Organiseer u: hoe u zich kunt concentreren met persoonlijke kanban

Stelt u zich een managementsysteem voor uw leven voor, iets dat gemakkelijk te leren is om te gebruiken, alles georganiseerd houdt, voorkomt dat u multitasking en helpt u uw doelen te bereiken. Dat is persoonlijke kanban.

Hoewel kanban aan populariteit wint voor projectmanagement in kantooromgevingen, lenen mensen er ook kernideeën van om aspecten van hun persoonlijke leven te organiseren, van het plannen van bruiloften tot het beheren van gezinskarweien. Dus wat is persoonlijke kanban, hoe werkt het en wat kan het voor u doen?

Wat is Kanban?

Kanban is een stijl van werken die begon in Japanse autofabrieken en is tegenwoordig populair bij softwareontwikkelaars en mensen die in professionele services werken.

Het is afhankelijk van kaarten, waarop u informatie schrijft, en een bord waarop u uw kaarten rangschikt. Een deel van de reden waarom het populair is in de software- en dienstensector is omdat het een visuele weergave creëert voor iets dat anders helemaal niet visueel is.

Kanban-software begint met een bord. Zie het als een bord waar je plaknotities schikt. Die biljetten worden kaarten genoemd. U kunt de kaarten verplaatsen zoals u wilt, hoewel de virtuele kaarten altijd netjes in kolommen vallen. Traditioneel worden de kolommen gelabeld van links naar rechts To Do, Doing en Done. In sommige tools kunt u het doel of label van de kolommen aanpassen.

Kanban-tools werken meestal samen; zoveel mensen hebben allemaal toegang tot hetzelfde bord en dezelfde kaarten. Kaarten hebben op een bepaald moment in hun leven meestal een toegewezen persoon die de taak op zich moet nemen. Iedereen in het team kan alle kaarten of taken zien, waar ze zich in hun levenscyclus bevinden en wie er verantwoordelijk voor is.

Persoonlijke kanban neemt enkele van de kernideeën van kanban, maar laat veel regels weg die optioneel zijn voor professionele productiviteit en kantoorwerk of laat deze optioneel. Afhankelijk van wat je in je kanban-bord stopt, deel je het misschien met familieleden, vrienden, verzorgers, docenten of een weddingplanner.

Een paar kanban-apps op de markt zijn SwiftKanban en Trello, hoewel Michael Pryor, CEO van Trello, me vertelde dat het hulpmiddel van zijn bedrijf technisch gezien geen kanban-bord is, maar eerder door hen is geïnspireerd.

Hoe persoonlijk Kanban werkt

De kern van persoonlijke kanban is een visualisatie van alles wat u moet beheren en hoe dit zal gebeuren.

"Er zijn verschillende vormen van visueel beheer, en een voordeel dat kanban biedt, is dat het werk in uitvoering beperkt", zegt Janice Linden-Reed, president van LeanKanban University, een organisatie die kanban aan professionals onderwijst en het gebruik ervan bevordert. "Het heeft een manier om problemen rond multitasking aan te pakken en helpt mensen zich te concentreren, zodat ze niet overweldigd zijn. Het ding dat het kanban maakt in plaats van alleen een taakbord, is werk in uitvoering en stroom beperken."

Linden-Reed legde uit dat kanban een pull is in plaats van een push-systeem. "Je neemt slechts zoveel werk op als je aankan op elk willekeurig moment", zei ze. "Als je slechts drie taken op een bepaald moment wilt hebben, heb je je drie, en als je er een hebt voltooid, kun je de volgende doen. Door een beperkt pull-systeem kan het je helpen om geconcentreerd en georganiseerd te blijven." Met andere woorden, als u de instelling Do Do, Doing, Done heeft, zou u nooit meer dan drie kaarten in uw kolom Doing hebben.

Toen ik met Pryor sprak over kanban en persoonlijke kanban, legde hij uit dat het doel van de tool van zijn bedrijf, Trello, was om "te destilleren tot iets heel eenvoudigs, dat is gewoon een lijst met lijsten, op dezelfde manier dat een spreadsheet een groep getallen, en als je de ene cel verandert, verandert de andere cel. Het is gewoon een manier om visueel te organiseren waar je aan denkt. " In die zin is Trello geweldig voor het beheren van je persoonlijke leven, omdat het je niet in de weg gaat zitten om de structuur en het lingo te gebruiken die je kunt vinden in kanban-apps die zijn gemaakt voor zakelijk projectbeheer.

Waarom Personal Kanban werkt

Een belangrijke reden waarom kanban effectief is om mensen te helpen georganiseerd te blijven, is dat het hen dwingt na te denken over wat het ook is dat ze willen beheren om het aan een kanban-bord te kunnen toewijzen.

Laten we het voorbeeld nemen van het gebruik van persoonlijke kanban om gezinskarweien te organiseren. Eerst moet je uitzoeken wat de kolommen zullen zijn. Ze kunnen To-Do, Doing, Done zijn, maar ze kunnen ook uitgebreider zijn. In plaats van één kolom Taken moet u Dagelijks, Wekelijks en Maandelijks Taken doen. Misschien is de eerste zondag van de maand uw kind verantwoordelijk voor het verwijderen van één karwei uit de maandelijkse kolom. Misschien is je partner elke zaterdag verantwoordelijk voor twee wekelijkse taken. Wat u ook besluit, het opschrijven van het proces door het in het kanban-bord in kaart te brengen, dwingt u na te denken over hoe het werk op natuurlijke wijze gebeurt en hoe u het wilt beheren.

Linden-Reed gebruikte persoonlijke kanban om klusjes te beheren toen haar dochter slechts zes jaar oud was. Het gaf haar dochteragentschap en leerde haar ook hoe ze slechts één taak tegelijk kon aanpakken.

Tonianne DeMaria Barry is auteur van Personal Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Ze zegt dat persoonlijke kanban een verhaal van werk creëert. "Persoonlijke Kanban transformeert ons werk in een verhaal, een systeem. Het neemt zelfs de meest vervelende taken en maakt er een spel van dat geschikt en aantrekkelijk is voor alle leeftijden, " vertelde ze me per e-mail. Wanneer iemand zijn of haar takenlijst op een bord zet, "houdt het werk op een verzameling niet-gerelateerde taken te zijn en wordt het in plaats daarvan een reeks gebeurtenissen en opties die op elkaar van invloed zijn en van de ene naar de andere stromen".

Persoonlijke Kanban in actie

Een van de beste manieren om een ​​idee te krijgen van hoe kanban kan worden gebruikt om aspecten van het persoonlijke leven te organiseren en te beheren, is om te horen hoe andere mensen het gebruiken. Hieronder vindt u enkele voorbeelden, evenals koppelingen die verder uitleggen hoe ze werken in een kanban-systeem:

• een bruiloft plannen en organiseren
• voorraadbeheer van een wijnkelder
• huishoudelijke taken beheren (zie hierboven)
• een fantasiesportteam opstellen
• ideeën opslaan voor vakanties en reizen (zie onderstaande afbeelding).

Wie kan profiteren van het gebruik van persoonlijke Kanban?

Verschillende soorten mensen worden aangetrokken door verschillende soorten software om hen te helpen georganiseerd te blijven. Ik vroeg Linden-Reed en Pryor hun mening over het soort mensen dat het meest geschikt is voor kanban. Ze zeiden allebei dat visueel georiënteerde mensen het goed doen met kanban en voegden nog een paar gedachten toe.

"Iedereen die worstelt met problemen als overbelast zijn of kwaliteitsproblemen in hun werk hebben, mensen die deadlines missen, mensen die problemen hebben om aan de verwachtingen te voldoen" kunnen allemaal profiteren van kanban, aldus Linden-Reed.

DeMaria Barry merkte op dat kinderen met Asperger het vaak goed doen als ze persoonlijke kanban gebruiken. "De kinesthetische feedback en de serotonine-boost die ze krijgen door hun werk in de kolom Gereed te zien en te zien, dwingt hen om slechts één enkele taak te voltooien in plaats van intensief te focussen of te herkauwen, " zei ze. Ze zei ook dat kinderen met ADHD daar vaak in slagen, omdat "het implementeren van een work-in-progress limiet hen dwingt om zich te concentreren op de taken die moeten worden uitgevoerd in plaats van afgeleid te worden door veel te beginnen maar niets te voltooien."

Pryor zei dat bijna iedereen goed geschikt is voor kanban omdat het is gemaakt om te matchen met wat we al denken.

"Als je kijkt naar de manier waarop mensen hun leven proberen te organiseren - als je kijkt naar een computer met Post-It-bankbiljetten erover, een koelkast met bankbiljetten op de deur, mensen die indexkaarten maken en ze voor zich neerleggen - we hebben een zeer ruimtelijk geheugen, "zei Pryor. "De visuele organisatie van ideeën kan zeer nuttig zijn voor mensen."

Lees voor meer advies deze tips voor het organiseren van aantekeningen van schrijvers, het organiseren van uw vakantie-aankopen en trucs om uzelf te motiveren.