het adresboek?"
Dat is een van de meest voorkomende vragen die nieuwe Gmail-gebruikers lijken te stellen. Als heel veel mensen hun Gmail / Google-contacten niet eens kunnen vinden, kun je maar beter geloven dat het systeem niet verbazingwekkend intuïtief of eenvoudig te beheren is. (In dit artikel gebruik ik Google Contacten en Gmail Contacten door elkaar, omdat ze inderdaad hetzelfde zijn.)
Zelfs als je weet dat er een contactgedeelte van je Gmail bestaat, is de kans groot dat het een rampzone is met niet-identificeerbare e-mailadressen en mogelijk zelfs telefoonnummers, allemaal vaag gegroepeerd als Andere contactpersonen.
Mijn zakelijke Gmail-account had meer dan duizend vermeldingen in de groep Overige contacten. Ik besloot dat dat onacceptabel was, dus begon ik mijn Gmail-contacten op te ruimen. Ik zal hier delen wat ik heb gedaan, wat ik heb geleerd, en een paar alternatieve oplossingen die ik aanbevelen als je niet wilt rommelen met rommelige Gmail-contacten.
5 feiten over Gmail / Google-contacten
Gmail-contactpersonen werken anders dan veel andere contactbeheerders, dus het kennen van een paar basisprincipes kan enorm helpen. Hier zijn vijf feiten die enig inzicht kunnen werpen:
- Hoe kom je bij je Gmail-adresboek? Het is verborgen onder de grote mail linksboven in de interface. Klik op Mail en je ziet een vervolgkeuzelijst voor Contacten. Of log in op Google en ga naar google.com/contacts.
- Wanneer u antwoordt (inclusief "alles beantwoorden") of een e-mail doorstuurt, voegt Google automatisch iedereen aan de thread toe aan uw lijst met contacten, tenzij u deze functie heeft uitgeschakeld. Als u een Android-apparaat gebruikt, kunnen uw Google-contacten bovendien ook vermeldingen bevatten voor telefoonnummers die u hebt gebeld, afhankelijk van hoe uw account op het apparaat is geconfigureerd.
- Google Contacten heeft een samenvoegprogramma, maar het werkt niet altijd of ziet er niet uit zoals je zou verwachten (daarover later meer).
- Google Contacten haalt wel classificatie-informatie op uit zowel Gmail als Google+ (respectievelijk groepen en kringen), maar ze synchroniseren niet, hoewel het soms lijkt alsof ze dat zouden moeten.
Laten we nu eens ingaan op enkele tips en procedures voor het opschonen van Google Contacten.
Google Contacten opschonen
Begrijp Contactgroepen versus Kringen
Zodra u in Google Contacten bent aangekomen (klik nogmaals op het Mail-logo linksboven en selecteer Contacten), is de eerste plaats om uw aandacht te vestigen op de lijsten die in de linkerbalk verschijnen.
Mijn contacten zijn mensen uit Gmail die ik als contacten heb toegevoegd . Kringen is informatie over mensen die je kent en volgt op Google+ en heeft niets met e-mail te maken. Wanneer je naar een lijst met mensen uit je Gmail-contactpersonen kijkt (gebruik bijvoorbeeld de zoekbalk om iedereen met de naam Smith te vinden), kun je ook zien of die mensen in een van je Google+ kringen zitten, want die informatie lijkt ver rechts van hun namen. Er is dus enige overlapping tussen contactgroepen en kringen, maar niet veel, hoewel mensen in je kringen volledig worden weergegeven in je Google-contacten.
Al in de war?
Het meest gecontacteerd zijn de top 20 mensen met wie je de meeste e-mail hebt uitgewisseld, zelfs als je zweeg over een discussie. Met andere woorden, het zijn niet de mensen die je het meest per se e-mailt, noch is het recent, omdat je naar je hele e-mailgeschiedenis kijkt. Je ex van drie jaar geleden zou nog steeds heel goed je top 20 kunnen halen.
Die laatste andere groep is iedereen van Gmail (en mogelijk je Android-apparaat, zoals ik eerder al zei) waarmee je ooit contact hebt opgenomen.
Zoeken en samenvoegen
De beste manier van handelen is naar mijn mening om te beginnen met het vinden van dubbele contacten in uw groep Andere contacten (of in alle Google Contacten als u nog geen subgroepen heeft) en deze samen te voegen.
Klik op Andere contactpersonen en selecteer vervolgens Meer boven aan de pagina. Kies in het vervolgkeuzemenu Duplicaten zoeken en samenvoegen. Er verschijnt een samenvatting waarin u details van de mogelijke samenvoegingen kunt bekijken voordat u de actie accepteert. Zorg ervoor dat u deze lijst doorzoekt op algemene namen die in feite twee verschillende personen kunnen zijn.
Als die lijst verbazingwekkend, overweldigend lang is, moet je de zoek / samenvoegfunctie in een kleinere subgroep van je contacten annuleren en opnieuw uitvoeren. U kunt gewoon een andere subgroep van die linker rail selecteren, of u kunt een zoekopdracht uitvoeren, zoals een zoekopdracht per domein (bijvoorbeeld zoeken naar alle e-mailadressen met pcmag.com). Hoe dan ook, het geeft u een beter beheersbaar deel potentiële duplicaten om te beoordelen. Herhaal indien nodig.
Bekijk de officiële Google-instructies voor het zoeken en samenvoegen van contacten voor meer informatie.
Wijs mensen toe aan groepen, voeg details toe
Net onder dat item voor Andere contacten ziet u Nieuwe groep. Als u uw contacten in verschillende groepen wilt indelen, is dit het volgende gedeelte van Google Contacten dat uw aandacht zou moeten trekken.
Als u iemand in een groep wilt hebben, moet u deze ook in Mijn contacten vermelden. Het is niet anders.
Om mensen aan groepen toe te voegen, gebruikt u de knop met het pictogram van drie hoofden erop. Het spreekt daar vrij voor zichzelf, maar raadpleeg de instructies voor het bewerken van contactpersonen van Google voor meer informatie.
Ik ben nog niet verkocht aan groepen die op dit moment echt waardevol zijn, omdat ik ze slechts in beperkte mate heb gebruikt, maar ik kon een aantal scenario's voorzien waarin ze nuttig zouden kunnen zijn. Een groep die ik bijvoorbeeld heb gemaakt, is Tech Company Executives. Als ik ooit op de deadline sta en wanhopig op zoek ben naar een offerte, zou het zeker helpen om te weten met wie in de technische industrie ik in het verleden rechtstreeks heb verbonden (in tegenstelling tot via een PR-bedrijf).
Als ik onbeperkte tijd had (wie doet dat?), Zou ik de sectie "notities" van individuen serieus opvoeren. Klik op een persoon in uw contactenlijst en u kunt typische adresboekinformatie toevoegen, plus een foto en notities.
In mijn persoonlijke Gmail-account zou het nuttig zijn om details voor PR-professionals toe te voegen, omdat hun e-mailadressen en zelfs eerdere communicatie me niet altijd helpen te achterhalen of ze een bedrijf of product vertegenwoordigen dat ik moet onderzoeken.
Schakel de functie voor automatisch toevoegen uit
Als je je, na het doorlezen van je lijst met andere contacten, realiseert dat het meestal rommel is (generieke "" adressen en dergelijke), zou ik aanraden de functie voor automatisch toevoegen uit te schakelen.
Ga naar het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek en kies Instellingen. Blijf op het tabblad Algemeen en scrol omlaag om 'Contacten maken voor automatisch aanvullen' te vinden (dit zijn er twee onder je profielfoto).
Geïnteresseerd in andere apps en services?
Laten we zeggen dat u na het lezen van deze informatie besluit Google-contacten gewoon niet te gebruiken. Ik kan het je niet kwalijk nemen. Hier zijn enkele andere plaatsen om uw adresboek bij te houden waarmee u automatisch informatie uit uw Google-contacten kunt ophalen en toevoegen.
LinkedIn en LinkedIn contacten. Het echte probleem dat ik zie bij het beheren van uw eigen adresboek is dat het moeilijk is om informatie up-to-date te houden. Ik ben niet verantwoordelijk voor het bijwerken van je functie en e-mailadres wanneer je van werkgever verandert. Dat is aan jou, vriend. En daarom hou ik van LinkedIn als adresboek. Het is veel gemakkelijker om bijgewerkte informatie te hebben als al uw contacten verantwoordelijk zijn voor het onderhoud.
LinkedIn werkt redelijk goed om je te helpen bij het vinden van contacten en hun basisinformatie, maar een speciale app genaamd LinkedIn Contacten gaat een beetje verder in die richting.
Als u uw LinkedIn-account verbindt met Gmail, zal de online professionele netwerksite "mensen die u misschien kent" aanbevelen op basis van de informatie die het in Google vindt. Sommige mensen haten dat echt, maar het kan waardevol zijn, afhankelijk van hoe vlezig je LinkedIn-account is.
Aan de andere kant heb je ook de optie om je LinkedIn-contacten te exporteren en vervolgens te importeren in Gmail.
iOS-contacten. Als u een iPhone- of iPad-gebruiker bent, wilt u uw Google-contactpersonen mogelijk synchroniseren met uw iOS-apparaat, zodat u de app Contacten-app van Apple gewoon als uw primaire adresboek kunt gebruiken. De instructies verschillen enigszins voor gebruikers van Google Apps.
EasilyDo en iOS. Een andere manier om je iOS-contacten te beheren is met de EasilyDo-app en de nieuwe (betaalde) functie genaamd Catch All Contacts. Wanneer u Catch All Contacts uitvoert, zoekt EasilyDo de laatste twee jaar van uw e-mail naar contactinformatie uit de berichten en slaat deze op in uw iOS Contacten-app. Hoewel de EasilyDo-app gratis is, kost deze functie $ 39, 99 (eenmalig) per e-mailaccount. Helaas is de functie niet beschikbaar voor Android-gebruikers. over Easily voor iPhone en EasilyDo voor Android in hun respectieve beoordelingen.
Cloze. Web-app en mobiele app Cloze verenigt al uw inboxen, evenals uw sociale media-feeds, en trekt ook wat interessante informatie over uw contacten. Het is niet bepaald een contactbeheerder, maar het ondersteunt wel degelijk oud Gmail. Cloze kan mensen identificeren die belangrijk voor je zijn (dus je kunt hun ego een boost geven door hun Facebook-berichten leuk te vinden), evenals mensen met wie je het contact verliest. Zoals ik al zei, het is niet echt een app voor contactbeheer, maar het is behoorlijk netjes om je inzicht te geven in je contacten in Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook en andere online accounts.
Zie Organiseren: 7 manieren om contactpersonen automatisch te organiseren voor meer tips over contactbeheer. En als je klaar bent om je Gmail-postvak in te nemen, bekijk dan 30 Gmail-tips die je zullen helpen e-mail te veroveren.
