Wees georganiseerd: stop met vechten tegen e-mail met meer e-mail

E-mailoverbelasting is een enorm productiviteitsprobleem op de werkplek. Ik ontmoet voortdurend mensen die klagen over e-mail en zeggen dat het hen overweldigt. Ik wou dat er een uit-schakelaar was voor alle nieuwe berichten die in hun inbox stroomden.

Veel van dezelfde mensen fixeren e-mail echter zodanig dat ze het probleem verergeren. Wat ik zie zijn mensen die e-mail proberen te bestrijden met meer e-mail, wat op zijn beurt steeds meer e-mail genereert. Omdat ze vastzitten in e-mail ellende, kunnen ze meestal niet duidelijk zien wat er gebeurt, dus ze hebben geen idee dat ze het erger maken.

Er zijn een paar manieren waarop ik heb gemerkt dat mensen zichzelf in de voet schieten terwijl ze proberen om te gaan met e-mailoverbelasting.

Gebruik uw Postvak IN niet als een takenlijst

Het eerste voorbeeld van mensen die hun e-mailproblemen verergeren, zijn takenlijsten , zoals ik ze graag noem. Takenlijsten laten e-mails achter in hun inbox wanneer het bericht een taak bevat of het geheugen van een toegewezen taak activeert. Met andere woorden, ze gebruiken de inbox als een takenlijst.

Denk na over hoe mensen meestal taken toewijzen via e-mail. Zelden wordt de taak duidelijk in de onderwerpregel vermeld. De ontvanger moet de e-mail openen en lezen om de details van de taak te kennen. Het is echter waarschijnlijker dat het bericht niet alle informatie heeft die de ontvanger nodig heeft, zoals een deadline of andere details over de taak. Een uitwisseling van berichten heen en weer verduidelijkt de taak, en het maakt een nieuw stuk e-mail telkens wanneer het gebeurt. Kortom, e-mailinboxen zijn zeer slechte takenlijsten.

Een ander probleem is dat takenlijsten voortdurend elke inkomende e-mail moeten controleren om te zien of deze een taak bevat. Als dit niet het geval is, moeten ze de e-mail onmiddellijk verwijderen. To-do lijsters eindigen onophoudelijk wieden.

Erger nog, to-do-lijsters raken eraan gewend hun inboxen te controleren voor hun dagelijkse taken, en vaak sturen ze zichzelf vaak herinneringen per e-mail over andere dingen die ze willen doen.

Als e-mail een probleem is, waarom zou u dan op deze manier meer e-mail willen maken?

In het midden hiervan kunnen to-do-lijsters echter niet zien hoe hun systeem de zaak erger maakt. Ze beweren vaak dat het gebruik van hun inbox als een takenlijst het enige is dat werkt. Maar als dezelfde persoon zich overweldigd voelt door e-mail, werkt het duidelijk niet. Er zijn een paar oplossingen en ik kom er zo op.

Stop met het verzenden van Nudgemail

Ik sprak onlangs op een bedrijfsretraite over e-mailbeheer. Om het gesprek voor te bereiden, sprak ik met enkele werknemers en hoorde dat veel van hen enorme hoeveelheden e-mail, soms 1000 berichten per dag, beheerden met Nudgemail. Ze dachten dat dit een perfect verstandige manier was om de stroom te beheren.

Nudgemail is een freemium-tool waarmee je in wezen e-mail kunt snoozen door een tijdstip in te stellen waarop het opnieuw in je inbox verschijnt als een nieuw bericht. "In wezen" is hier een heel belangrijk woord.

De meeste sluimerfuncties, zoals die in SaneBox of enkele van de beste e-mail-apps, verbergen het originele bericht uit uw inbox en laten het vervolgens verschijnen als een nieuw ongelezen e-mailbericht op het tijdstip dat u kiest. Nudgemail werkt een beetje anders. Wanneer u het gebruikt om e-mail te snoozen, blijft de originele e-mail in uw inbox en verschijnt er een nieuw bericht bovenaan uw inbox, met de volledige thread van het oorspronkelijke bericht geciteerd.

Begrijp me niet verkeerd. Nudgemail is een prima tool en in sommige omstandigheden een prima oplossing. Iedereen die de inbox ziet als een informatiestroom in plaats van een verzamelpunt voor communicatie die moet worden verwerkt, doet er goed aan deze te gebruiken. Maar wanneer werknemers me vertellen dat het grote aantal berichten in hun inbox hen niet in staat stelt hun werk te doen, en 20 procent van hun berichten herhaalde berichten in de vorm van Nudgemails zijn, is dat een probleem.

Veel takenlijsten kunnen ontkennen over het feit dat hun systeem kapot is, sommige Nudgemail-gebruikers maken er een kruk van. Ze zitten zo vast in hun huidige gewoonten dat ze zich geen betere oplossing kunnen voorstellen.

Antwoord niet zo snel

Heel vaak is het beantwoorden van een e-mail een manier om het bericht van iemand anders te bevestigen zonder het gesprek daadwerkelijk vooruit te laten gaan. Stel je een e-mail van een collega voor om je mening te vragen over een presentatie. Je hebt de presentatie nog niet bekeken. Afhankelijk van uw werkplek is het wellicht acceptabeler om snel te antwoorden met: "Ik weet het niet. Ik heb nog niet gekeken", dan twee uur wachten tot u hebt gekeken en een mening hebt gevormd. Als u snel wilt antwoorden, genereert u zelfs een e-mail als het bericht niet inhoudelijk is. Als de bedrijfscultuur je in de richting van dat gedrag duwt, kun je maar beter geloven dat andere mensen het jou ook aandoen.

Een persoon die traag reageert op e-mail kan worden gezien als lui of geen teamspeler zijn, zelfs als wachten op een e-mail een veel logischer en productievere manier is om dit te doen. Maar het is volledig achterlijk en je moet er vanaf breken als je je via e-mail overspoeld voelt.

Wat er uiteindelijk gebeurt, is dat mensen berichten beantwoorden alleen maar om het geld te verdienen. Laten we zeggen dat Raj Sarah's mening over iets vraagt ​​en zij antwoordt: "Niet zeker. Wat denk je?" Nu is de bal terug in het hof van Raj en staat het aan hem om te antwoorden, al was het maar zodat Sarah een nieuw ongelezen bericht in haar inbox heeft dat haar eraan herinnert deze keer daadwerkelijk te antwoorden.

Een ander voorbeeld dat gebruikelijk is voor mensen op ondersteunende afdelingen, zoals IT, is dat ze een generiek e-mailadres instellen voor werknemers om help-tickets in te dienen, zoals wanneer een werknemer bang wordt dat haar computer kapot is, en ze moet krijg snel hulp, ze vergeet misschien de generieke e-mail en in plaats daarvan e-mail de persoon die ze kent in IT. Moet die IT-persoon het probleem oplossen? E-mail negeren? Antwoord en de medewerker vertellen dat ze het juiste IT-help-adres moet gebruiken? CC haar baas? Wat is het juiste om te doen?

Vaak genereert de reactie, gevoed door paniek en frustratie, gewoon meer e-mail (en creëert spanning). Nogmaals, het is een voorbeeld van een bedrijfscultuur die verwachtingen schept van een snelle reactie die het kernprobleem is. Maar je kunt dit patroon doorbreken zonder de vrede te verstoren en daardoor minder e-mails genereren.

Oplossingen voor overmatige e-mail

Hoe stoppen we met het genereren van overmatige e-mails? Sommige oplossingen zijn eenvoudig en snel, en een individu kan ze doen zonder de steun van het bedrijf.

In het vorige voorbeeld kan de IT-medewerker waarschijnlijk het probleem in de kiem smoren door een persoonlijk gesprek (of telefoongesprek met een externe medewerker) te voeren in plaats van per e-mail te antwoorden. Als de IT-persoon per e-mail antwoordt, zal de medewerker die het nodig heeft het waarschijnlijk toch niet zo goed lezen. Vergeet niet dat ze al gestrest is over haar computerprobleem. Het klinkt misschien erg low-tech, maar confronteert de collega face-to-face, kalm en professioneel, zal haar helpen het juiste protocol te onthouden voor het indienen van help-tickets in de toekomst, vooral als de IT-persoon uitlegt welke andere taken prioriteit hadden bij de moment. Persoonlijk uitleggen gaat een lange weg.

Een andere manier om te stoppen met het genereren van buitensporige e-mail voor jezelf, is door goede e-mailassistenthulpmiddelen te vinden die je helpen e-mail in je inbox te verminderen in plaats van deze te verspreiden, zoals Nudgemail. SaneBox (ongeveer $ 7 per maand) is de oplossing die ik aanbevelen. Mailbird is een e-mailclient-app met een sluimeroptie en andere functies die mogelijk ook helpen.

Gebruik uw inbox niet langer als uw takenlijst, zowel voor persoonlijke taken als voor werkgerelateerde taken. Er zijn nu zoveel geweldige tools die veel beter zijn in het toewijzen van taken, het volgen ervan, het bijwerken van de details daarover, enzovoort, die niet afhankelijk zijn van e-mail. Ik hou van Todoist, hoewel Wunderlist ook een geweldige app is.

Als u uw werkteam of afdeling kunt overtuigen om een ​​betere tool voor taakopdrachten te kiezen, bent u echt veel beter in vorm. Naast full-force projectmanagement-apps zijn er andere samenwerkingsapps die licht van gewicht zijn, gemakkelijk te gebruiken, sneller in te stellen, en ze kunnen een betere oplossing zijn voor de uitdagingen van uw team.

Zie voor meer informatie over mijn andere tips voor het verminderen van e-mailoverbelasting op kantoor.