Asana beoordeling & waardering

Productiviteitsenthousiastelingen houden van Asana - en niet zonder reden. Deze online samenwerkingstool voor teams is gespecialiseerd in workflowbeheer, maar behandelt ook de kern van taakbeheer met aplomb. Dat gezegd hebbende, Asana moet niet worden verward met volledige projectbeheersoftware, ondanks de nieuwe tijdlijnfunctie. Het bevat noch native time tracking, noch andere geavanceerde tools die we verwachten te zien voor volledig projectbeheer. Maar voor het beheren van taken en workflows is het een flexibele en elegante tool die u naar wens kunt buigen. Asana is een van de beste samenwerking- en productiviteitsapps voor teams en een keuze van de redactie.

Prijzen en plannen

Als je wilt zien waar Asana om draait, biedt de service een gratis accountlaag voor teams van 15 leden en minder. De enige andere belangrijke beperkingen zijn dat u Asana's tijdlijnweergave, geavanceerde dashboards of geavanceerde zoekhulpmiddelen niet kunt gebruiken. We bespreken al deze functies later in detail. Gratis accountgebruikers krijgen echter alle andere functies voor taakbeheer, waaronder de mogelijkheid om taken te maken, mensen aan hen toe te wijzen, vervaldatums toe te voegen, opmerkingen te schrijven en bestanden bij te voegen. Er zijn ook geen grenzen aan het aantal taken of projecten dat u kunt maken. We raden aan om het gratis account minimaal een paar weken bij een kleine testgroep te gebruiken voordat u een upgrade naar een betaalde servicelaag uitvoert.

Asana Premium kost $ 119, 88 per persoon per jaar of $ 11, 99 per persoon als u maandelijks betaalt. Het Premium-account bevat alles in het gratis account en verwijdert de limieten voor teamgroottes, dashboards en zoekhulpmiddelen. Premium-accounts hebben een paar extra voordelen, zoals de tijdlijnfunctie van Asana, privéteams en -projecten, aangepaste velden, taakafhankelijkheden, administratieve controles en prioriteitsondersteuning. Privéprojecten zijn alleen toegankelijk voor uitgenodigde leden, terwijl niet-privéprojecten toegankelijk zijn voor iedereen in het team.

Zeer kleine teams van 15 personen of minder die Premium-functies willen, betalen een lager tarief: $ 75 per persoon per jaar of $ 7, 50 per persoon per maand. Studentengroepen kunnen ook contact opnemen met het bedrijf voor een gratis proefperiode van zes maanden van Asana Premium. De prijs is de afgelopen jaren gestegen, maar mensen die bestaande en actieve Asana-overeenkomsten hebben, kunnen tegen de lagere tarieven doorgaan.

Ter vergelijking, Todoist Premium kost $ 29 per jaar voor persoonlijk gebruik of $ 29 per persoon per jaar voor teams. Aan de top begint Podio bij $ 9 per persoon per maand of ongeveer $ 86 per jaar als het jaarlijks wordt betaald. Asana is dus een stuk duurder dan Todoist, maar ligt qua prijs dicht bij Podio's Basic- en Plus-plannen.

Asana heeft ook kanban-bordfuncties, dus andere populaire kanban-apps, zoals Trello, Wrike en Volerro, zijn ook eerlijk spel ter vergelijking. Trello rekent $ 119, 88 per persoon per jaar, hetzelfde als Asana. Volerro rekent slechts $ 7, 99 per persoon per maand. Wrike brengt bijna hetzelfde bedrag in rekening als Asana Premium voor zijn Professional-servicelaag ($ 117, 60 per persoon per jaar) en een veel hoger tarief voor zijn Business-service ($ 297, 60 per persoon per jaar)

Wat is Asana?

Asana is een tool voor workflowbeheer die u voornamelijk gebruikt om taken te beheren. Het verschilt van traditionele apps voor projectbeheer, met name vanwege het gebrek aan structuur. Asana is als een spel kaarten, terwijl software voor projectbeheer als een bordspel is. Bordspellen zijn ontworpen om te worden gespeeld met een aantal vooraf ingestelde regels. Het is ongebruikelijk dat spelers te ver van deze setinstructies afdwalen, hoewel iedereen van tijd tot tijd akkoord kan gaan met enkele wijzigingen.

Met een kaartspel heb je meer opties. U kunt bijvoorbeeld een bekend spel met vastgestelde regels spelen, zoals een trekking met vijf kaarten, of uw eigen spel uitvinden. Laten we zeggen dat je besluit rummy te spelen. Iedereen aan de tafel moet eerst overeenkomen welke versie van rummy te spelen (straight rummy, 500 rummy, gin rummy, enzovoort). Er is een sjabloon voor het spel, maar de exacte regels moeten vooraf door alle spelers worden vastgesteld.

In het geval van Asana zijn er net zoveel vooraf gedefinieerde manieren waarop u het kunt gebruiken als er aangepaste manieren zijn. Nog een onderscheidend punt is dat Asana beter geschikt is voor doorlopend werk, terwijl apps voor projectbeheer doorgaans beter zijn voor projecten met duidelijke begin- en einddatums, evenals een product. Het bouwen en lanceren van een nieuwswebsite is een project. Het schrijven van dagelijkse inhoud voor een nieuwswebsite is voortdurend werk.

In meer specifieke termen houdt Asana bij wie verantwoordelijk is voor welke taak, de informatie met betrekking tot elke taak en alle andere informatie met betrekking tot de voortgang van die taak. Als dit nog steeds verwarrend klinkt, weet dan dat het instellen van Asana voor je behoeften het moeilijkste is. Na die eerste periode is het open karakter van Asana ook een van de beste aspecten. Bekijk de handleiding van Asana over hoe u aan de slag kunt met, en uiteindelijk alle functies kunt beheersen.

Asana's structuur

Voordat Asana voor iedereen in de organisatie wordt opengesteld, moet een groep beheerders een definitieve beslissing nemen over hoe Asana zal worden geïmplementeerd en gebruikt. Hoewel sommige samenwerkingstools eenvoud noemen, is dat bij Asana echt niet het geval. Asana is intuïtief, maar als je eenmaal aan de slag bent, kan het door zijn volledige gebrek aan structuur het moeilijk maken om in te duiken zonder een goede hoeveelheid van tevoren. Asana biedt wel wat hulp bij de structuur met projectsjablonen, die we later bespreken, maar het vooruitzicht om een ​​organisatiestructuur op een zinvolle manier te vertalen kan intimiderend zijn.

Wat betreft de standaard workflowhiërarchie, elk team is verantwoordelijk voor een reeks projecten met individuele takenlijsten. Elke taak kan subtaken hebben, evenals een toegewezen persoon, einddatum, bijlagen, opmerkingen, tags en volgers. U gebruikt deze taken en subtaken om het werk bij te houden. De opmerkingen en andere gegevens helpen u te begrijpen wat er met de taak gebeurt, zodat u geen zaken via e-mail of op een andere manier hoeft te bespreken. Wanneer taken en subtaken zijn voltooid, wordt hun hele geschiedenis en alles wat zich heeft voorgedaan uiteindelijk aan de taak zelf gehecht. Elke werkactie heeft dus een betekenisvolle context.

Naast het vermogen om details bij te houden, is Asana ook nuttig om een ​​breder perspectief te krijgen op de verantwoordelijkheden van elk teamlid. Aangepaste zoekopdrachten, die we later in meer detail bespreken, of zelfs alleen maar kijken naar de takenlijst van iemand anders, is een effectieve manier om erachter te komen of iemand overboekt of onvoldoende presteert. U kunt deze inzichten gebruiken om effectieve wijzigingen aan te brengen.

Privacy en beveiliging

Asana beveiligt verbindingen met zijn site met behulp van ten minste het TLS 1.1-protocol en host zijn gegevens in "beveiligde SSAE 16 gecontroleerde datacenters via Amazon in de VS". Asana biedt ook een bug bounty-programma voor het vrijgeven van kwetsbaarheden met de service. Asana heeft onlangs de SOC 2 Type 1-certificering behaald. Soc 2 Audits worden uitgevoerd door het American Institute of CPA's en betreffen volgens die organisatie "de controles bij een serviceorganisatie die relevant zijn voor de beveiliging, beschikbaarheid en verwerkingsintegriteit van de systemen die de serviceorganisatie gebruikt om de gegevens van gebruikers en de vertrouwelijkheid te verwerken en privacy van de informatie die door deze systemen wordt verwerkt. " Net als bij Slack kunt u de status van de Asana ook controleren via een online dashboard.

Op gebruiksniveau omarmt Asana samenwerking tussen alle teamleden. U kunt projecten en taken zeker privé houden in Asana, maar de aard van de tool is om alle teamleden gelijke toegang te geven om informatie in de app te bekijken, bewerken en gebruiken. Dat gezegd hebbende, Asana staat je toe om projecten te markeren als Alleen-Reageren of dit machtigingsniveau toe te kennen aan individuele leden.

Voor teams die Asana als een open platform gebruiken, is het erg belangrijk om de dialoog over de engagementregels te onderhouden om ervoor te zorgen dat iedereen ermee instemt de app op dezelfde manier te gebruiken, elkaars werk niet te overschrijven, enzovoort. Onlangs heeft Asana nieuwe beveiligingsopties voor bedrijven toegevoegd, waaronder de mogelijkheid om te bepalen welke apps bruikbaar zijn voor de integratie en te beperken wie gasten kan toevoegen.

Kijk en voel

Asana is beschikbaar op internet en via de App Store en Google Play Store, maar biedt geen desktop-app. Sommige samenwerkingsapps, zoals Slack, bieden desktopvarianten, maar het is geen dealbreaker.

De webinterface van Asana is efficiënt en responsief, met voldoende kleur en design om het interessant en nuttig te houden zonder er te rommelig uit te zien. Het heeft ook enkele verrassingen, zoals feestanimaties die van tijd tot tijd op het scherm verschijnen, hoewel je deze extra effecten kunt uitschakelen als ze je niet aanspreken. Asana bevat ook een reeks sneltoetsen die Hacks worden genoemd in het instellingengedeelte, die verschillende soorten functionaliteit en persoonlijkheid toevoegen. Druk bijvoorbeeld op TAB + B voor een beetje katachtig plezier na het inschakelen van de bijbehorende hack.

Het webdashboard is verdeeld in drie hoofdgebieden: een linker rail; een hoofdvenster dat verandert op basis van wat u links selecteert; en een goed informatievak dat inzoomt op wat u in het hoofdvenster bekijkt. Het hoofdvenster bevat ook een knop voor het snel toevoegen van items zoals taken of projecten, een zoekbalk en een profielpictogram. In uw profielinstellingen kunt u basisaccountinformatie toevoegen, meldingsvoorkeuren instellen, weergavevoorkeuren en de bovengenoemde visuele effecten aanpassen en integraties met andere apps zoals Harvest en Zapier configureren. Asana onderhoudt een volledige lijst met ondersteunde apps en integraties.

Volgens de nieuwste ontwerpupdate navigeert u via het menu van de linkerrail door de interface, die ook volledig kan worden verborgen als u zich wilt concentreren op de hoofdpagina. Van boven naar beneden zijn uw hoofdopties Home, Mijn taken, Inbox en Dashboard. Deze opties kunnen verschillen op basis van de algemene instellingen van uw organisatie. Home is een nieuwe sectie die je favoriete en recente projecten toont, terwijl My Tasks alles toont wat aan jou is toegewezen of dat je volgt. Als u een nieuwe banner ziet voor een project op het tabblad Start, kunt u er met de muis overheen bewegen om de nieuwste activiteit te bekijken. Inbox is slechts een feed van Asana-activiteiten. U kunt specifieke projecten toevoegen aan het gedeelte Dashboards om updates bij te houden en een overzicht te krijgen van de voltooide taken. Er verschijnt een gele stip naast Inbox wanneer u ongelezen meldingen hebt.

Het doordachte ontwerp zorgt ervoor dat het hoofdvenster van Asana naar uw behoeften buigt. Als u bijvoorbeeld links op een project klikt, verschijnt in het hoofdvenster een contextueel menu onder de projectnaam, met Tijdlijn, Kalender, Conversaties, Voortgang en Bestanden. U kunt items ook sorteren op Toegewezen of Vervaldatum onder elke taakweergave, of ervoor kiezen om alleen voltooide of onvolledige taken weer te geven. Taken glijden over het scherm als je erop klikt en ze versleept om hun volgorde te wijzigen, waardoor opnieuw prioriteren heel eenvoudig is. Als u wilt, kunt u ook taken in secties organiseren, maar houd er rekening mee dat deze secties geen invloed hebben op taakclassificaties elders.

Aanvullende functies en in gebruik

Asana beknibbelt niet op functies. Wanneer u een taak maakt, kunt u deze aan een teamlid toewijzen, een einddatum plannen of een terugkerende datum toevoegen, uploaden of koppelen aan bijbehorende documenten, opmerkingen schrijven, tags toevoegen en zelfs uzelf en anderen in- of uitschrijven om meldingen te ontvangen wanneer u maar wilt er treden wijzigingen op in de taak. Het gedeelte Opmerkingen is met name handig omdat het onder meer rich text-opmaak, het bewerken van opmerkingen en directe vermeldingen via het @ -symbool ondersteunt.

Tags helpen taken beter doorzoekbaar te maken, en de geavanceerde zoekfunctie, waar we later in duiken, is vrij goed. Met interactieve selectievakjes kunt u taken afvinken terwijl u ze voltooit - en net zo gemakkelijk uitschakelen als u of een ander Asana-lid iets foutief doet. Asana geeft je ook de mogelijkheid om een ​​aangepast veld te maken. U kunt een veld toevoegen dat de prioriteit van een taak aangeeft (laag, gemiddeld, hoog), of u kunt aangepaste velden gebruiken om de status van een taak aan te geven (in afwachting van, in afwachting van definitieve goedkeuring).

Asana integreert ook een kalender die u kunt gebruiken om vervaldatums bij te houden. Positief is dat Asana feedback van gebruikers serieus neemt. Na het ontvangen van overweldigend negatieve feedback over wijzigingen in de kalender, heeft Asana de update teruggedraaid en ervoor gezorgd dat de oudere functies behouden blijven naast de prestatieverbeteringen.

Asana biedt geen chatfuncties, wat teleurstellend is, hoewel het wel kan worden geïntegreerd met Slack en Microsoft Teams. Asana biedt wel een spatie genaamd Conversations, een prikbord waarop teamleden problemen met elkaar kunnen bespreken die niet direct gerelateerd zijn aan een bepaalde taak. Leden kunnen bijvoorbeeld de reikwijdte van toekomstige projecten, creatieve ideeën of procedures bespreken. Dit is echter niet effectief voor directe berichten of informele gesprekken.

Asana is ook niet de meest ervaren tool voor grafisch intensieve projecten, maar het is in de loop der jaren verbeterd. De kanban-weergave, die we later zullen bespreken, is zo'n verbetering. U kunt afbeeldingen uploaden naar taken, maar u kunt ze niet markeren in de app zelf. U kunt een voorbeeld van bijgevoegde afbeeldingen bekijken in de app.

Sjablonen en weergaven

Als je niet zeker weet hoe je een project moet opzetten, biedt Asana een reeks sjablonen die je kunt gebruiken. Klik om te beginnen op de Plus-knop> Project. Sjablonen is het middelste tabblad. Voorbeelden van vooraf ontworpen sjablonen zijn onder meer Vergaderagenda, Product Roadmap en Onboarding van medewerkers. Natuurlijk kun je ook je eigen sjabloon maken en niet aan deze structuren vastzitten. Zie ze als een startpunt.

Een andere handige functie is het vermogen van Asana om afhankelijkheden tussen taken te creëren. Stel dat we taak A, taak B en taak C hebben aangemeld in Asana. Als taak C pas kan worden uitgevoerd als taken A en B zijn voltooid, kunnen we afhankelijkheden tussen die drie toevoegen.

Vanzelfsprekend zou je dan ook verwachten dat Asana een soort Gantt-kaartfunctionaliteit heeft. Ga naar de relatief recente tijdlijnweergave. Hier kunnen gebruikers al hun taken in een Gantt-stijlindeling zien. Afhankelijkheden worden weergegeven door lijnen tussen taken en u kunt naar believen wijzigingen aanbrengen. Gantt-diagrammen zijn met name handig om te zien hoe een vertraging in een taak of een langdurige afwezigheid van een teamlid van invloed kan zijn op doeldata langs de lijn. Asana heeft de mogelijkheid om taken in de weergave te organiseren ook in secties uitgerold. Teamwork Projects biedt een Gantt-diagramweergave, maar is lang niet zo goed ontworpen.

Kanbanborden in Asana

Asana bevat nu een boardweergave, ontworpen om teams een manier te geven om het werk te beheren met behulp van kanban. Kanban-apps zijn gespecialiseerd in het visualiseren van al het werk dat moet worden gedaan en al het lopende werk, met de nadruk op het voorkomen dat teams met zoveel taken worden overbelast dat ze de focus verliezen en minder productief worden. Kanban doet dit door het aantal taken te beperken dat op een bepaald moment aan een persoon of afdeling kan worden toegewezen.

Trello is een andere productiviteitsapp die de kanban-stijl gebruikt. Een methode is om meerdere kolommen in te stellen die correleren met een voltooiingsstatus. Het kan zinvol zijn om bijvoorbeeld kolommen voor DEV, QA en Productie te hebben. Om een ​​taak van de ene fase naar de andere te verplaatsen, sleept u deze eenvoudig naar de volgende.

Merk op dat het gebruik van deze Board View vereist dat u projecten specifiek in deze stijl maakt. Met andere woorden, u kunt niet eenvoudig overschakelen van de standaardtaakweergave naar deze stijl op het moment van deze beoordeling. Als u uw weergave wilt wijzigen, kijkt u tijdens de fase van het maken van het project gewoon onder het gedeelte Layout en selecteert u de optie Bord.

Zoals eerder vermeld, kunnen bordweergaven nuttiger zijn voor teams die met beeldmateriaal werken, omdat u voor elke taak in een kolom omslagafbeeldingen kunt instellen. Net als bij de andere weergaven van Asana, kunt u aangepaste velden maken in de Board-weergave en opmerkingen rechtstreeks markeren voor mensen met het @ -symbool, een handige maar minder algemene functie bij speciale kanban-apps. Asana heeft echter niet alle gewenste kanban-functies. Er ontbreken zwemstroken en onderhanden werklimieten. KanbanFlow heeft al deze functies.

Geavanceerd zoeken en rapporten

Asana bevat uitstekende geavanceerde zoekfunctionaliteit. Op het hoogste niveau kunt u bij het zoeken naar een term opgeven of u een taak of een gesprek zoekt. Andere standaardvelden zijn: Toegewezen aan, In projecten; en gevolgd door. Verder kunt u opgeven of een taak een bijlage heeft, als deze is voltooid, evenals de vervaldatum. Als u nog verder wilt gaan, kunt u filters toevoegen voor aangepaste velden, personen, tags, afhankelijkheden en zelfs subtaken. Als u met deze tools niet kunt vinden wat u zoekt, bestond het waarschijnlijk niet in de eerste plaats.

Asana maakt het gemakkelijk om al deze complexe zoekopdrachten op te slaan als interactieve rapporten, die in het linker menu staan ​​voor snelle toegang. Deze rapporten worden bijgewerkt als nieuwe items overeenkomen met de voorwaarden en u kunt de zoektermen op elk gewenst moment bewerken. We waarderen deze functie omdat deze van onschatbare waarde kan zijn voor managers die willen achterhalen wie er productief is. Zelfs voor individuen is het een goede manier om individuele voortgang in de tijd te volgen.

Asana's mobiele apps

Asana biedt gratis mobiele apps voor Android en voor iOS. Voor het testen hebben we Asana geïnstalleerd op een Google Pixel met Android 9.0. We hadden geen problemen met het downloaden van de app en het zingen in een account.

De app is iets anders ingesteld dan op het web, maar de interface behoudt zijn strakke uiterlijk. De meeste navigatielinks en -structuren bevinden zich bijvoorbeeld aan de rechterkant van het scherm in plaats van aan de linkerkant. Zodra u zich aanmeldt, brengt Asana u rechtstreeks naar uw takenlijst, waar u waarschijnlijk het grootste deel van uw tijd zult doorbrengen. Hoewel alle kernfunctionaliteit, inclusief de mogelijkheid om taken te maken, te volgen en te voltooien, in de app zit, werkt Asana meestal het beste op een groot scherm waar je veel informatie tegelijk kunt zien, dus de kleine schermgrootte is niet ' t ideaal.

Dat gezegd hebbende, het is absoluut mogelijk om productief te zijn vanaf je telefoon en we stellen het op prijs dat je Asana overal kunt openen waar je een internetverbinding hebt. De apps hebben met name ook veel offline mogelijkheden. Wanneer u offline werkt in de mobiele apps, ziet u grijze wolken die aangeven dat de inhoud nog niet is gesynchroniseerd, zodat geen van uw bijdragers deze kan zien totdat uw apparaat opnieuw verbinding maakt en synchroniseert.

Een spel kaarten

Het doordachte ontwerp van Asana, de vloeiende interactieve elementen en de royale toewijzing van leden in de gratis versie maken het een krachtige app voor taakbeheer voor persoonlijke projecten en teamwerk. De flexibiliteit, uitgebreide functieset en verschillende workflow-weergaven zijn ook lovenswaardig. Om al die redenen verdient Asana een Editors 'Choice voor samenwerkingsapps. Hoewel het niet goedkoop is en het gebrek aan structuur in eerste instantie wat angst kan veroorzaken, beloven we dat het een hulpmiddel is dat het waard is om te gebruiken.