5 innovaties om te overwegen bij het kopen van een zakelijke printer

In het verleden leken algemene all-in-one (AIO) kantoorprinters misschien saaie behoeften die verband hielden met de alledaagse taken van het afdrukken en scannen van documenten, het maken van kopieën en het verzenden en ontvangen van faxen. Dit was volgens het ontwerp, omdat de eis voor robuuste en betrouwbare printoplossingen historisch is gebaseerd op de noodzaak om vast te houden aan de basisprincipes en toeters en bellen te vermijden. Maar er is goed nieuws voor kleine tot middelgrote bedrijven die momenteel op de markt zijn voor printoplossingen: er is een overvloed aan opwindende, innovatieve technologieën en functies die het overwegen waard zijn bij uw volgende printeraankoop.

Printers zijn en zijn nog steeds erg belangrijk voor bedrijven. Uit een recent wereldwijd onderzoek van Hewlett-Packard (HP) is gebleken dat bijna 70 procent van de MKB-eigenaren verklaart dat hun bedrijf niet zonder een printer kan draaien. Overweeg bij het kopen van uw volgende kantoorprinter printers die verbinding kunnen maken met op Wi-Fi aangesloten laptops, pc's, smartphones en tablets. Omdat MKB-bedrijven nu betere inkt- en tonercontrole verwachten, kunt u overwegen printers die tijdig waarschuwen wanneer deze verbruiksartikelen moeten worden vervangen. Dit kan worden gedaan op printers via grotere touchscreeninterfaces of via bijbehorende smartphoneapplicaties.

De beschikbaarheid van handige inktabonnementsdiensten moet nu ook een rol spelen bij uw aankoopbeslissing. Er zijn nu slimme printers die preventief "naar huis kunnen bellen" en cartridges naar uw kantoor kunnen sturen voordat de oude cartridge op is. Hier volgen enkele innovaties die het overwegen waard zijn bij het kiezen van uw volgende zakelijke printer.

1 Moderne bedrijven hebben moderne printeroplossingen nodig

Multifunctionele printers (MFP's) hebben geïnnoveerd en vele slimme printtechnologieën geïntroduceerd in het moderne kantoor. De zakelijke printers van vandaag zijn ook verbeterd wat betreft formaat, ontwerp en gebruikte materialen.

"Eigenaren van kleine bedrijven willen een apparaat dat past in hun omgeving waar ze trots op kunnen zijn", zegt Anneliese Olson, General Manager en Global Head of Home Printing Solutions bij HP. "In toenemende mate zijn onze klanten ook op zoek naar apparaten die kleiner zijn naarmate kantoorruimten veranderen en vaak kleiner worden."

Volgens Kristen Goldberg, directeur Marketing voor Enterprise Solutions bij Canon USA, blijven printers "innoveren en slimme technologie integreren die past bij de moderne werkplek." Ze zegt dat de MFP's van vandaag "uitgerust moeten zijn met zowel de geavanceerde connectiviteit, zoals cloudmogelijkheden, en verbeterde beveiligingsfuncties om hen te helpen naadloos te integreren in het moderne landschap van moderne kantoorapparatuur."



2 Overweeg de verschuiving naar mobiel

Jaren geleden was het al moeilijk genoeg om netwerkprinters via Ethernet-verbindingen vanaf desktop-pc's te laten afdrukken, dus het is begrijpelijk dat draadloos afdrukken toen gewoon een droom leek. Gemak van connectiviteit met verschillende apparaten is een van de grootste functies die MKB's van hedendaagse printers eisen.

De meeste printers worden nu geleverd met ingebouwde Wi-Fi en zijn ontworpen om te werken met mobiele apps die worden gebruikt in smartphones en tablets. Mobiele apps lijken nog efficiënter te zijn dan sommige desktop-pc-stuurprogramma's. Ze zijn ook gemakkelijker te gebruiken dankzij verschillende cloudprotocollen zoals Apple AirPrint, Google Cloud Print, Mopria en eigen oplossingen zoals apps die worden geleverd door printerfabrikanten.

Sommige MKB's waarderen naadloze integratie tussen mobiele apparaten en kantoorprinters. Met mobiele apps zoals de HP Print App en Microsoft Office Lens kunnen gebruikers hoge resolutie scans maken van documenten zoals bonnen en facturen. Deze documenten worden vervolgens naar de cloud verzonden, waar ze naar verschillende services kunnen worden geleid of waar nodig kunnen worden afgedrukt.



3 Begrijp uw inschrijvingsopties voor inkt

Een printer kopen betekent niet alleen hardware kopen; u investeert in een volledig ecosysteem dat vervanging en beschikbaarheid van inkt en cartridges omvat.

Inktabonnementservices verwijderen een van de grootste pijnpunten bij het onderhoud van een printer: de noodzaak om periodiek inkt- of tonercartridges te vervangen. Slimme printers kunnen detecteren wanneer de inkt op is en bestellen proactief de volgende batch, die binnen enkele dagen aankomt. Het kiezen van een printer met een aangesloten abonnementsoptie is logisch voor bedrijven.

"We hebben van onze klanten vernomen dat hun primaire driver achter de acceptatie van HP Instant Ink het gemak is dat ze niet zonder inkt zitten en hun activiteiten onderbreken. Om dit te versterken, sturen we een extra set cartridges naar klanten die zich inschrijven voor de 500- of plannen van 700 pagina's ", aldus HP's Olson.

Evenzo heeft Brother een hybride aanpak met zijn INKvestment Tank MFP. Dit combineert een standaard cartridgesysteem en een ingebouwde reservoirconfiguratie. Tussen de externe cartridges en interne tanks bevat deze printer veel inkt. De inktcartridges die bij de printer worden geleverd, kunnen tot een jaar inkt bevatten.



4 Overweeg innovaties in inkt- en tonertechnologie

Printerfabrikanten denken niet alleen na over de manier waarop inkt en toner worden verkocht; ze innoveren ook hoe deze verbruiksartikelen in printers worden gebruikt. Het uitdagen van het vaak gecompliceerde en rommelige meerstappenproces dat nodig is om nieuwe inkt of toner te laden, heeft een aantal interessante ideeën opgeleverd. Wanneer u een nieuwe printer voor uw MKB koopt, is het logisch om de opties te wegen om economische en ecologische inkt- en toneropties te vinden.

HP heeft onlangs de eerste snel bijvultankertank gelanceerd die een printer in 15 seconden kan bijvullen. De HP Neverstop Laser is een rommelvrije, snel herladen laserprinter die tijd bespaart en serviceonderbrekingen beperkt. HP Neverstop Laser wordt momenteel geïntroduceerd in Azië en is ontworpen rond de behoeften van kleine bedrijven.

Op dezelfde manier bieden de EcoTank-printers van Epson meerdere jaren inkt door extern gemonteerde inktreservoirs te gebruiken. Dit cartridge-vrije model kan geschikt zijn voor bedrijven die lange tijd tussen het opnieuw vullen van de inkt willen. Epson bevat ongeveer twee jaar aan inkt bij elke nieuwe EcoTank-compatibele printer, die MKB's in hun opstartfase mogelijk aanspreken.

Fabrikanten worden ook steeds milieubewuster. Xerox onderzoekt bijvoorbeeld milieuvriendelijke inkt- en toneroplossingen. Verbruiksartikelen voor printerinkt en toner worden ook steeds vaker verkocht in recyclebare verpakkingen.



5 afdrukoplossingen: nu ontworpen voor het MKB

Printerfabrikanten vinden nieuwe manieren om de printproblemen en uitdagingen van het MKB op te lossen. Ze combineren het gebruiksgemak van consumentenprinters met de robuuste beveiliging en prestaties van bedrijfsapparaten, in aantrekkelijke en compactere printerpakketten.

HP hanteert een "One Life" -beginsel bij het ontwerpen van producten die robuust genoeg zijn voor gebruik op kantoor en toch intuïtief genoeg zijn voor persoonlijk gebruik. "One Life verwijst naar de trend dat ons persoonlijke en professionele leven samengaat - en dit wordt verder versterkt voor het MKB, " verklaarde HP's Olson. "U blijft meer oplossingen van HP zien die onze klanten helpen bij het beheer van alle aspecten van hun leven."

Andere op SMB gerichte functies die door HP-printers worden aangeboden, zijn onder meer "zelfherstellende" wifi, wat betekent dat proactief problemen met de draadloze verbinding worden gedetecteerd en opgelost. Spraakgestuurd afdrukken met spraakassistenten zoals Amazon Alexa, Google Voice Assistant of Microsoft Cortana, is relatief nieuw, maar maakt handsfree afdrukken mogelijk in situaties die dit soort functionaliteit vereisen.

De nieuwe bizhub i-Series MFP voor kantoren van Konica-Minolta biedt intuïtieve, op pictogrammen gebaseerde, multi-touch-schermtechnologie, geavanceerde beveiliging en duurzame gebruiksartikelen. Het bedrijf integreert een Workplace Hub, die een netwerkfirewall, IT-beheersysteem en cloudback-upfunctionaliteit combineert die is ontworpen voor het MKB, allemaal binnen de printeroplossing.

Heeft u vragen die u nodig hebt over zakelijke printers? Word lid van de discussiegroep op LinkedIn en vraag het aan leveranciers, andere professionals zoals uzelf en de editors van PCMag.