Organiseer: 5 stappen voor productievere werkdagen

Je weet waarschijnlijk dat je je werktijd beter zou kunnen gebruiken. Maar hoe doe je dat?

Er zijn een paar trucs om productiever te zijn, en de vijf hieronder beschreven stappen zullen precies uitleggen hoe u daar kunt komen.

Het is niet makkelijk. Om echt een productiever persoon te zijn, moet je gewoontes cultiveren in plaats van te vertrouwen op snelle oplossingen. Maar er zijn enkele dingen die je kunt doen om jezelf te helpen die nieuwe gewoonten op te pakken. U zult ook merken dat er veel mobiele apps, softwareprogramma's en technische services zijn die u kunnen helpen om een ​​productievere werkdag te beginnen.

1	Breng uw productiviteitscyclus in kaart

Het belangrijkste dat u kunt doen om uw productiviteit op het werk te verhogen, is eerst uw productiviteitscyclus leren kennen. Iedereen heeft overdag momenten waarop ze zich kunnen concentreren, en andere momenten waarop hun aandacht afneemt. Hoewel iedereen haar eigen beste uren heeft om werk voor elkaar te krijgen, "zijn voor de meeste mensen de meest productieve uren het eerste op de dag - niet wanneer je voor het eerst wakker wordt, maar relatief vroeg", zegt Dan Ariely, gedragseconoom en professor aan Duke Universiteit. Ariely heeft een grote interesse in het uitzoeken hoe mobiele apps te gebruiken voor persoonlijke zelfverbetering. "Bijvoorbeeld, " voegde hij eraan toe, "het doen van e-mail in de ochtend is meestal verspillend omdat de minuten in de ochtend waardevoller zijn." Niet alle minuten zijn gelijk.

Het berekenen van je periodes van hoge en lage productiviteit, of hoge en lage capaciteit, zoals Ariely ze liever noemt, is de eerste stap om vervolgens het maximale uit die kostbare, vluchtige minuten te halen.

Hoewel veel mensen denken dat ze weten op welke tijden van de dag ze het beste en het slechtst zijn, doet het geen pijn om te controleren. RescueTime is veruit de beste tool die ik heb gevonden om je productiviteitscyclus te bepalen. RescueTime is een kleine desktop-applicatie die registreert welke programma's u gebruikt en welke sites u gedurende de dag bezoekt, en voor hoe lang. Het classificeert die verschillende apps en sites (zeer productief, productief, neutraal, afleidend of zeer afleidend) en genereert een rapport over hoe u uw tijd doorbrengt. Sociale netwerksites zijn bijvoorbeeld standaard 'erg afleidend'. (U kunt alle sites en programma's opnieuw classificeren als de standaardwaarden niet nauwkeurig voor u zijn.) U kunt ook veel vertellen over uw productiviteitscyclus door te kijken hoe vaak u van taak wisselt.

Ik raad aan om RescueTime minimaal een week te gebruiken voordat u uw rapport analyseert. Probeer het te gebruiken zonder uw normale gedrag te veranderen. Het punt is om een ​​week geen modelmedewerker te zijn. Het is om erachter te komen wanneer uw natuurlijke momenten zijn voor hoge en lage capaciteit.

Als je wat gegevens hebt, kijk dan op de momenten van de dag dat je een flink stuk tijd (40 minuten of meer) hebt besteed aan een zeer productieve taak. Zoek nu naar momenten van de dag waarop u minder productief was, snel tussen verschillende taken schakelde of lange tijd aan afleidingen besteedde.

Ik ben bijvoorbeeld het meest geconcentreerd tussen ongeveer 09.00 uur en 11.00 uur. Dan neemt mijn productiviteit af. Ik ben meestal erg afgeleid rond de lunch. Soms, maar niet altijd, heb ik 's middags nog een sterke periode van productiviteit, maar het is niet betrouwbaar.

De volgende stap is weten wat u met die informatie moet doen.

2	Verander uw routine

Zodra u uw productiviteitscyclus kent, moet u uw routine aanpassen aan deze.

Begin bijvoorbeeld vergaderingen te plannen voor tijdstippen van de dag waarop u minder focus hebt. Bij vergaderingen hoeven we zelden op ons best te zijn. Maak er bijvoorbeeld een gewoonte van om nooit ochtendbijeenkomsten te houden als ochtenden uw productieve tijd zijn.

Omgekeerd, pak je belangrijkste, zeer gerichte taken aan op de momenten dat je geest op zijn best is. Vaak plannen we ons belangrijkste werk niet. We komen er gewoon aan wanneer we kunnen. Dat is oke, zolang je er een gewoonte van maakt om het te doen op de momenten dat je je echt kunt concentreren.

Aangezien de meeste mensen eerder zeer gerichte taken kunnen uitvoeren, maakt u er een gewoonte van om alleen de programma's te starten die u tijdens deze piekproductiviteitsuren voor deze taken gebruikt. Als e-mail bijvoorbeeld niet erg productief voor u is, opent u deze niet. Start het programma niet eens. Als u echt uw e-mail wilt controleren, kijk dan door uw inbox op uw mobiele telefoon of tablet en leg deze dan weg zodat u terug kunt gaan naar de taken die echt uw aandacht vereisen.

Wat als veel van uw hoge productiviteitswerk in de browser gebeurt, maar uw grootste tijdverspilling is er ook? Er zijn een paar trucs om dit soort afleidingen te minimaliseren. Om te beginnen kunt u het actieve tabblad in de modus Volledig scherm zetten. Dat zal je helpen om aan de taak te blijven werken. U kunt ook browserinvoegtoepassingen en extensies installeren die u uitsluiten van websites die u opgeeft. Mijn favoriet heet StayFocusd voor Chrome. Je kunt meer aanbevelingen vinden in mijn artikel over hoe je gefocust kunt blijven.

3	Beoordeel uw dag elke dag

Nog een wijziging die je in je routine moet aanbrengen: maak er een gewoonte van om je dag altijd door te nemen voordat deze begint. Bekijk eerst je agenda en je takenlijst, zodat je niet verrast wordt door een vergadering van 15:00 uur die je twee weken geleden hebt gepland. Of het nu gaat om je eerste kopje koffie of tijdens het woon-werkverkeer, een enkel moment hebben (en het moet elke dag hetzelfde moment zijn om er een gewoonte van te maken) om je plannen voor de hele dag te bekijken, maakt echt een verschil.

Het is gemakkelijker gezegd dan gedaan om elke dag een nieuwe gewoonte te creëren om je dag te herzien. Een mobiele app die je eraan kan helpen herinneren is Any.Do, met een functie genaamd AnyDo Moment. Het AnyDo Moment speelt een aangename toon en geeft elke weekdag op dezelfde tijd een melding dat het tijd is om uw dag te herzien. De app vermeldt vervolgens alles in uw agenda en takenlijst en vraagt ​​of u het in het schema wilt houden of naar een andere dag wilt verplaatsen.

4	Plan pauzes

Neem pauzes. En niet slechts één pauze voor de lunch. Je geest moet zichzelf vernieuwen als je de meest productieve persoon wilt worden die je kunt zijn.

Ik ben een grote fan van activity trackers voor fitness, en een kenmerk in een paar daarvan waar ik van hou is een stil alarm. U kunt een alarm instellen dat ervoor zorgt dat uw fitnessband op een bepaald tijdstip van de dag stil trilt. Ik stel het graag voor 16.00 uur scherp in, als ik weet dat ik een pauze moet nemen, of ik denk dat ik er een nodig heb of niet. Alleen al uit mijn stoel stappen om naar de keuken te lopen en mijn koffiekopje uit te wassen, is voldoende om mijn ogen even van het computerscherm te houden.

Sommige activiteitstrackers hebben ook inactieve meldingen. Deze alarmen veroorzaken dat de tracker trilt als je een tijdje hebt stilgezeten, meestal een uur. Ze zijn ontworpen om u eraan te herinneren om op te staan ​​en te bewegen, maar ik denk dat ze even waardevol zijn als herinneringen om twee minuten te stoppen met werken en een pauze te nemen. Misschien wilt u ook een pauze-app installeren, een lichtgewicht programma dat u eraan herinnert pauzes te nemen en u zelfs voor een korte periode van uw computer kunt vergrendelen om het probleem te forceren. Onze favoriet is een Mac-app genaamd TimeOut Free.

Een andere goede voor Windows, Mac en browsers wordt Focus Booster genoemd.

5	Line-up einde van de dag klusjes

Stel je voor dat je dag gewoon zwemmend verloopt. Dan slaat 16.40 uur toe. Je probeert bezig te blijven. Het voelt alsof de eeuwigheid voorbijgaat! Dan werp je weer een blik op de klok en… het is 16.42 uur

Hoe vaak verspil je die laatste 20 minuten aan het einde van de dag? Hoeveel uur is het gelijk in een maand? Hoeveel van die tijd besteed je aan sociale netwerksites of sms'en met je vrienden?

Schop die gewoonte af door een paar karweitjes aan het einde van de dag op te stellen. Probeer ze iets te maken dat je graag doet, maar dat kan als druk werk worden beschouwd. Enkele voorbeelden zijn:

• archieven
• opvolgen van oude e-mails
• de cache van uw computer dumpen
• geschiedenis van uw browser verwijderen
• terugkerende telefoontjes
• veegt het stof en de kruimels van uw bureau, toetsenbord en monitor.

Als u van tevoren een korte lijst met opties hebt voor taken die u aan het einde van de dag kunt uitvoeren, is de kans groter dat u er daadwerkelijk een doet. Maak een notitie in uw agenda of laat zelfs een plakbriefje achter uw bureau liggen met enkele ideeën om als herinnering te dienen. Kom vrijdag om 16.45 uur, je oog zal waarschijnlijk naar hen afdwalen. Aanvullende bronnen