Thuis bij zoho docs

Ik heb nooit gezegd dat ik perfect was, maar ik vind het meestal leuk om te denken dat ik goed werk heb verricht bij het beoordelen van een product en alle functies goed heb bekeken. Deze keer geef ik echter toe dat ik onvolledig ben. Dat komt omdat Zoho Docs niet alleen een concurrent is van Microsoft Office 365 en Google G Suite, de eerdere concurrenten in deze serie over productiviteitssuites voor thuiskantoren. Het is het topje van een zeer grote ijsberg.

Net als Office Online of Google G Suite biedt Zoho Docs browsergebaseerde tekstverwerkings-, spreadsheet- en presentatiemodules (respectievelijk Writer, Sheet en Show genoemd). Deze zijn lang niet zo boordevol functies als de op de laptop of desktop geïnstalleerde Word, Excel en PowerPoint, maar ze zijn een aangename verrassing om snelle, niet al te opgemaakte documenten op te slaan. U krijgt ook functies voor het synchroniseren van documenten, delen en samenwerken, plus Android- en iOS-apps, zodat u op elk gewenst moment toegang hebt tot uw documenten vanaf uw pc, Mac, telefoon of tablet.

De gratis versie ondersteunt maximaal 25 gebruikers met 5 GB cloudopslag per stuk. Betalen van $ 5 per gebruiker per maand verhoogt de online opslag tot 50 GB per stoel en voegt taakbeheer en delen met wachtwoordbeveiliging toe. Voor $ 8 per gebruiker per maand krijgt u 100 GB cloudruimte, de mogelijkheid om bestanden rechtstreeks naar Zoho Docs te e-mailen en e-discovery voor grote bedrijven en rechtszaken.

Maar de services van Zoho beginnen en eindigen niet met Documenten. Het productiviteitstrio is slechts één (zonder zelfs topfacturering) van meer dan 30 browsergebaseerde apps die gezamenlijk alles willen regelen wat een bedrijf nodig heeft. Hun functies omvatten contactbeheer, e-mail (zelfs in de gratis versie, zonder advertenties, in tegenstelling tot Gmail en Outlook.com), werving van human resources (HR), facturering, IT-ondersteuning en het maken van online enquêtes.

Onder de selectiekader-apps van het bedrijf is Zoho Books een boekhoudoplossing die de QuickBooks Online van Intuit uitdaagt. Zoho Projects biedt taken, mijlpalen, Gantt-diagrammen, teamchat en vele andere opties voor projectbeheer (PM). Zoho CRM is een klantrelatiebeheer (CRM) -pakket met tools voor het volgen van leads en e-mailmarketing die concurreren met Salesforce.com (zoals boeken en projecten, het is een keuze voor PCMag-editors).

Veel van de Zoho-apps zijn nauw geïntegreerd met elkaar en met andere tools zoals Dropbox en Google G Suite. Bijna alle bieden een gratis versie en een gratis proefversie van 15 dagen van de betaalde versie van uw keuze; Zoho is ijverig in het bieden van potentiële kopers van tutorial webinars en telefoontjes. De a-la-carteprijzen van de apps kunnen snel oplopen als u besluit er veel van over te nemen, maar de meeste bieden kortingen als u jaarlijkse in plaats van maandelijkse betalingen uitvoert.

Maken, delen, exporteren

Vanuit de openingsweergave van Zoho Docs (die een chronologische lijst toont van de bestanden die u hebt geopend), kunt u op een knop klikken om een ​​nieuw tekstverwerkingsdocument, spreadsheet, presentatie of map te maken; upload bestanden of mappen van uw pc of haal ze op van uw Google Drive. Documenten worden gecontroleerd op virussen en tijdens het uploaden geconverteerd naar Zoho-formaat; keuzes voor downloadindelingen variëren van Office en OpenDocument-indeling (ODF) tot ePub en PDF.

Zoho Writer kan niet overweg met meerdere kolommen of wiskundige vergelijkingen en ziet af van enkele opmaakfeiten. Hoewel de tekstverwerker bijvoorbeeld zowel voetnoten als eindnoten biedt, kan ik geen manier vinden om hun lettertype aan te passen aan de hoofdtekst. Ook ontbreekt bij de optie voor het typen van "slimme" of gekrulde aanhalingstekens krullende apostrofs. Maar Writer maakt het gemakkelijk om alineastijlen aan te passen, tabellen te maken en tekst rond afbeeldingen te laten lopen (hoewel niet rond tekstvakken of aanhalingstekens).

Ik was helemaal klaar om Writer te verslaan vanwege zijn saaie gebruikersinterface (UI), die gewoon een rij vervolgkeuzemenu's is en een werkbalk bovenaan het scherm zonder zoomcommando om de lege schermruimte aan beide kanten te verwijderen van de paginaweergave. Maar toen zag ik een knop 'Nieuwe versie proberen' in de hoek van het scherm. Als u hierop klikt, krijgt het programma een aantrekkelijke, kennelijk bètatest-make-over. Het wordt geleverd met opties voor delen en distributie rechtsboven, wijzigingen bijhouden en zoomfuncties rechtsonder en een menupictogram linksboven dat een bedieningspaneel opent (dat doet denken aan Apple's Pages).

Zoho Sheet daarentegen houdt vast aan de pull-downs-and-toolbar UI die gebruikers van spreadsheets overal kennen. En de meeste functies zijn bekend bij gebruikers van spreadsheets - van gegevensfilters tot draaitabellen (hoewel Google's vriendelijke suggesties of tooltips voor Google Spreadsheets ontbreken). U vindt 27 2D-kaarttypen, plus een handvol 3D-kaarten, waaronder kandelaar, waterval en webgrafieken.

Zoho Show biedt nog een andere gebruikersinterface, met werkbalken met tabs. Het biedt een verscheidenheid aan kleurrijke presentatiethema's in zowel 16: 9 als de oudere 4: 3 schermverhoudingen, evenals een tiental overgangseffecten van een bakker tussen dia's en een handvol animaties voor tekstdia's met opsommingstekens. U kunt voetteksten, afbeeldingen (inclusief die gevonden in een Google-zoekopdracht voor de diatitel), vormen, YouTube-video's en Twitter-feeds invoegen. Ik had echter wat kleine frustraties bij het toevoegen van elementen aan meesterdia's en het verwijderen van animaties nadat ik van gedachten was veranderd. Bovendien miste ik de uitgebreide commentaaropties die beschikbaar zijn in Sheet en Writer.

De meeste dingen over Zoho Docs laten inderdaad zien dat het is ontworpen voor teaminspanningen, van een chatruimte op het scherm tot uitgebreide keuzes voor het delen van bestanden en het uitnodigen van collega's om aan documenten te werken. Wat de thuiskantoren betreft, zou ik van de productiviteitsplatforms waar ik tot nu toe naar heb gekeken het minst geschikt zijn voor solo-ondernemers of kleine ondernemingen met twee of drie personen. Maar het zou gewoon het ticket kunnen zijn voor telewerkers die thuis werken voor middelgrote of grote bedrijven die Zoho als hun softwareoplossing hebben gebruikt.

Net als zijn andere browsergebaseerde suite Google G Suite concurreert Zoho Docs met Office Online, maar wordt gestompt door de volledige pc- of Mac-gebaseerde Microsoft Office 2016. Het schijnt echter in combinatie met Zoho's chat, CRM, PM, en andere apps.