Organiseer: hoe samenwerkingssoftware te gebruiken om workflows in kaart te brengen

Op de allereerste dag van mijn allereerste echte baan, nam de oudste hoofdredacteur van het tijdschrift-uitgeverij die me inhuurde me mee naar een enorm stroomdiagram vastgemaakt aan een muur. "Zo gaat een artikel van geschreven naar gepubliceerd, " zei ze. Ze leidde me door het hele proces en benadrukte de delen waar mijn team en ik bij betrokken waren. Dit was 2001, voordat samenwerkingssoftware gratis beschikbaar was, maar de lessen die ik die dag leerde, zijn zelfs van toepassing in dit tijdperk van Asana en Slack.

Elk tijdschriftartikel ging in een oversized poly-envelop met een stuk papier dat aan de voorkant was geplakt. Het papier had een kleurcode voor het tijdschrift waarin het artikel zou verschijnen. We noemden dit een werkjas. Elke keer dat het artikel naar een andere afdeling ging, of het nu ging om de kopij-editors voor proefdrukken of naar de toetsenbordafdeling voor wijzigingen, werd de geschiedenis van de reis vastgelegd op het werkomslag. Wanneer een medewerker ermee klaar was, zou ze het aan een nieuwe afdeling toewijzen door een regel op het trackblad te schrijven. Iedereen die een werkjack zag, kende precies alle fasen die het artikel had doorlopen en waar het vervolgens naartoe moest.

Terugkijkend waren deze jobjackets een voorloper van en fysieke manifestatie van hedendaagse workflowsoftware, zoals Asana. De workflow-grafiek die aan de muur was vastgemaakt, was een uitstekende oriëntatie voor mij als nieuwe medewerker en voor iedereen die aan boord was. Het gaf me een glashelder beeld van wat de organisatie deed en hoe.

In de wereld van vandaag, waar we aandringen op papierloze omgevingen en grotendeels zijn overgestapt op elektronische bestanden en mappen, is het gemakkelijker om dit soort workflowdocumenten te maken en up-to-date te houden. Maar voor alle bedrijven en zelfs teamwerkprojecten op hobbyniveau, is het super belangrijk om uw workflow te documenteren.

Waarom documentworkflow?

Waarom zou u uw workflow documenteren? Er zijn een paar absoluut kritische redenen, waaronder de volgende:

• Het helpt bedrijfseigenaren en -beheerders om goed na te denken en te begrijpen wat er gebeurt in elke fase van het bedrijfsproces, en waarom;
• Hiermee kunnen onnodige stappen worden geïdentificeerd en uit processen worden verwijderd;
• Het herinnert werknemers of teamleden die mogelijk ver verwijderd zijn van bepaalde fasen van het bedrijf aan waarom ze bestaan ​​en welke waarde ze bieden;
• Het is essentieel voor teamleden aan boord;
• Het is een van de beste manieren om potentiële collega's, klanten en investeerders uit te leggen hoe een bedrijf werkt; en
• Hiermee kan een team effectiever samenwerkingstools gaan gebruiken.

Tot dat laatste punt heb ik Asana al genoemd. Asana is een tool voor workflowbeheer, een soort takenlijst met steroïden. Het lijkt erg op het job-jas-systeem dat ik in mijn eerste publicatiewerk gebruikte. Met Asana kunt u taken volgen die moeten worden uitgevoerd en deze door een proces leiden. Elke taak heeft een geschiedenis van alle stappen of subtaken die hij heeft doorlopen. Wanneer een persoon klaar is met de subtask die bij de hand is, wijst hij of zij deze toe aan de volgende stap en stuurt deze naar een persoon of afdeling die hem vervolgens ophaalt.

Ik heb eerder de analogie gemaakt dat Asana als een spel kaarten is, terwijl projectbeheersoftware als een bordspel is. Wanneer je een bordspel opent, heb je misschien zoiets als een bord, een verscheidenheid aan speelstukken en een duidelijk regelboek voor het spelen van het spel. Iedereen die speelt, stemt in met die vooraf bepaalde regels. Je zou kunnen afwijken van de regels, maar het spel is ontworpen voor maximaal plezier als je je aan die regels houdt, dus jij doet het.

Wanneer u kaarten speelt, moet iedereen die speelt echter overeenkomen welk spel wordt gespeeld en welke regels u zult volgen. Je zou harten kunnen spelen of je zou kunnen spuwen. Sommige kaartspellen zijn bekend met gevestigde regels, zoals Texas Hold'em. Dan zijn er andere spellen met variaties, zoals rummy (gin rummy, straight rummy, 500 rummy, enzovoort) en je moet de regels doornemen met iedereen aan de tafel om ervoor te zorgen dat je het allemaal eens bent over hoe te spelen. Er is ook de mogelijkheid om je eigen kaartspel uit te vinden, met unieke regels die je moet leren aan iedereen die klaar is om te spelen.

Asana (en vele andere samenwerkingshulpmiddelen; ik zal zo meteen meer voorbeelden geven), zoals ik al zei, is als een pak kaarten. Dus om Asana te laten werken, moet iedereen weten hoe het spel wordt gespeeld, wat de regels zijn, wat het doel is en hoe het spel eindigt.

Hoe zit het met Kanban?

Kanban-borden zijn een ander voorbeeld van samenwerkingstools die meer op een stapel kaarten lijken. Trello is een voorbeeld van een online kanban-tool. Teams voor softwareontwikkeling en -programmering gebruiken vaak kanban op een zeer gespecificeerde, vooraf bepaalde manier (zoals het spelen van Texas Hold'em), terwijl degenen die kanban voor persoonlijk gebruik gebruiken, alle regels kunnen maken die ze willen.

Als u een gedocumenteerde workflow hebt, kunt u die workflow eenvoudig toewijzen aan Asana. Het is veel eenvoudiger om Asana te gebruiken wanneer u al een gedocumenteerde workflow hebt, omdat dit betekent dat u al het hele bedrijfs- of teamproces van boven naar beneden hebt doordacht. Het gebruik van Asana kost wat vallen en opstaan, hoe dan ook, maar het zal veel slordiger en frustrerender zijn als je het doet zonder je workflows ooit eerder te hebben gedocumenteerd.

Werkstromen in kaart brengen

Met workflowsoftware wordt er meestal iets voltooid, zelfs als het hele proces aan de gang is. Wat kan worden voltooid, zijn meestal uw taken of subtaken.

Het idee van voltooiing is heel anders in software voor projectbeheer. Een project is per definitie iets dat op een datum is voltooid en opgeleverd. Maar niet alle soorten werk zijn projecten. Bij de tijdschriftuitgeverij waar ik werkte, zou een artikel compleet zijn wanneer het werd gedrukt. Evenzo had elke uitgave van een tijdschrift een einddatum toen het werd afgeleverd. Maar het bewerken van kopieën was nooit voltooid. Het was doorlopend werk. Het moest nog worden gevolgd. Het had concrete taakopdrachten - kopieerbewerking dit artikel - maar kopieerbewerking zelf had geen einddatum of leverbaar.

Het proces van het in kaart brengen van een workflow omvat ook het identificeren van precies welke processen of procedures expliciet moeten worden toegewezen en bijgehouden. Deze precisie en detail zijn erg belangrijk.

Denk aan een recept om te koken. Recepten vermelden niet elke stap, omdat veel ervan geïmpliceerd of begrepen zijn. Recepten vertellen je niet om eieren te kraken, hun inhoud leeg te maken en de schelpen weg te gooien omdat "eieren toevoegen" dat al betekent en het onnodig omslachtig wordt om al die stappen op te sommen. Evenzo kan in een werkomgeving worden begrepen dat "artikel bewerken" betekent "controleer de kop, controleer de naamregel, kopieer het stuk en laat vragen over aan de auteur".

In sommige situaties moet u echter mogelijk in meer of mindere mate expliciet zijn. Ik werkte ooit in krantenuitgaven waar het controleren van koppen, fotobijschriften, de datum onderaan de pagina, en het paginanummer afzonderlijke stappen hadden moeten zijn van kopiëren omdat ze vaak over het hoofd werden gezien.

Met andere woorden, je moet uitzoeken welk detailniveau nodig is. Te veel stappen en mensen die de software gebruiken, gaan de procedure negeren. Te weinig en er kunnen kritieke fouten optreden. Het zal waarschijnlijk wat vallen en opstaan ​​kosten om het precies goed te krijgen, maar je moet een aantal beslissingen nemen voordat je begint.

Mindsets in kaart brengen

Wanneer u workflows in kaart brengt, besteedt u ook tijd aan het uitzoeken hoe uw organisatie collectief denkt. Hoe denkt uw organisatie over projecten, mensen of interessante onderwerpen? Het is relevant in Asana, evenals in andere samenwerkingstools.

Slack is een goed voorbeeld. Slack is een berichtenplatform dat de nadruk legt op pull in plaats van pushmeldingen, dus het gaat allemaal om aanmelden voor de berichten die u wilt ontvangen. Om goede filters voor die meldingen te maken, moet je gedeeltelijk op Kanalen vertrouwen. Kanalen zijn als groepen, en om kanalen effectief te maken, moet je weten hoe je team over alles denkt . Denk je in afdelingen of projecten? Denk je in termen van onderwerpen of klanten? Als u een onroerendgoedbedrijf runt, denkt u misschien in buurten of drempels voor onroerend goed of agenten. Je moet de mindset van je team achterhalen voordat je kanalen maakt, zodat ze daadwerkelijk effectief zijn in het faciliteren van teamwerk.

Samenwerkingstools bevatten vaak meer manieren om informatie te organiseren, zoals het gebruik van kleurcodering, tagging en soms zelfs kleurgecodeerde tagging. Weet je nog die kleurgecodeerde jobjackets die ik eerder heb beschreven? Dezelfde deal. Bij correct gebruik is kleurcodering een visuele betekenisgever die onmiddellijk informatie duidelijk overdraagt. Om die reden verhoogt kleurcodering de productiviteit. Ik raad ten zeerste aan om kleurcodering te gebruiken in een samenwerkingstool, zolang je er eerst voor zorgt dat je de mindset van het team begrijpt over waarom iets in de eerste plaats met een kleur moet worden gecodeerd. Welke informatie moet onmiddellijk en zonder woorden worden overgebracht? Je moet de mindset van je team begrijpen om die vraag te kunnen beantwoorden.

Inclusief cultuur

Het is belangrijk om workflows te documenteren voordat u ze aan een samenwerkingshulpprogramma toewijst, en het is net zo belangrijk om de mindset te begrijpen en in kaart te brengen. Het laatste stuk is cultuur.

Samenwerkingstools weerspiegelen de bedrijfscultuur en vice versa. Het is echt belangrijk om algemene regels van betrokkenheid vast te stellen met betrekking tot professionaliteit, niveau van formaliteit, en waar het wel en niet gepast is om van onderwerp af te gaan.

Vanuit het oogpunt van een medewerker of teamlid worden samenwerkingshulpmiddelen vaak gebruikt als een plek om stoom af te blazen. Mijn ervaring is dat mensen hun grieven zullen uiten, ongeacht of de samenwerkingstools hen daarvoor een speciale ruimte geven. Sommige organisaties waarderen open debat en zelfs verhitte discussies over werk, terwijl anderen het als afleidend en potentieel gevaarlijk beschouwen.

Samenwerkingstools alleen kunnen niet dicteren of mensen op de juiste plaatsen ventileren en van mening verschillen. Het moet uit de bedrijfscultuur komen. Mensen in leidinggevende posities moeten duidelijk maken of ze willen dat teamleden klachten en argumenten aan de orde stellen in de context van het werk of daarbuiten. Wie moet weten wanneer er een probleem is? Willen teamleden anonimiteit voordat ze een bezorgdheid of klacht uiten? Wordt er geklaagd voor catharsis of om mogelijke problemen met het werk en de workflows aan het licht te brengen? Als het toch gaat gebeuren (en dat is het ook), is het beter om er rekening mee te houden en er beslissingen over te nemen in plaats van te doen alsof het niet gebeurt.

Aanvullende bronnen

Een andere bron die het toewijzen van workflows eenvoudiger maakt, is mindmapping-software; bekijk deze tips over hoe een mindmap uw projectmanagement kan vereenvoudigen. Als u in de begindagen bent van het gebruik van projectbeheersoftware, zouden deze vier tips om te beginnen moeten helpen. En voor een diepere blik op Asana, helpt het om enkele tips te lezen voor het gebruik van Asana.