Hoe e-mail te doden met de juiste projectbeheersoftware

E-mail verhoogt stress, creëert onnodig werk en maakt dat mensen zich overweldigd voelen. Onder deze omstandigheden kan niemand de beste versie van zichzelf zijn die aan het werk is. De afgelopen jaren zijn organisaties begonnen weg te stappen van e-mail voor apps voor teamberichten, zoals Slack en andere communicatiehulpmiddelen op de werkplek. Het vinden van de juiste tool, of set van tools, beïnvloedt of uw team in staat zal zijn om hun traditionele inboxen op te geven. Voor veel teams moet projectbeheersoftware een onderdeel van de oplossing zijn.

Wat is Project Management Software?

Projectbeheersoftware, ook wel projectbeheer-apps genoemd, zijn online tools die teams gebruiken om het werk bij te houden. In de breedste zin van het woord kan een app voor projectbeheer alles zijn, van een complex stuk software voor het beheren van werk, zoals Microsoft Project, tot een eenvoudige to-do-app. De krachtigste apps bevatten andere zakelijke hulpmiddelen voor het beheer van bronnen, het bijhouden van tijd besteed aan taak, of zelfs facturering.

We onderscheiden vaak verschillende soorten samenwerkingstools van projectbeheer-apps om het gemakkelijker te maken de juiste app voor het juiste doel aan te bevelen. Dat gezegd hebbende, overlappen die twee categorieën en enkele andere (zoals kanban board-apps en work-management apps) elkaar aanzienlijk. Dus hoewel ik soms beweer dat apps zoals Asana, Trello, Airtable en Basecamp geen strikt projectmanagement-apps zijn, kunnen we ze hier opnemen.

Wat doet u in software voor projectbeheer?

Elke app voor projectbeheer is een beetje anders, maar de meeste laten u verschillende aspecten van het werk van uw team zien zonder dat u uw collega's hierover hoeft te vragen.

Wanneer u zich aanmeldt, ziet u alle taken die uw team moet voltooien en de deadlines. Je ziet wie aan welke taak is toegewezen, of en wanneer ze deze hebben voltooid en of ze er opmerkingen over hebben. Als een van uw collega's onverwacht afwezig is, kunt u zich aanmelden bij de projectbeheer-app en controleren of ze vandaag iets dringends hebben toegewezen dat een ander teamlid moet ophalen. Als u momenteel e-mail gebruikt om iemand te vertellen dat een taak is voltooid, vragen over een taak stelt of iets ter goedkeuring verzendt, zou u waarschijnlijk profiteren van een app voor projectbeheer.

Er is meer dan dat. Terwijl u en uw collega's een app voor projectbeheer gebruiken, houdt de app het werk bij dat wordt gedaan. Hoeveel taken zijn op tijd voltooid? Moet het project als geheel nog op schema zijn om tegen de deadline te zijn voltooid? Robuuste projectmanagement-apps worden geleverd met allerlei grafieken en diagrammen om u te helpen dit soort zaken in de gaten te houden. Op die manier, als het project begint te slippen, kunt u het vroeg detecteren en werken om het te voorkomen. Maar laten we niet op een zijspoor geraken. Laten we het hebben over hoe projectmanagement-apps mensen helpen communiceren.

Wat doet een projectmanager?

Een project is een reeks taken. Een projectmanager is de persoon die weet wat al die taken zijn - of er op zijn minst toezicht op houdt. Soms deelt de projectmanager de taken uit of plaatst ze in een pool die mensen kunnen claimen. De projectmanager houdt vervolgens de taken en de mensen in de gaten totdat ze allemaal klaar zijn.

Niet elk team heeft per se een projectmanager, maar de meeste hebben iemand die de leiding heeft. Het kan een bedrijfseigenaar, manager of een teamleider zijn. Wie uw puntpersoon of dagelijkse beslisser is, dat is uw projectmanager.

Waarom e-mail slecht is voor projecten

E-mail is elektronische post, waarvan ik weet dat het vanzelfsprekend klinkt, maar blijf hier bij me. Mail is een vreselijke manier om werk toe te wijzen. Stel je voor dat je opdrachten per post naar je toekwamen. Het is bijna belachelijk. Maar e-mail verschilt niet zo veel van gewone post, behalve dat het sneller is.

Denk na over welke e-mail goed is in het bieden van:

• asynchrone communicatie met een papieren spoor
• document levering

Denk nu eens na over wat een projectmanager moet weten wanneer hij een reeks taken beheert:

• wie is er beschikbaar
• hoeveel werk elke werknemer momenteel aan hen heeft toegewezen en wanneer het moet komen
• de voortgang van het werk dat al is toegewezen (bijvoorbeeld: "John heeft twee taken aan hem toegewezen en beide zijn voor 90 procent klaar")
• een kalender met deadlines
• de mogelijkheid om taken te prioriteren en opnieuw te prioriteren op basis van de behoeften van het project

Dat soort werk per post doen is belachelijk.

Wat nog belangrijker is, is dat de manier waarop de meeste kantoormedewerkers e-mail gebruiken onderbrekingen veroorzaakt. Wanneer nieuwe e-mailberichten binnenkomen met dings of pop-upmeldingen, controleren werknemers meestal of het inkomende bericht niet urgent is. Dan keren ze terug naar wat we aan het doen waren tot de volgende onderbreking. Mensen doen dit de hele dag door en controleren en scannen hun e-mail. Verschillende onderzoeken tonen aan dat het gebruik van e-mail ongeveer 30 procent van de dag van een kenniswerker in beslag neemt, en dat die tijd gelijkmatig over de dag wordt verdeeld, in plaats van in discrete stukken te zijn. Met andere woorden, e-mail onderbreekt ons constant.

Onderbrekingen hebben meestal een netto negatief effect, hoewel het misschien niet zo is als u denkt. Onderbrekingen zorgen ervoor dat mensen zich meer gestrest voelen en dat ze een grotere werkdruk hebben dan ze in werkelijkheid doen. Mensen voelen ook meer frustratie en tijdsdruk.

De manier waarop mensen omgaan met e-mail leidt ook tot verspilde tijd. We verliezen tijd wanneer we dezelfde e-mail moeten herlezen die we eerder op de dag hebben gescand omdat we zijn vergeten wat het zei. Als u vergeet wat de datum is voor een te leveren sleutel, kost het uitgraven van e-mail tijd. En wat als de e-mail die je opgraaft oud is en de datum sinds een week vooruit is gegaan?

Dit wil allemaal zeggen dat e-mail niet is ontworpen voor het beheren van taken. Het is de verkeerde tool voor die klus.

Communiceren met een projectbeheerservice

Projectbeheer omvat het jongleren met mensen en middelen, het in de gaten houden van de tijd en het herverdelen of herprioriteren van taken als de situatie verandert. Projectbeheersoftware is ontworpen om dat soort problemen en andere problemen op te lossen die vaak in de loop van een project opduiken.

Hoe is het om te communiceren in een projectmanagement-app versus in e-mail? Het is als het verschil tussen iets met je eigen ogen zien en er een beschrijving van lezen. In het eerste scenario heeft u controle over wat u wilt zien en wanneer. In het tweede geval vertrouwt u op andere mensen om berichten uit te typen die u vertellen wat zij het belangrijkst vinden - of, erger nog, wat zij denken dat u wilt horen.

Verschillende apps voor projectbeheer hebben verschillende hulpmiddelen voor communicatie. Bijna allemaal ondersteunen ze bijvoorbeeld @ vermeldingen. Aangezien Slack en andere berichtenapps voor teams zo populair zijn geworden, kun je ze vaak verbinden met je projectmanagement-app, waardoor je gesprekken op één plek worden gestroomlijnd. Als u nog geen teamchat-app hebt, kunt u deze overslaan en in plaats daarvan op zoek gaan naar een projectbeheer-app met een in-app-chatbox. Zoho Projects en ProofHub bieden beide.

Laten we zeggen dat het project in kwestie veel visuele elementen heeft, en het team dat eraan werkt moet deze bespreken. Je leven zal veel gemakkelijker zijn als je beeldmarkeringstools in je projectbeheer-app hebt. Op die manier kun je elektronisch op een afbeelding krabbelen en opmerkingen toevoegen, waardoor het voor iedereen in je team gemakkelijker is om feedback te geven en te begrijpen. Volerro is een voorbeeld van een projectmanagement-app met markup-tools.

Zoals gezegd, verwerken projectbeheer-apps alle basisdingen die je nodig hebt om te jongleren en te volgen, zoals taken, deadlines, voortgang en toegewezen personen. Al die informatie is zichtbaar voor degenen die deze nodig hebben. In die zin is er minder behoefte om over dit soort zaken te communiceren. U hoeft nooit iemand en CC een half dozijn mensen te e-mailen om te weten of ze bijna klaar zijn met een taak wanneer u zich bij het systeem kunt aanmelden en zien dat deze als 75% is voltooid. Veel van de dingen waarvoor u tussen de regels moet lezen wanneer u e-mail voor taakbeheer gebruikt, wordt plotseling kristalhelder wanneer u projectbeheersoftware gebruikt.

Minder tijd e-mailen betekent meer tijd werken

De voordelen van een e-mailteam in een app voor projectbeheer krijgen om te communiceren, kunnen enorm zijn. De vermindering van e-mail alleen zal zeker iedereen gelukkig maken, maar dat verbleekt in vergelijking met de toegevoegde waarde van een beter inzicht in wie wat doet, wat ze nog meer doen en de status van elke taak. Het maakt het veel gemakkelijker om nauwkeurige informatie bij de hand te hebben terwijl u werkt, zodat besluitvormers goede beslissingen kunnen nemen.

Voor meer specifieke tips over het werken met een app voor projectbeheer, zie 7 manieren om projectbeheer in teamwerkprojecten te vereenvoudigen en 5 functies van Zoho Projects om uw bedrijf te organiseren.