X1 zoeken beoordeling & beoordeling

Sommige mensen zien geen behoefte aan een desktop-zoekprogramma zoals X1 Search ($ 49, 95, plus $ 19, 95 per jaar voor optionele premium-ondersteuning). Ze vertrouwen liever op een zorgvuldig onderhouden, hiërarchische mappenstructuur en houden zich er religieus aan. Die mensen verliezen ongetwijfeld ook nooit hun autosleutels. Voor de rest van ons zijn tools zoals X1 Search de ideale manier om de bestanden, e-mails en andere digitale items te vinden die we nodig hebben wanneer we ze nodig hebben en met minimale inspanning.

Toen Microsoft Windows Search aan het besturingssysteem toevoegde, werd de behoefte aan desktopzoekprogramma's minder groot. Net als X1 Search en concurrenten zoals Lookeen Desktop Search, creëert het een index om doorheen te zoeken, zodat het sneller resultaten kan vinden dan zoeken in de volledige tekst van elk bestand. Het vindt zelfs Outlook-e-mailberichten, zodat u de wimpy-zoekfunctie van Outlook niet hoeft te gebruiken. En omdat het in Windows is ingebouwd, is het gratis. Wat de voordelen van Windows Search ook zijn, het is gewoon niet in dezelfde klasse als een volledig hulpprogramma voor het doorzoeken van desktops. Windows biedt niet hetzelfde niveau van verfijning en biedt niet de mogelijkheid die X1 Search heeft voor het indexeren en vinden van informatie op e-mail- en bestandsopslag-cloudsites zoals Gmail, Yahoo Mail en Box.

Verder gaan dan het bureaublad

X1 Search ondersteunt op dit moment Windows 7 tot en met 8.1 en ondersteunt Windows 10 binnenkort met een nieuwe release, volgens het bedrijf. Het ondersteunt ook officieel zowel 32- als 64-bit versies van Outlook 2007 tot 2013. Voor mijn tests heb ik versie 8 van het programma geïnstalleerd op een systeem met Windows 7 64-bit en Outlook 2003, en het werkte zonder problemen. Volgens X1 werkt het bijvoorbeeld met Microsoft Exchange Server 2007 en later direct, maar ook door OST-bestanden op uw harde schijf te indexeren. Dipping in de cloud, kan het berichten op IMAP-servers indexeren, met ingebouwde setuproutines voor verbinding met AOL, Gmail, Outlook.com en Yahoo, plus een generieke IMAP-keuze voor nog andere sites voor e-mailopslag. Bovendien kan het indexeren en zoeken naar bestanden die zijn opgeslagen in een Box-account.

Handig voor zakelijk gebruik, u kunt X1 Search ook instellen als een client met Microsoft SharePoint, Vault (een enterprise-level e-mailarchiveringsprogramma van Symantec) en X1 Rapid (X1's eigen indexeringsprogramma op bedrijfsniveau dat loopt van - en slaat indexbestanden op - een server).

Opstelling

Basisconfiguratie voor het programma kan niet eenvoudiger zijn. Download het installatiebestand van de website van X1 en voer het uit. Wanneer de installatie is voltooid, maakt X1 Search een index op de achtergrond, inclusief al uw bestanden en Outlook-items van contactpersonen tot agenda-items tot taken. Hoe lang het indexeren duurt, hangt af van de snelheid van uw computer en hoeveel er moet worden geïndexeerd, maar u kunt blijven werken terwijl dit op de achtergrond gebeurt.

Naast de basisinstellingen, kunt u door menuopties bladeren om instellingen aan te passen en gegevensbronnen toe te voegen aan of te verwijderen uit de index. Als u uw Outlook-gegevens aan het einde van elk jaar regelmatig archiveert, wilt u bijvoorbeeld een of meer van de archief PST-bestanden indexeren. Ze toevoegen is een eenvoudige kwestie van het programma vertellen waar ze op uw harde schijf te vinden zijn. U kunt ook kiezen of u X1 Search automatisch wilt starten wanneer u Windows start, hoe vaak u wilt indexeren en details over wat u wilt indexeren. U kunt bijvoorbeeld opgeven welke mappen u wilt opnemen of overslaan, of u kunt instellingen wijzigen om bijvoorbeeld Outlook-agenda-items of specifieke bestandstypen te negeren.

Zoeken

De zoekmogelijkheden van het programma zijn indrukwekkend, zowel vanwege het gebruiksgemak als de geavanceerde functies. Het X1-zoekvenster bevat verschillende tekstvakken waarin u zoektermen kunt invoeren. Voer tekst in het hoofdzoekvak in (bij gebrek aan een betere term) en het programma doorzoekt de hele index en zoekt alle overeenkomsten op of de tekst voorkomt een bestandsnaam, in de volledige tekst van een document, e-mail of contactpersoon; of in een willekeurig veld in een Outlook-item.

Met de andere tekstvakken kunt u in specifieke velden zoeken. Voor e-mails, bijvoorbeeld, omvatten de keuzes de velden Van, Onderwerp, Datum en Naam. Voor bestanden omvatten ze Naam (van bestand), Gewijzigde datum en Pad.

Ervan uitgaande dat het programma al op de achtergrond wordt uitgevoerd, hoeft u slechts twee keer op Ctrl te drukken of dubbelklik op het X1-pictogram in het systeemvak om het zoekvenster op te roepen en typ vervolgens een zoekopdracht. zin of zinnen in een of meer van de tekstvakken. U kunt er ook voor kiezen om de zoekopdracht te verfijnen door een type item (bijvoorbeeld e-mail, contact of document) te markeren in een lijst aan de linkerkant van het scherm.

Als ik bijvoorbeeld op zoek was naar elk item op mijn computer met betrekking tot X1 Search, zou ik X1 Search invoeren in het hoofdzoekvak. Als ik alleen deze recensie wilde vinden, kon ik het documenttype kiezen en X1 in het vak Naam invoeren. Als dat te veel hits opleverde, kon ik de zoekopdracht verder verfijnen door andere informatie in het juiste tekstvak toe te voegen, zoals de geschatte datum waarop het werd geschreven, zoals na 2015-06-10, of een waarschijnlijke zin in het bestand, zoals "Volgens X1" (compleet met de aanhalingstekens) . De aanhalingstekens rond het laatste voorbeeld vertellen het programma om een ​​exacte overeenkomst met de zin te vinden. Zonder deze zouden de resultaten ook elk bestand bevatten dat elk van de woorden ergens in het bestand bevat.

geavanceerd zoeken

Voor geavanceerder zoeken kunt u complexe zoektermen maken met behulp van en , of , niet , of dichtbij (om twee woorden te vinden die worden gescheiden door niet meer dan een gespecificeerd aantal woorden ertussen), en pre (vergelijkbaar met dichtbij, maar ook opgeven welke woord komt eerst). U kunt ook haakjes gebruiken: (hond of kat) en voedsel , bijvoorbeeld, zou items vinden met zowel de woorden hond en voedsel als items met de woorden kat en voedsel , terwijl hond of (kat en voedsel) alle items zou vinden met het woord hond plus alle items met de woorden kat en eten .

Net als Outlook - of Lookeen trouwens - toont X1 Search de lijst met gevonden items samen met een voorbeeldvenster, zodat u door de lijst kunt bladeren en een voorbeeld van elk item kunt zien terwijl u het markeert. Wanneer u het gewenste item hebt gevonden, kunt u erop dubbelklikken of op Enter drukken om het met het bijbehorende programma te openen, ervan uitgaande dat er een op uw systeem is geïnstalleerd. Het bedrijf zegt dat de preview van het programma meer dan 500 bestandstypen ondersteunt, zodat u bestanden in de juiste indeling kunt zien, of u een programma hebt geïnstalleerd waarmee u met het bestand kunt werken of niet.

Gevolgtrekking

Zelfs als u er niet van overtuigd bent dat u meer nodig hebt dan Windows Search om items op uw harde schijf te vinden, is het verstandig om de 14-daagse gratis proefversie van X1 Search of de gratis versie van Lookeen te proberen om te zien wat u mist. De kans is groot dat u snel zult beslissen dat zowel Lookeen als X1 Search veel betere zoekhulpmiddelen zijn dan Windows Search. Als u zich alleen zorgen maakt over het zoeken naar bestanden op uw harde schijf, is de gratis versie van Lookeen waarschijnlijk uw beste keuze. Als u ook Outlook-e-mails wilt vinden, is Lookeen Standard of X1 Search voldoende.

Dat gezegd hebbende, als je kunt profiteren van de mogelijkheid van X1 Search om zijn bereik uit te breiden naar SharePoint of cloudgebaseerde e-mail en Box of gebruik te maken van de mogelijkheid om veel geavanceerdere zoektermen te bouwen dan Lookeen aankan, is X1 Search de voor de hand liggende keuze. Deze extra mogelijkheden - samen met een eenvoudigere installatie dan Lookeen voor sommige functies en een even gemakkelijk te gebruiken interface - maken het onze Keuze van de redactie voor hulpprogramma's voor het doorzoeken van desktops.