Video: Bestanden delen via Outlook | Wat is de handigste manier? 📧📎 (November 2024)
E-mail is een probleem voor bijna iedereen, maar in het bijzonder op kantoor veroorzaakt het afleiding en kost het tijd die beter besteed kan worden aan het uitvoeren van echt werk. Sommige mensen verwijzen naar het controleren en beantwoorden van e-mail als 'werk aan het werk', in plaats van het werk zelf te doen.
Ondernemers en managers kunnen zowel zichzelf als hun werknemers helpen om e-mailoverbelasting op het werk te bestrijden.
Moedig eerst persoonlijke communicatie aan. Door werknemers met elkaar te laten praten wanneer e-mail niet nodig is, kan onnodige e-mails echt worden verminderd. Face-to-face gesprekken zijn ook beter dan e-mail voor gevoelige onderwerpen, wanneer toon en sentiment er echt toe doen. Zeer weinig mensen zijn zo bedreven in het overbrengen van hun emoties in geschreven taal als ze mondeling zijn.
Ten tweede, gebruik een instant messaging-programma. Voor snelle vragen en antwoorden kun je IM echt niet verslaan. Sommige bedrijven verbieden werknemers dergelijke programma's te installeren, maar ik denk dat ze eigenlijk een echte zegen zijn op kantoor. U kunt instant messaging ontvangen in een zelfstandige app of een app die is ingebouwd in een online bedrijfsplatform, zoals Podio, Yammer, Jive. Als uw organisatie Google Apps gebruikt, kunt u altijd gebruikmaken van Google Talk. Welke IM-app u ook kiest, zorg ervoor dat iedereen in de organisatie hetzelfde gebruikt. En als de IT-afdeling beperkingen heeft op wat werknemers kunnen installeren, zorg er dan voor dat het team weet welke IM-app iedereen zou moeten gebruiken, zodat ze de installaties kunnen verifiëren.
Ten derde, vind een betere plaats dan e-mail voor algemene berichten. Een duidelijk voorbeeld is wanneer werknemers e-mailen om iedereen te laten weten dat ze ziek zijn, op vakantie zijn of vroeg vertrekken. Dit zijn alledaagse berichten die toevoegen aan e-mail rommel maar dat niet hoeft te doen. Een oplossing kan zijn om een ​​gedeelde agenda te hebben. Een andere mogelijkheid is dat een administratieve assistent bijhoudt wie er in- en uitstapt en in plaats daarvan één geconsolideerde e-mail verzendt.
Ten vierde, wees een rolmodel voor e-mail. Als u het hoofd van een bedrijf of een afdeling bent, zorg er dan voor dat uw e-mailgewoonten weerspiegelen wat u wilt dat werknemers doen. Schrijf kortere e-mails wanneer je kunt. Praat met mensen wanneer dat de juiste communicatiemethode is. Gebruik IM en doe wat u nog meer wilt dat werknemers doen. Mensen zullen je volgen, en zo ontwikkel je een betere bedrijfscultuur rond e-mail.
Aanvullende bronnen
Zie deze gerelateerde artikelen voor meer tips over het bestrijden van e-mailoverbelasting:
- Interview: The Push for Zero Email
- Hoe u ongewenste e-mail kunt verminderen
- Interview: SaneBox's Dmitri Leonov over e-mailbeheer
- 11 Tips voor het beheren van e-mail
