Interview: mailbox ceo gentry underwood op productiviteit

Mede-oprichter van Mailbox Gentry Underwood had niet veel te zeggen over de productrelease die we moesten bespreken toen hij eerder deze week langs kwam bij het PCMag-kantoor. "Het is een mailbox op de iPad, " zei hij.

"Klinkt vrij eenvoudig, " antwoordde ik.

Dus vroeg ik hem in plaats daarvan naar de filosofie achter Mailbox: wat is het eigenlijk bedoeld om te doen en voor wie? Dat soort vragen wekken mijn interesse, vooral als voer voor mijn wekelijkse Get Organized-column over organisatie in de digitale wereld. Ze wekten wat enthousiasme in het anders rustige en gecomponeerde Underwood ook.

Gentry Underwood: Als u David Allen vraagt ​​waar GTD [de "Getting Things Done" -filosofie en -boek met dezelfde naam] over gaat, zal hij zeggen dat het niet zozeer gaat om dingen voor elkaar krijgen als wel om passende betrokkenheid. Het gaat er niet om meer te doen, het gaat erom dat alles op zijn plaats staat.

Er is dit psychologische principe dat het Zeigarnik-effect wordt genoemd. Je bent er waarschijnlijk bekend mee - je kent het misschien niet bij naam, maar je hebt het zeker ervaren. Weet je wanneer je een nummer in je hoofd krijgt en het is net alsof je steeds weer een lus maakt? Onze geest is vastbesloten om in ons kortetermijngeheugen een aantal dingen vast te houden die we nodig hebben om de cirkel te sluiten, die we moeten voltooien. Dus een lied kan in die val gevangen raken - maar ook een handvol dingen die we moeten doen die we onszelf blijven vertellen om niet te vergeten. We hebben de neiging dat soort dingen in ons kortetermijngeheugen te laden en het wordt een soort van angst die we met ons meedragen als we de dag rondgaan.

De onderliggende filosofie achter zoiets als Getting Things Done is dat je alles wat je anders in je hoofd zou houden als een open lus neemt en je er iets mee doet. Jij doet het. Of u vraagt ​​iemand anders om het te doen of te delegeren. Je laat het vallen, dat wil zeggen dat je besluit dat je het niet gaat doen. Of u stelt het uit naar een willekeurig aantal plaatsen. In de GTD-wereld zou je het voor morgen in een map kunnen plaatsen of je zou het kunnen uitstellen in een project waar je op een gegeven moment naartoe gaat. Wanneer u dat doet, komt u op een plaats waar uw lijst als het ware leeg wordt en dat komt met een verbazingwekkende, bijna euforische gemoedsrust. Plots alle kleine stemmen, alle kleine plaatjes die je bijna onbewust in je achterhoofd draait - je draait ze niet meer. Dat geluid wordt vervangen door een soort stilte.

JD: Heb je andere productiviteits-apps die je leuk vindt die je gebruikt?

GU: Ik niet. Ik gebruik nog steeds de gele Notes-app [voor iPhone en iPad]. Ik gebruik Clear soms. Ik ben erg onder de indruk van de gebaren die de echte Mac [ontwikkelaars van de Clear-app] hebben ontworpen.

Ik gebruik Evernote niet. Ik gebruik ironisch genoeg Dropbox.

Voor mij is e-mail een soort van alles. Ik merk dat ik mezelf e-mails schrijf, zoals ik weet dat veel andere mensen dat doen. Het fungeert als een soort de facto takenlijst.

We gebruiken Asana nu op het werk, waar ik de gewoonte van probeer te maken. Ik worstel er een beetje mee. Hun mobiele ervaring is een beetje ruwer dan hun webdingen, en ik probeer alleen op iOS-apparaten te leven om een ​​actievere tester van de iPad-app te worden.

JD: Dus u gebruikt helemaal geen desktops?

GU: Ik probeer het niet te doen, ja. Ik heb het gevoel dat dit voor mij de beste manier is om te leren wat wel en niet werkt in de iPad-wereld en wat de kansen zijn.

JD: Hoe vindt u het tot nu toe?

GU: Ik worstel zonder het toetsenbord. Ik hou echt van de iPad mini. Ik heb er eentje [wijzend naar een nieuwe iPad] met een Retina-display, en hoewel het mooi is, is het anderhalve kilo echt te zwaar om het voor een bepaalde tijd in je hand te houden. Dit ding [de iPad Mini] is iets meer dan een half pond en met een derde van het gewicht is het een heel andere ervaring. Maar de voetafdruk ervan is zo klein dat typen op het glazen oppervlak of een toetsenbord van dezelfde grootte - je vingers zijn allemaal opeengepakt. En ik kan dat stuk niet helemaal omzeilen.

JD: Gebruik je überhaupt dictaten?

GU: Dat doe ik aan de telefoon. Ik heb het hier nauwelijks gebruikt [op de iPad mini]. Ik weet niet of je het meest recente dictaat van Google hebt gezien…

JD: Het Google Now-spul?

GU: Effectief, ja. Het is echt geweldig hoe je zinnen automatisch worden voltooid. Je kunt het echt in realtime zien veranderen. [Activeert Google Nu] "Dit is een test. Het verandert terwijl ik spreek." [De app laat een bel horen om aan te geven dat de spraak naar tekst is voltooid.] Het is zo cool. Het wordt echt geweldig.

De uitdagingen rond dicteren zijn socialer. Deze dingen [zoals de iPad mini en iPhone] gaan met mij de wereld in. Het is niet hetzelfde als aan een bureau in een kamer zitten. Als ik aan een bureau in een kamer zit, zit ik waarschijnlijk op een meer traditionele machine. Dus als ik met een van deze dingen bezig ben, ben ik op de wereld waar ik het gewoon vaak lastig vind om met mijn mobiel te praten, omdat het andere mensen gaat storen of omdat ik me ongemakkelijk voel als ze horen wat ik ' dicteert.

Het is moeilijk. Het is moeilijk om de overlapping te vinden van plaatsen waar je een van deze apparaten gebruikt en toch is het niet onhandig om ermee te praten. De adaptieve automatische aanvulling en spellingcorrectie en gok, het helpt allemaal. Maar het is nog een verre seconde om te kunnen componeren op een toetsenbord.

JD: We hadden gisteren een gesprek op kantoor over wie het type kon aanraken. De meesten van ons kunnen, maar er zijn nog steeds een paar mensen die woedend jagen en pikken.

GU: Er moet een manier zijn om daar mobiel van te profiteren. Er is nog steeds een kans die niemand behoorlijk heeft gekraakt. Denk er vaak aan wanneer u zich op een openbare plaats bevindt, zoals in een trein of wanneer u ergens op wacht, en u niet met uw telefoon wilt praten. Dit is belachelijk. Je gaat duidelijk geen groot toetsenbord meenemen en steeds meer mensen willen zelfs geen laptops meenemen. Vooral in een wereld waar je dit gewoon hebt [pakt iPad mini op], hoe kom je daar bij dat "vingers bewegen sneller dan mijn hersenen"?

JD: Ik weet het niet.

GU: Ik ook niet. Maar het is een kans.