Inhoudsopgave:
Video: Waarmerk (November 2024)
Probleemloze installatie
De configuratie voor het Certify-abonnement voor kleine bedrijven is selfservice en wordt bereikt via een gratis proefperiode van 15 dagen zonder dat u eerst een creditcard hoeft te laten vallen. Om dit product te testen, gebruikte ik een combinatie van zowel een vooraf geconfigureerd Certify-account als een account dat ik voor mezelf had ingesteld om de ervaring van de Admin-accountconfiguratie beter te begrijpen. Nadat mijn account was aangemaakt, leidde Certify me onmiddellijk naar beschikbare bronnen waar ik de Self-Service Implementation Guide vond en een link naar het Certify Training Camp. Dit waren geweldige bronnen die me stap voor stap door het onboarding-proces hebben geleid. Hoewel niet zo eenvoudig als zoiets als Abacus, zou het installatieproces van Certify niettemin geen belemmering moeten zijn voor klanten van elk technisch niveau.
Ik begon met het opzetten van afdelingen, omdat in Certify elke gebruiker lid moet zijn van een afdeling. Vervolgens heb ik de vereiste categorieën toegevoegd en vervolgens beleidsinstellingen aangewezen, kilometerstanden ingesteld (u kunt gewoon gaan met de nieuwste IRS-tarieven, die automatisch worden toegevoegd), en gebruikers toegevoegd. Er is een video over hoe je elk van deze taken precies kunt uitvoeren, waardoor het instellen van de service een fluitje van een cent is. Mobiele apps zijn gratis en beschikbaar voor Android, iOS, Windows Phone en zelfs BlackBerry, in alle geschikte app-winkels en op de Certify-website. Het bedrijf heeft het instellen en onboarding nog eenvoudiger gemaakt met een installatiewizard voor nieuwe gebruikers. Dit omvat een "What's Next" -paneel om gebruikers door het onboarding-proces te leiden om de Certify Mobile-app in te stellen, directe storting te configureren, creditcards toe te voegen en te profiteren van de training en tutorials in het Certify Training Camp.
Verder dan de basisbeginselen
De ondersteuning en middelen van Certify waren de beste en meest grondige van alle beoordeelde producten, uitgebreider dan die van Concur Expense of ExpensePath.
In de ondersteuningssectie vond ik verschillende manieren om alle benodigde hulp te krijgen, waaronder het e-mailadres voor mijn sysadmin, een telefoonnummer om te praten met een live-tech (24/5 beschikbaar), een Knowledge Base en een veelgestelde vragen. Ter vergelijking: Abacus biedt een zoekvak via de ondersteuningslink.
Het webgebaseerde dashboard is opnieuw ontworpen sinds de laatste keer dat we dit product hebben beoordeeld en is nog beter georganiseerd dan voorheen, waardoor u eenvoudig toegang hebt tot verschillende functies. Ik had toegang tot mijn Certify Wallet, die al mijn openstaande ontvangsten en uitgaven bevat; voeg nieuwe bonnen en uitgaven toe via mobiel, e-mail, upload en zelfs fax; start een nieuw rapport of controleer de status van bestaande; gebruik de ReportExecutive-functie om rapporten automatisch samen te stellen en te plannen; en gebruik SpendSmart om geweldige restaurants, hotels en andere leveranciers te vinden.
De functieset van werknemer van Certify is rijker dan de standaard mogelijkheden voor het bijhouden van kosten, met functies zoals het vastleggen van bonnen van uw smartphonecamera, ontvangstbewijzen, geolocatieservices en gratis mobiele apps. De Admin-functieset omvat typische taken zoals controle over goedkeuringsroutering, meerdere gebruikersrollen, persoonlijke creditcardintegratie, opslag van cloud-bonnen en de SMB-versie die ik heb getest, integreert met Intuit QuickBooks Online Plus boekhoudsoftware. Voor degenen die geen QuickBooks gebruiken, kan het Certify Professional Plan worden geïntegreerd met andere boekhoudpakketten, waaronder Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite en SAP, onder andere - hoewel u met Certify Integration Services moet werken om die verbindingen tot stand te brengen. Met NetSuite kunt u bijvoorbeeld items in NetSuite toewijzen en synchroniseren met gegevensvelden in Certify. Deze integratie zou meer zichtbaarheid kunnen bieden voor uitgavenbeslissingen. De applicatieprogramma-interface (API) van Certify maakt dit mogelijk.
Met Certify kunt u directe stortingsvergoedingen, integratie van bedrijfskaarten, vergoedingen in vreemde valuta, rapporten in meerdere valuta's en realtime rapportage aan uw systeem toevoegen. U kunt ook dagelijkse zakelijke reiskosten aftrekken door de woon-werkafstandscategorie in uw uitgavenrapporten te selecteren. Certify heeft sinds onze laatste beoordeling de rapportagemogelijkheden uitgebreid met de mogelijkheid om bedrijfsdashboards als PDF-bestanden af te drukken, evenals nieuwe overzichten van onkostenbeleidrapporten, updates van rapportrapporten en een nieuwe verwerkte datumkolom toegevoegd aan Mijn uitgavenrapporten. Een andere handige functie is de mogelijkheid van Certify om op een vastgestelde tijdlijn een conceptrapport te maken dat kan worden beoordeeld.
De applicatie slaat alle bestaande klantgegevens op voor de vereiste zeven jaar, maar als een klant de verbinding met Certify verbreekt, worden alle gegevens na 90 dagen verwijderd. Opslag van cloudontvangsten is opgenomen in alle Certify-abonnementen. Voor extra gemoedsrust biedt Certify ook een opt-in-service waarmee klanten een kopie van de maandelijkse gegevens kunnen downloaden, die $ 25 per maand kosten.
De beveiliging voor alle Certify-abonnementen is uitgebreid, met behulp van Symantec Secure Sockets Layer (SSL) -certificaten en het uitvoeren van wekelijkse tests voor de kwetsbaarheid van Verisign. Het bedrijf werkt samen met ControlScan voor driemaandelijkse en jaarlijkse PCI-conformiteitscertificering en gebruikt Rackspace SSAE 16 gecertificeerde datacenters. Certify heeft ook een API (Application Programming Interface) beschikbaar voor diepere integraties.
OCR Magic
De Android-app is een van de beste die ik heb meegemaakt en een van de meest accurate. Op de hoofdpagina kunt u een foto van een kwitantie maken of handmatig een uitgave typen. Wanneer u voor ontvangst kiest, wordt u gevraagd uw afbeeldingsresolutie te selecteren uit hoog, gemiddeld of laag. Je kunt ook een eerder gefotografeerde afbeelding ophalen uit de galerij van je telefoon. Nadat je de foto hebt genomen, kun je deze accepteren of weigeren (helaas ontbreekt de Android-versie de opschoonopties die de iOS-app biedt). U wordt vervolgens naar de pagina Enter Expense gestuurd en een knop voor automatisch aanvullen leest de bon binnen enkele seconden met behulp van de handelsmerk ReceiptParse-technologie. U kunt vervolgens de gewenste correcties aanbrengen. Met de wizard Opruimen kunt u alle uitgaven bekijken die om welke reden dan ook aandacht nodig hebben, bijvoorbeeld die welke de toegestane uitgaven overschrijden, zodat u later voor nare verrassingen komt te staan. Certify heeft ook directe integratie met verschillende leveranciers zoals Uber.
Nadat uw bonnen zijn ingevoerd, moet u teruggaan naar het hoofdscherm en ze handmatig synchroniseren met behulp van een knop in de linkerbovenhoek.
Nadat al uw inkomsten of uitgaven zijn ingevoerd, kunt u vervolgens een nieuw rapport maken, controleren of een van de uitgaven in strijd is met regels en het rapport vervolgens indienen. Als u meer dan één persoon hebt die uw uitgaven kan goedkeuren, kunt u de persoon selecteren waarnaar u deze wilt verzenden. Je kunt het vervolgens indienen nadat je een scherm hebt gepasseerd waarin je wordt gevraagd een aantal van de plaatsen te beoordelen die in je onkostendeclaratie verschijnen (in mijn geval waren het bijvoorbeeld Staples en Dunkin Donuts).
Met andere knoppen op het hoofdscherm kunt u controleren en reageren op vragen die u al hebt gesteld over uw uitgaven, en kunt u de reis-app van Certify gebruiken om vluchten, hotels, huurauto's, enz. Te boeken.
Al met al is Certify een buitengewoon goed afgerond product voor het bijhouden van kosten dat geschikt is voor een MKB-omgeving en zal er ondersteuning zijn voor bedrijven wanneer het MKB gereed is. Het product kan uitstekend worden gecombineerd met de eisen van de beheerder en financiën met de behoefte van een mobiele gebruiker aan eenvoudige end-to-end kostenrapportage. Van de producten die ik heb getest, is Certify verbonden met Rydoo voor onze Keuze van de redactie als de software voor het bijhouden van kosten die het meest te bieden heeft voor MKB's.
