Organiseer u: wat is de beste tool om een ​​groeiend bedrijf te organiseren?

"Met welke tool kan ik mijn groeiende bedrijf beter beheren?" Een lezer met de naam Rafael schreef me vorige maand om deze vraag te stellen. Hij had gelezen over enkele van de beste projectbeheertools, werkbeheersoftware, communicatieprogramma's en al die andere productiviteitsapps die bedoeld waren om een ​​zakelijke groei te realiseren. Maar hij kon niet helemaal achterhalen welke het beste zou werken om zijn werk te beheren.

"Ik ben net begonnen bij een kleine vastgoedbeleggingsonderneming, " schreef hij, "en ze hebben echt, echt hulp nodig bij het automatiseren van hun processen. Ze beheren dingen voornamelijk via e-mail (argh!) En met plannen om uit te breiden, het is geen schaalbare structuur op dit punt. Ik dacht erover om Asana of Teamwork Projects te gebruiken om de activiteiten te stroomlijnen en wilde uw inbreng. Om u enig perspectief te geven, bestaat het team uit vijf interne werknemers die samenwerken met investeerders om onroerend goed te kopen en verkopen."

Rafael legde verder uit dat hij elke eigenschap als een 'project' beschouwt en voor elke taak een lijst met taken wilde maken die indien nodig aan werknemers zouden worden toegewezen. De organisaties beheren telkens 150 tot 200 "projecten" tegelijk. En van tijd tot tijd hebben externe spelers inzicht nodig in het proces.

Hij zei ook dat flexibiliteit en teamsamenwerking van het grootste belang waren, zoals in veel bedrijven. Maar hij leek behoorlijk ingesteld op het gebruik van Asana of Teamwork Projects. Hier is mijn antwoord:

Kaartspel versus bordspel

Zie Asana als een spel kaarten en zie Teamwork Projects als een bordspel. Met een kaartspel kun je een spel spelen dat iemand anders heeft gemaakt, of je kunt je eigen spel verzinnen. Bij een bordspel wordt het spel geleverd met regels, en je kunt ze buigen als je wilt, maar over het algemeen is het bordspel ontworpen om te worden gespeeld terwijl je je aan de regels houdt.

In mijn ervaring kost Asana tijd om het goed te implementeren, maar uiteindelijk kunt u het gebruiken zoals u wilt. De eerste paar dagen zullen echt verwarrend zijn voor iedereen die het systeem leert gebruiken. De reden is dat uw team de regels moet instellen voor het gebruik ervan. Er is geen goede of foute manier om Asana te gebruiken.

Hopelijk zijn de vijf werknemers na een paar weken aan boord en zullen ze waarschijnlijk hun regels op dit punt gaan aanpassen. Asana neemt vallen en opstaan. Er is ook solide teamcommunicatie nodig om ervoor te zorgen dat iedereen de tool op dezelfde manier gebruikt.

Laten we het nu hebben over Teamwerkprojecten. Het zal je team enige tijd kosten om ook aan Teamwork Projects te wennen, maar om een ​​andere reden. Mensen zullen voor het eerst alle functies verkennen en taken invoeren. Uw team zal waarschijnlijk een aantal sjablonen maken die ze opnieuw kunnen gebruiken voor de volgende verkoop of aankoop. Maar met Teamwork Projects is de sleutel dat u elke aankoop of verkoop van onroerend goed als een project behandelt.

Projecten hebben altijd einddatums en in uw geval is dit de sluitingsdatum. Ze hebben meestal mijlpalen, misschien een contract afsluiten of geld in escrow krijgen. En bij projecten zijn de data voor deze deadlines en mijlpalen van belang. Ik heb geen idee of deadlines belangrijk zijn voor uw team of niet. Zegt uw team dingen als: "Laten we deze woning vóór 1 oktober kopen" of alleen "Laten we deze woning kopen" zonder te weten hoe lang het zal duren? Als u vaste deadlines hebt, is Teamwork Projects waarschijnlijk beter.

Met hulpmiddelen voor projectbeheer, zoals Teamwerkprojecten, kunt u afhankelijkheden tussen taken maken, zodat één taak pas kan plaatsvinden als alle afhankelijke taken plaatsvinden. Als u bijvoorbeeld pas kunt gaan contracteren als de inspectie is voltooid, kunt u dit instellen in Teamwork Projects. Met Asana kan je team ervoor kiezen om volgens die regel te spelen, maar het maakt geen deel uit van het systeem zelf. U kunt beide hulpprogramma's gratis gebruiken om een ​​idee te krijgen van hoe ze werken en vervolgens upgraden naar een betaald account met meer functies.

Een tool kiezen

Ik nam een ​​paar weken later contact op met Rafael om te zien of hij een beslissing had genomen en hoe de tool voor zijn team werkte. Hij had ervoor gekozen om Teamwork Projects te proberen. Het verkoopargument, zei hij, was de mogelijkheid om afhankelijkheden tussen taken te creëren. De installatie kostte wat tijd, zoals verwacht, maar Rafael had ook geweldig nieuws om te delen:

"Een openbaring die het vermelden waard is, is dat er een Teamwork Projects Startup-aanbieding is, waarmee startups een jaar lang gratis software krijgen! Het was zeer nuttig bij het maken van de overstap", schreef Rafael.

Aanvullende bronnen

Zie 7 manieren om projectmanagement te vereenvoudigen in teamwerkprojecten en Asana in het bedrijfsleven te gebruiken voor gerelateerd advies.

En voor meer aanbevelingen voor zakelijke apps, zie de beste online samenwerkingssoftware voor bedrijven.