Video: Weg met papier: zo maak je alles digitaal (November 2024)
Als je bezig bent je te organiseren en je digitale leven op te ruimen, heb je zeker een strategie ontwikkeld om papierloos te worden. Je hebt waarschijnlijk ook ontdekt dat het niet zo eenvoudig is als het klinkt. Bepaalde soorten papier, zoals losse documenten en bonnen, zijn eenvoudig genoeg om te digitaliseren met elke oude scanner. Maar introduceer een stapel van 63 visitekaartjes van je laatste conferentie, of een doos met oude recepten die je wilt scannen die uit tijdschriften zijn gehaald of nog steeds in boeken zijn gebonden, en je hebt te maken met een heel ander probleem, een probleem dat je kunt lost niet op met dezelfde oude scanner.
Geen taak voor uw MFP
Thuis heb ik bijvoorbeeld een zes jaar oude multifunctionele printer en flatbedscanner. Ik stel me voor dat veel andere mensen ook zoiets bezitten. Voor eenmalige taken, zoals het digitaliseren van mijn laatste kwitantie van de optometrist voor het indienen van zorgclaims, werkt het prima.
Maar het is niet snel. En de invoerfunctie heeft nooit helemaal goed gewerkt, dus ik kan geen stapels papier scannen. Bovendien is het een stopverfkleurig monster dat een enorme voetafdruk op mijn dressoir inneemt (ik heb er nooit een betere plek voor gevonden).
Wanneer apparaten onhandig, lelijk en onbetrouwbaar zijn, gebruiken we bijna niet zoveel als we zouden kunnen. Alleen al het aandrijven voelt als een gedoe. Als je je weg naar een leven zonder papier wilt scannen, heb je echt een scanner nodig die je leuk vindt en een scanner die speciaal is gebouwd om je te helpen een leven zonder papier te leiden.
Specialiteit Scanners
Gelukkig is er een hele categorie scanners (en apps die daarbij horen) precies voor dit doel. Ze zijn compact en efficiënt en ze kunnen een verscheidenheid aan scanopdrachten aan die thuisgebruikers en zeer kleine bedrijven vaak tegenkomen.
Hoewel ik niet dol ben op mijn onhandige MFP, ben ik helemaal verliefd op enkele van de scanners die tegenwoordig op de markt zijn. Ze zijn werelden beter in scannen dan mijn zes jaar oude MFP, en ze zijn ook snel. Sommige scanners exporteren uw scans ook gemakkelijk naar de plaatsen waar u ze eigenlijk wilt bewaren, zoals Dropbox, Evernote en andere cloudopslagservices, in plaats van een standaardmap op uw Windows- of Mac-computer.
Ik heb de laatste tijd geëxperimenteerd met twee scanners die echt mijn aandacht hebben getrokken. Beide zijn ideaal voor thuisgebruik en kunnen ook geschikt zijn voor sommige kleine bedrijven. Ze zijn de NeatDesk-scanner en de Fujitsu ScanSnap iX500. (Neat heeft eigenlijk een nieuwer model genaamd NeatConnect dat een touch-interface heeft, maar ik ben persoonlijk meer vertrouwd met het andere model.)
Fujitsu ScanSnap
Wat ik leuk vind aan de Fujitsu ScanSnap is de manier waarop je alles wat je scant exporteert naar Evernote, Dropbox, Google Drive, e-mail (als bijlage), SugarSync en andere plaatsen waar je waarschijnlijk toch de uiteindelijke uitvoer naartoe sleept.
Ik heb een stapel visitekaartjes gescand (ik heb echt een hekel aan visitekaartjes) en stuurde ze allemaal naar Evernote, waar ik ze snel in een notitieboek met de naam Contacten zou stoppen en ze op de juiste manier taggen, annoteren en anders beheren. Sommige visitekaartjes hadden een verschillende papierdikte en verschillende breedtes, maar de scanner had niet eens een hik. Dit is de kracht van het gebruik van een scanner die bedoeld is om papierloos te werken.
Ik ontdekte met ScanSnap dat toen ik de scans van de visitekaartjes naar Evernote bracht, ik ze moest roteren en op de juiste manier een naam moest geven. (Evernote kan echter OCR uitvoeren op alles wat u scant, waardoor de tekst doorzoekbaar wordt, ook al is het een afbeelding.)
Mijn zeer favoriete aspect van ScanSnap is echter dat het wordt opgevouwen om de hoeveelheid ruimte die het in beslag neemt te verminderen. Het is prachtig.
NeatDesk
NeatDesk is ondertussen een aantrekkelijke oplossing als u bereid bent volledig in te kopen in de Neat-omgeving. Wanneer u de cloudopslagoplossing, NeatCloud en de mobiele Neat-app gebruikt, krijgt u naast een van de scanners van het bedrijf echt goed op elkaar afgestemde resultaten. De nette omgeving doet veel om formulieren die u scant automatisch te classificeren, met name belastingdocumenten. Je moet wel een maandelijkse vergoeding betalen voor het NeatCloud-stuk en de prijzen beginnen bij $ 5, 99 per maand.
NeatConnect, dat ik maar een paar keer heb gebruikt, heeft een touchscreeninterface waarmee u, net als ScanSnap, documenten rechtstreeks naar cloudopslagcontainers kunt verzenden, zoals Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive en Evernote.
Gemak is de sleutel
NeatDesk was een van de eerste scanners die ik ooit gebruikte en was erg gericht op het helpen van huishoudens en kleine bedrijven papierloos te maken, en ik ben onder de indruk van hoe snel het stapels papier opzuigt en eruit spuugt. U kunt verschillende papiersoorten in de invoer laden, want er zijn slots voor documenten, bonnen en visitekaartjes, en de machine verwerkt het eenvoudigweg in tweeën gedeeld.
ScanSnap is even pittig en indrukwekkend. Ik ben dol op gewoon documenten kunnen dumpen en erop vertrouwen dat de goed ontworpen machines ze gemakkelijk door de scanner kunnen voeren.
Neat automatiseert een paar dingen meer dan ScanSnap, zoals roterende afbeeldingen. Maar ScanSnap wordt geleverd met software die u kunt gebruiken om dezelfde resultaten te krijgen, en in sommige gevallen doet het veel meer. Mijn pakket bevatte ABBYY Fine Reader, een van de krachtigste OCR-programma's die er is. Het kwam ook met Adobe Acrobat, voor het doen van allerlei dingen met PDF's die je altijd moet doen, maar niet met de gratis Adobe Reader.
Ze zijn allebei over het algemeen heel capabel. Als u toevallig veel weet over scanners, wilt u waarschijnlijk weten dat ScanSnap iets anders werkt dan de meeste andere scanners, omdat het geen standaardstuurprogramma's gebruikt. Daar kun je wat meer over lezen in de gedetailleerde review van PCMag van de ScanSnap Evernote Edition, die redelijk vergelijkbaar is met de iX500. Maar als u technisch minder geneigd bent, hoeft u alleen maar te weten dat het snel werkt, er geweldig uitziet op het display en uw gescande documenten naar de gewenste locatie stuurt.
Het punt om naar huis te rijden is dit: als je papierloos wilt gaan en papierloos onderdeel van je levensstijl wilt maken, heb je een apparaat nodig dat je niet haat. Het moet er goed uitzien. Het moet snel werken, je vorige papier ergens plaatsen waar je het gemakkelijk kunt vinden en zoekopdrachten uitvoeren op de ingesloten tekst. Hoewel ze een paar honderd dollar kosten, zijn gespecialiseerde scanners de moeite waard om te kopen als je papierloos wilt werken. Uw MFP snijdt het gewoon niet.
