Trek niet aan een hillary: 6 dingen om te weten over uw zakelijke e-mailrechten

Ik kan gewoon niet de energie oproepen om woedend te worden over het e-mailschandaal van Hillary Clinton. Anderen voelen zich natuurlijk anders. Begrijp mijn blah-heid niet verkeerd voor een soort blind partijdigheid, maar mijn onverschilligheid komt voort uit een slecht geval van schandaalmoeheid. Het lijkt erop dat sommige politici altijd gewoon iets hebben gedaan dat de mensen van het kabelnieuws in vuur en vlam zet; het staat even in de krant en dan komt er niets van tenzij er iemand bij zit die foto's van hun rommel sext.

En deze gaat over e-mailbeleid ? Ik heb een gewelddadige desinteresse in dit verhaal.

Dat gezegd hebbende, digitale privacy op de werkplek is eigenlijk iets waar iedereen op zijn minst aan zou moeten denken. En niet alleen spraakmakende mensen in het grootlicht van de schijnwerpers, maar wij allemaal. In feite hebben deze kwesties aantoonbaar veel meer invloed op het woon-werkverkeer dan de powerbrokeratti. Als Hillary hierdoor geen president wordt, wordt ze de meest trieste boo-hoo-miljonair in Chappaqua. Als je je baan verliest vanwege e-mails die je hebt verzonden, kom je waarschijnlijk in een veel precairere situatie terecht.

Laten we deze discussie beginnen door eerst het volgende te erkennen: Als werknemer hebt u een overeenkomst gesloten om uw hersenen en lichaam aan een bedrijf te verhuren in ruil voor een salaris. Uw HR-afdeling kan proberen dit trieste feit van volwassenheid te bedekken met gratis koffie in de pauzekamer of af en toe 'Taco Tuesday', maar u bent in wezen gewoon een vervangbaar hulpmiddel dat uw bedrijf gebruikt om een ​​product te maken of een service te verlenen. Het is daarom in het belang van uw bedrijf om zoveel mogelijk uit hun tools (u) te halen. En dat neemt vaak de vorm aan van monitoring van uw digitale gedrag.

Helaas zijn er niet veel universele hard-snelle regels met betrekking tot privacy en werkgelegenheid. Dit komt omdat er een rommelig lappendeken is van overlappende wetten op federaal, provinciaal en lokaal niveau, waarvan vele werden bedacht en gecodificeerd lang voordat iemand zich bewust was van wat een "e-mail" was.

Daarom kunnen er weinig universele uitspraken worden gedaan en hebben de rechtbanken de neiging om geval per geval op een "zeer feitelijke" manier te oordelen, volgens Sachin S. Pandya, een professor aan de Universiteit van Connecticut, die hielp we benadrukken zes algemene principes over het gebruik van digitale communicatie op de werkplek (houd er rekening mee dat aspecten van deze wet nog steeds actief evolueren).

1. Zeg niets dat ertoe zou kunnen leiden dat u wordt ontslagen via de e-mail van het bedrijf.

Als algemene regel kan een werkgever niet opzettelijk toegang krijgen tot digitale communicatie wanneer u een redelijke verwachting van privacy hebt. Maar vraag uzelf af of uw privacyverwachtingen overeenkomen met die van de wet.

Een plaats waarvan u waarschijnlijk zou verwachten dat deze in de gaten wordt gehouden, is bij het gebruik van bedrijfse-mail. Als u een door een bedrijf uitgegeven computer gebruikt om toegang te krijgen tot bedrijfse-mail die is opgeslagen op servers van het bedrijf, moet u geen verwachting van privacy hebben. Al die communicatie is in principe eigendom van uw werkgever.

"Rechtbanken kijken ook naar wat het e-mailbeleid van uw bedrijf zegt om te beslissen of u redelijkerwijs privacy verwachtte voor uw e-mails, " zei professor Pandya. "Het is bijvoorbeeld van belang als in dat beleid duidelijk wordt vermeld dat werknemers geen bedrijfscomputers kunnen gebruiken voor persoonlijke e-mailactiviteiten en dat ze worden gecontroleerd."

Als dit nieuws voor jou is, heb je hopelijk niets gemaild waarvan je niet wilt dat je baas erachter komt.

2. Persoonlijke e-mailaccounts op servers van derden zijn beveiligd, zelfs als u ze opent op een computer van het bedrijf.

Als u de computer van uw bedrijf gebruikt om uw privé, met een wachtwoord beveiligde e-mail te controleren (dwz een e-mail die op een externe server zoals Gmail staat), dan is deze waarschijnlijk beveiligd. "Er is een federaal statuut - de Stored Communications Act (titel II van de Electronic Communications Privacy Act) - die uw werkgever (en anderen) verbiedt opzettelijk toegang te krijgen tot die e-mail zonder uw toestemming, " verklaarde Pandya. "Er zijn veel rechtszaken waarin werknemers via een bedrijfscomputer toegang hadden tot privé-e-mail en een werkgever deze activiteiten wilde volgen."

De professor wees naar Pure Power Boot Camp v. Warrior Fitness Boot Camp. "In dit specifieke geval had een werknemer een bedrijf verlaten en een rivaliserend fitnessbedrijf gestart. De eigenaar van Pure Power gebruikte een bedrijfslaptop om toegang te krijgen tot de… Hotmail-account van de voormalige werknemer, omdat hij zijn gebruikersnaam en wachtwoordinformatie had achtergelaten op de bedrijfscomputers. De werkgever stapte in op de Gmail-account van de medewerker, omdat zijn Gmail-gebruikersnaam en -wachtwoord naar zijn Hotmail-account waren gestuurd, "zei Pandya.

Bovendien heeft de werkgever toegang gekregen tot de nieuwe zakelijke e-mail van de werknemer door correct te raden dat het wachtwoord hetzelfde was als hun andere e-mailadressen (wat u nooit zou moeten doen ). "De rechtbank oordeelde dat deze e-mails niet-ontvankelijk waren omdat ze werden geopend zonder toestemming van de voormalige werknemer in strijd met de Stored Communications Act."

3. Werkgevers kunnen niet eisen dat werknemers (of potentiële werknemers) hen toegang geven tot hun sociale media-accounts.

Zoveel als u wilt weten of uw huidige of potentiële werknemers in hun vrije tijd contact opnemen met shenanigans, zult u - in een groeiend aantal rechtsgebieden - niet kunnen vragen of eisen dat zij u toegang geven tot hun sociale media-accounts, zodat u erachter kunt komen. In feite werken veel staten aan wetten die deze praktijk specifiek illegaal maken (zeker gebaseerd op niet een klein deel van lobbyen en juridische inspanningen van Facebook zelf).

4. Je kunt worden ontslagen vanwege wat je op sociale media plaatst.

Net als bij e-mail kan een werkgever uw werkcomputer niet gebruiken om rechtstreeks zonder uw toestemming toegang te krijgen tot uw sociale media-accounts. Maar alleen omdat een werkgever geen toegang heeft tot uw Facebook- of Instagram-accounts, betekent dit niet dat ze uw sociale media niet kunnen gebruiken om u te beoordelen - en mogelijk zelfs te ontslaan of te disciplineren.

"Als uw sociale media met een wachtwoord zijn beveiligd en de werkgever toegang krijgt zonder uw toestemming, is dat tegen de wet, " merkt Pandya op. "Als er echter geen privacy-instelling is en u uw berichten beschikbaar maakt voor de hele wereld, wordt het moeilijker voor u om privacy te betwisten."

Onder ogen zien van gevolgen op het werk voor berichten op sociale media die u in uw vrije tijd plaatst, is iets dat we de hele tijd zien gebeuren.

Toch, "in sommige gevallen bent u beschermd tegen een ontslag als wat u in de e-mail zegt, beveiligde spraak is onder de federale wetgeving (meestal voor openbare werknemers, maar ook privé-werknemers in een paar staten) of uw e-mail telt als onderdeel van activiteit 'met het oog op' wederzijdse hulp of bescherming 'onder het federale arbeidsrecht, ' merkte Pandya op.

5. BYOD (Bring Your Own Device) is een grote verwarring.

Veel mensen gebruiken hun eigen persoonlijke telefoon en tablet op het werk en zullen deze apparaten gebruiken voor toegang tot bedrijfs-e-mail en andere bedrijfsdocumenten. Dit staat bekend als een "Bring Your Own Device" (of BYOD) -instelling. En als het gaat om monitoring, kunnen we helaas niet veel doen om u te begeleiden, omdat "er veel verschillende bewegende delen zijn. Het is nogal een lappendeken."

Dus hoe ver kan uw werkgever gaan om uw activiteit op een apparaat dat u hebt gekocht en voor uw eigen persoonlijke communicatie te volgen, te volgen? Het is TBD.

"Ik weet niets over met name gevallen waarin een werkgever trackingsoftware op iemands persoonlijke telefoon plaatst, maar er zijn federale en nationale statuten die iemand verbieden opzettelijk toegang te krijgen tot de elektronische communicatie tussen twee partijen zonder toestemming. Dus, als uw werkgever is het onderscheppen van of toegang tot uw communicatie op uw persoonlijke elektronische apparaat en u hebt hen hiertoe geen toestemming gegeven, dan bestaat het risico dat activiteit de wet zal overtreden, "zei Pandya.

6. Openbare werknemers hebben bescherming die particuliere werknemers niet hebben.

Aangezien hun werkgever de overheid is, worden openbare werknemers in veel gevallen grondwettelijk beschermd tegen inbraak, terwijl particuliere werknemers dat niet zijn. In het bijzonder zouden overheidswerknemers de bescherming van het vierde amendement hebben, dat "een persoon beschermt tegen" onredelijke doorzoekingen "van zijn" personen, huizen, papieren en effecten ", en ook openbare werkgevers beperkt tot alleen" redelijke doorzoekingen "van de digitale communicatie van hun werknemers ", aldus Pandya.

Wat als "redelijk" geldt, is natuurlijk erg afhankelijk van het soort werk. Maar voor degenen onder ons die werkzaam zijn in de particuliere sector, is het vierde amendement gewoon niet van toepassing.