Video: Zo gaat het bij het theorie-examen van het CBR (November 2024)
Brooke Zimet weet uit de eerste hand hoe het is om een fout te maken bij het invullen van veiligheidsformulieren op de werkplek. Tegenwoordig is Zimet een Society for Human Resource Management (SHRM) -gecertificeerde senior professionele human resources (HR) consultant en eigenaar van TalentShip LLC in Portland, Ore. Maar in haar eerste baan als HR-assistent kreeg haar werkgever een boete omdat Zimet had is geleerd hoe de administratie van de Occupational Safety and Health Administration (OSHA) correct kan worden ingevuld wanneer werknemers ziek of gewond raken tijdens het werk. Een verrassende audit door OSHA-inspecteurs bracht haar fouten aan het licht. "Als het nog nooit eerder is gebeurd, is er zoveel dat je niet beseft dat je het moet weten, " zei Zimet.
Vanaf 2017 wordt het voor bedrijven nog belangrijker om de juiste veiligheidsdocumentatie op de werkplek te hebben. Dat is het moment waarop een nieuwe OSHA-verordening van start gaat, die vereist dat ongeveer 750.000 werkgevers jaarlijks jaarlijkse rapporten over ziekte en letsel van werknemers indienen bij het bureau, dat de gegevens op zijn website zal publiceren.
Het moet niet te moeilijk zijn voor werkgevers om hieraan te voldoen. Maar, zoals ik heb geleerd van technische leveranciers en insiders in de branche, bedrijven kunnen niet alleen vertrouwen op HR-software om het werk te doen. En fouten maken - of zelfs te grondig zijn - kan terugkomen om je te bijten.
HR Tech-leveranciers Software-updates overweeg
De nieuwe OSHA-verordening, die eerder in mei is afgerond, is van invloed op Amerikaanse bedrijven met meer dan 250 werknemers, evenals bedrijven met 20 of meer werknemers in enkele tientallen risicovolle industrieën, waaronder de bouw, supermarkten, productie en verpleeghuizen.
Volgens de nieuwe vereiste zal OSHA gegevens over de veiligheid van werknemers op haar website plaatsen, in de verwachting dat "openbaarmaking van gegevens over werkletsels werkgevers zullen aanmoedigen hun inspanningen op te voeren om werkgerelateerd letsel en ziekten te voorkomen", aldus een verklaring van het bureau. De nieuwe regel verplicht werkgevers om werknemers te informeren over hoe ze letsel kunnen melden en voorkomt dat ze wraak nemen op werknemers.
Nadat OSHA de bijgewerkte voorschriften had vrijgegeven, heb ik me aangemeld bij meer dan een half dozijn technische leveranciers, waaronder leveranciers van on-premises en cloudgebaseerd HR-beheer en tijdregistratiesoftware. Ik wilde weten of ze al dan niet updates plannen om klanten te helpen hieraan te voldoen.
Ik ontving verschillende antwoorden. ADP is bezig met het toevoegen van de mogelijkheid, volgens een woordvoerder van de payroll-verwerkingsreus. Een woordvoerder van SAP SuccessFactors Perform and Reward zegt dat de module 'Medewerker centrale tijdregistratie' van het bedrijf kan worden geconfigureerd om afwezigheden op te volgen en te compileren per type, inclusief werkgerelateerde ziekte en letsel. Gebruikers moeten de gegevens echter downloaden in een voor OSHA aanvaardbaar elektronisch formaat om ze naar het bureau te kunnen verzenden.
Andere leveranciers van HR-technologie zijn nog steeds aan het uitzoeken wat ze gaan doen. Jonathan Rejholec, Senior Product Manager bij BambooHR, wil zien of klanten het een belangrijke functie vinden voordat ze enige actie ondernemen. Ultimate Software neemt ook een afwachtende houding aan alvorens te beslissen of het zijn UltiPro HR-beheerservice al dan niet wil upgraden. Kronos onderzoekt het voor hun Kronos SaaShr-product. PlanSource, dat voornamelijk voordelenbeheersoftware biedt, praat met de technische leveranciers waarmee het samenwerkt op andere HR-functies om te bepalen hoe de situatie het beste kan worden aangepakt. Nir Leibovich, CEO van GoCo, een start-up met een freemium-gebaseerd HR-platform dat te maken heeft met Zenefits, probeert in te schatten op hoeveel van zijn klanten de regulering zou beïnvloeden. GoCo-klanten hebben doorgaans vijf tot 300 werknemers, en Leibovich zegt dat hij geen gegevens heeft kunnen vinden over hoeveel bedrijven van die omvang onder de aanduiding van de industrie met een hoog risico in OSHA vallen.
Business en techauteur en spreker Phil Simon zegt dat HR-softwaremakers de functie zullen toevoegen als ze als legitieme concurrenten willen worden gezien zoals ADP, Oracle, Workday en andere grote industriële namen. Aan de andere kant: "Ik weet zeker dat er genoeg bedrijven zijn die dit in een spreadsheet bewaren of die niet weten dat hun HR-technologie dit zou kunnen doen", zei Simon, die eerder werkte voor HR-techleverancier Lawson Software (nu onderdeel van Infor).
Gegevens opschonen, training volgen en andere manieren voorbereiden
Werkgevers zijn niet helemaal verzonken als de HR-techleverancier bij wie ze kopen zijn software niet bijwerkt om aan de nieuwe elektronische rapportageregel te voldoen. Net als SAP SuccessFactors Perform en Reward, genereren veel enterprise resource planning (ERP) en HR-software en managementsystemen al afwezigheidsrapporten. Van daaruit zullen bedrijven de extra stap moeten nemen om de relevante gegevens uit het systeem te halen en in een vorm die OSHA accepteert.
Voordat bedrijven gegevens kunnen indienen, moeten ze ervoor zorgen dat deze schoon zijn. Op dat punt komen kan moeilijker zijn dan het klinkt. Bij sommige organisaties vult een supervisor of manager op de werkvloer bij een gewonde werknemer een incidentrapport in of wacht op HR om hen te vertellen wat ze moeten doen. Hierdoor zijn formulieren soms niet correct ingevuld of onvolledig. "Vijfennegentig procent van de tijd in mijn ervaring, werkt het systeem niet goed omdat iemand geen aandacht heeft besteed aan de gegevenskwaliteit, " zei Simon.
Om ervoor te zorgen dat dit in de toekomst niet gebeurt, kunnen bedrijven personeel plaatsen dat routinematig veiligheidsformulieren op de werkplek invult door middel van relevante training. Staatsagentschappen voor veiligheid van werknemers zoals Oregon OSHA bieden online lessen aan. Dit geldt ook voor OSHA, via OSHA Training Institute Education Centres, een nationaal netwerk van non-profitorganisaties die door instanties geautoriseerde lessen aanbieden.
Zimet zegt dat organisaties ook voorzichtig moeten zijn met de hoeveelheid informatie die ze delen. Vóór de verandering, werkgevers vergisten zich aan de kant van voorzichtigheid en te veel gemeld. 'Maar als je dat nu doet, ' waarschuwde ze, 'kun je worden bestraft. Je wilt niet veel incidenten en ongevallen hebben omdat het een inspectie zal veroorzaken.'
Als kleine bedrijven grotere concurrenten hebben die aan de nieuwe regelgeving moeten voldoen, zegt Zimet dat het meer OSHA-onderzoeken in hun branche zou kunnen veroorzaken. "Dus de kleine jongens moeten ook compliant blijven", zei ze.
Zimet werkte aan personeel (of op contractbasis) voor verschillende bedrijven in de gezondheidszorg en voorschoolse educatie, twee sectoren OSHA beschouwt een hoog risico op ziekte en letsel op het werk en inspecteert daarom vaker. Ze denkt dat ze door de jaren heen minstens acht inspecties heeft ondergaan. Als de nieuwe online rapportageregel een OSHA-audit in gang zet, stelt ze voor dat bedrijven een checklist maken waarnaar recordhouders kunnen verwijzen. De checklist moet aanwijzingen bevatten naar waar gegevens worden opgeslagen en vragen die OSHA vaak stelt tijdens audits. "Dit kan zo simpel zijn als een veiligheidssectie op een bedrijfsintranet of een wiki maken", zei ze. "Zoveel bedrijven hebben deze dingen verouderd in mappen.
