Organiseer: 10 digitale opruimprojecten voor het nieuwe jaar

Als je hebt gestrest over de eeuwige behoefte om al je digitale foto's te reorganiseren, of omdat je hetzelfde wachtwoord voor al je online accounts hebt gebruikt en weet dat het een slecht idee is (het is), waarom dan niet wat tijd vrijmaken Nieuw Year's Day om je eenden op een rij te krijgen?

Nieuwjaarsresoluties gaan traditioneel over het doorbreken van slechte gewoonten of het beginnen van nieuwe, positieve gewoonten, maar ik geloof dat Nieuwjaarsdag een ideaal moment is om organisatorische projecten aan te pakken. In sommige culturen is Nieuwjaarsdag de tijd om een ​​volledige "voorjaarsschoonmaak" te doen, de rommel te zuiveren, de bank van de muur weg te trekken om te stofzuigen, de plinten af ​​te vegen. Je zult misschien niet zoveel zweet breken als het opruimen van je digitale leven, maar het kan even lonend zijn.

Hier zijn tien populaire digitale schoonmaakprojecten die u op nieuwjaarsdag wilt aanpakken en enkele tips om ze voor elkaar te krijgen.

1. Bereik nul van Postvak IN

Als je ervan hebt gedroomd om de hele dag een e-mail opruimingsprint te doen, kan 1 januari je geluksdag zijn.

Afhankelijk van hoeveel honderden of duizenden e-mails u moet verwerken, raad ik een paar verschillende tactieken aan.

Een daarvan is om een ​​"sweep" te doen. Het is de gemakkelijkste en meest efficiënte manier om de rommel in bulk te verwerken en een gelukkige startplaats te vinden voor het daadwerkelijk afhandelen van uw e-mail. Volg mijn aanwijzingen om hier uw inbox te vegen. (En als "nul-inbox" klinkt als een onbereikbaar nummer, schiet dan op voor een enkele pagina met berichten. Het is een verstandiger doel.)

Een andere optie die ik aanbevelen voor iedereen die veel ongevraagde e-mail ontvangt die ze gewoon niet hoeven te zien, is het gebruik van SaneBox, die ongeveer $ 6 per maand kost. Wanneer u de 14-daagse gratis proefperiode van SaneBox uitvoert (geen creditcard vereist - woo hoo!), Zult u zien hoe snel het de niet-essentiële e-mail uit uw inbox parseert om u te helpen concentreren op wat belangrijk is. SaneBox is geen goede oplossing voor mensen die veel ongevraagde e-mail verwachten van bijvoorbeeld potentiële nieuwe klanten of sollicitanten.

2. Afmelden voor e-maillijsten

Als je je e-mailinbox hebt getemd, wil je dat zo houden.

Druk op die knop "Abonnement opzeggen", stel filters in voor nieuwsbrief en marketing-e-mails en leer hoe u zich terug kunt trekken uit e-mailthreads van collega's (het is de knop "Negeren" in Outlook en lees wat het doet en leer het verstandig gebruiken).

Ongeacht uw ongewenste e-mail, vergeet niet dat het werk dat u nu doet tot ver in de toekomst zal duren.

Als u uw eigen regels instelt voor het filteren van berichten, behoudt u volledige controle, maar het kan ook lang duren om dit te doen, tenzij u een e-mailservice gebruikt met zeer handige ingebouwde tools voor het filteren van Outlook.com en Hotmail hebben opmerkelijk nuttige functies.

Als je liever wat hulp krijgt, werkt RemoveMe voor webmail door een knop "afmelden" direct in de voorbeeldweergave van je berichten te plaatsen, zodat je ze niet hoeft te openen om van de mailinglijst af te komen.

Een meer geautomatiseerde optie om te bezuinigen op abonnementmail is om Unroll.me te gebruiken, een service waarmee u zich kunt afmelden of marketingmail kunt consolideren in één overzicht.

3. Consolideer digitale foto's

Misschien droom je ervan om een ​​totale make-over van de fotoorganisatie te maken. U wilt uw foto's samenvoegen tot één service (bijvoorbeeld al uw Facebook-foto's of Instagram-afbeeldingen downloaden en ze toevoegen aan bijvoorbeeld Flickr of Dropbox of een externe harde schijf) en de juiste tags en bijschriften toevoegen om uw foto's te maken gemakkelijker te vinden en later te delen.

Wat nog belangrijker is, zorg ervoor dat u een nieuwe workflow voor de toekomst instelt. Stel regels in voor hoe u snel foto's toevoegt aan de centrale locatie telkens wanneer u nieuwe foto's maakt, en voer wat bewerkingen uit (bijsnijden, slechte opnamen verwijderen, tags en bijschriften toevoegen) tijdens hetzelfde uploadproces.

4. Blijf op de hoogte van uw werk op het werk

De meeste mensen willen productiever en beter zijn in hun werk dan ze nu zijn. Ik blijf productief en heb controle over mijn werk door vast te leggen wat ik heb gedaan en wat ik ga doen. Ik gebruik heel eenvoudige spreadsheets om bij te houden, hoewel er veel geweldige tools zijn voor zowel solo- als samenwerkingswerk, Asana is er maar één.

Wanneer u uw taken registreert, zowel in behandeling als voltooid, krijgt u een duidelijk beeld van wat u moet doen en wat u hebt gedaan, wat handig is wanneer u iets op het werk moet rechtvaardigen, zoals een verzoek om extra middelen of een promotie.

5. Update uw wachtwoorden

In mijn tijd voor PCMag.com is het nummer één advies over technologie dat ik voor iedereen heb: "Krijg een wachtwoordbeheerder!" Ze zullen uw leven gemakkelijker maken en helpen uw identiteit veilig te houden. Bovendien zijn veel van de beste wachtwoordbeheerders gratis.

Als je eenmaal een wachtwoordbeheerder hebt, kun je al je wachtwoorden bijwerken en ze uniek en moeilijk maken voor iedereen om te kraken. Ik heb onlangs bijna 200 wachtwoorden opgeschoond in vijf sessies van 30 minuten. Laat me je vertellen, de gemoedsrust die ik er uit kreeg maakte het de moeite waard.

6. Maak het systeem van uw computer schoon

Maak je geen zorgen als je niet weet hoe je je computer moet opruimen. U hoeft niet. Het enige dat u hoeft te doen is een klein stukje software te installeren (en sommige volkomen goede zijn gratis) en het uw werk voor u op te ruimen. De beste hulpprogramma's voor het afstemmen zorgen ervoor dat uw machine en zijn programma's automatisch en soms binnen enkele minuten weer sneller werken.

Neem nieuwjaarsdag 10 minuten om een ​​hulpprogramma voor afstemmen te kiezen en je zult jezelf het hele jaar door bedanken.

7. Update uw profielfoto

Ik heb een theorie dat het consistent gebruiken van één profielfoto op sociale mediasites en andere online accounts kan helpen om uw persoonlijke merk te versterken. Natuurlijk, niet iedereen geeft om dit soort dingen, maar eigenaren van kleine bedrijven, media- en entertainmentprofessionals, en iedereen die geïnteresseerd is in het voortzetten van hun professionele leven, kan hiervan profiteren.

Ik werk mijn online profielfoto ongeveer een keer per jaar bij (ik deed het ook gewoon). Het begin of einde van het jaar zorgt voor een duidelijke en memorabele timing voor het uitvoeren van deze taak.

8. Herschik Smartphone-apps of Windows 8-tegels

Deze digitale schoonmaaktaak is zo eenvoudig dat je het in bed kunt doen terwijl je op Nieuwjaarsdag hangt: reorganiseer je smartphone of Windows 8-apps.

De meeste mensen weten wat ze willen van hun app-organisatie, maar raken niet zo verstrikt in het correct groeperen van apps dat je eenvoudige trucs vergeet, zoals prioriteit geven aan "hotspots" (die gebieden waar je vingers het gemakkelijkst zweven) boven opeenvolgende volgorde.

Bekijk mijn tips voor het organiseren van iPhone-apps en tips voor het ordenen van Windows 8-tegels voor meer informatie.

9. Digitaliseer oude belastingen en papierwerk

Papierloos gaan en al uw papierwerk scannen kan een meerdaagse taak zijn, maar u kunt het beter doen door u te concentreren op slechts één soort papierwerk, zoals oude belastingaangiften of facturen.

Als u nog steeds belastingaangiften op papier heeft, duurt het 45 minuten tot een uur om de afgelopen jaren in omgekeerde chronologische volgorde te sorteren en naar PDF's te scannen. Als u er ooit naar moet verwijzen, hebt u waarschijnlijk de meest recente nodig, in plaats van de oudere.

10. Commit voor een agenda- of taken-app

Een geweldig blanco project voor Nieuwjaarsdag is om een ​​app voor agenda- of taakbeheer te gebruiken die u wilt gebruiken. Als u moeite hebt om uw beloften in de gaten te houden, bent u een ideale kandidaat. Kies een agenda of taken-app en blijf daarbij. Het nieuwe jaar is een perfect moment om fris te beginnen met een nieuwe app, dus maak je geen zorgen over het migreren van al je oude afspraken en taken naar de nieuwe service. Gewoon volledig inzetten voor de nieuwe.

Ik hou van Google Agenda omdat het gemakkelijk synchroniseert met zowat elke andere kalenderclient. En voor taakbeheer gebruik ik persoonlijk Awesome Note, maar er zijn veel prachtige taken-apps met verschillende sterke en zwakke punten.