Organiseer: hoe u betere pauzes kunt nemen om uw productiviteit te verhogen

Je zult nooit de beste zijn die je kunt zijn als je ernaar streeft om altijd 100 procent productief te zijn. Het is onmogelijk voor elke werknemer om non-stop te werken zonder een prijs te betalen, of het nu een afname van kwaliteit, output of veiligheid is. We moeten allemaal pauzes nemen.

Over het algemeen zijn kenniswerkers (inclusief ikzelf) verantwoordelijk voor hun eigen pauzeschema's. Het is aan ons om te bepalen wanneer we een pauze van 2 minuten nemen om op Facebook te surfen, of hoe langzaam we door de gang wandelen om een ​​glas water te halen.

Mensen nemen vaak pauzes op basis van intuïtie, zonder rekening te houden met hoelang ze moeten herstellen of wanneer ze hun volgende pauze zullen nemen. En niet iedereen heeft een goede intuïtie. Het is gemakkelijk om tijdens een pauze door een konijnenhol op internet te worden geleid. Het is ook gemakkelijk om een ​​taak te stoppen in de hoop een pauze te nemen om vervolgens verstrikt te raken in het controleren van e-mail, en dat is geen pauze.

The Theory of Breaks

Om nuttige pauzes te nemen waarmee we eigenlijk productiever kunnen zijn, helpt het om de theorie van waarom en hoe ze werken te begrijpen.

Bij het beschrijven van burn-out op de werkplek, wat we proberen te vermijden wanneer we pauzes nemen, wenden de meeste onderzoekers zich tot iets dat het model van behoud van hulpbronnen wordt genoemd. De theorie, ontwikkeld door Stevan E. Hobfoll eind jaren tachtig, legt uit hoe mensen omgaan met stress. Kort gezegd staat er dat we allemaal interne middelen hebben om met stress om te gaan en dat we onze middelen een tijdje kunnen gebruiken, maar op een gegeven moment moeten we de middelen die we verloren hebben opnieuw opbouwen.

Toen Hobfoll met deze theorie kwam, begonnen experts te begrijpen dat stress constant en alomtegenwoordig is, in plaats van alleen door afzonderlijke gebeurtenissen te worden veroorzaakt. Met andere woorden, we ervaren stress gewoon door te werken. Er hoeft geen traumatische gebeurtenis op het werk te zijn die stress veroorzaakt. Stress is er altijd en we gebruiken altijd onze middelen om ermee om te gaan. Wanneer onze middelen bijna op zijn en onze resterende middelen worden bedreigd, is dat burn-out.

Andere onderzoekers hebben verder vraagtekens gezet bij de voorwaarden die nodig zijn om middelen die we verliezen opnieuw op te bouwen terwijl we omgaan met stress. Twee onderzoekers die de effecten van vakanties bestudeerden, concludeerden bijvoorbeeld dat positieve werkreflectie, beheersing (dwz werken aan een vaardigheid) en ontspanning helpen bij het opnieuw opbouwen van middelen. Socialiseren in het weekend lijkt ook te helpen, net als het omgaan met werkgerelateerde problemen als je verondersteld wordt te werken.

Wat we kunnen wegnemen, is dat we ons van werkstress moeten ontdoen

1. niet werken en
2. iets leuks doen.

Het klinkt misschien als gezond verstand, maar als je ooit een pauze hebt genomen van een werktaak door e-mail te controleren (wat nog steeds werkt en nauwelijks plezierig is), heb je toch niet echt een pauze genomen?

Wat voor soort pauzes zijn het beste?

Afgezien van weekends en feestdagen, welke soorten pauzes op het werk zijn effectief? Dat wil zeggen, wat moeten we doen om verder verlies van middelen te stoppen of zelfs een beetje back-up te bouwen?

Onderzoek naar pauzes op het werk, inclusief de pauzes die op internet zijn doorgebracht, en wat hen effectief maakt, suggereert pauzes

• Kortom,
• intermitterend, en
• plezierig.

Zoals eerder vermeld, moet de pauze ook een pauze zijn van werk en werkgerelateerde dingen. E-mail is geen pauze, en het blijkt ook niet dat ze klagen over het werken met collega's, hoezeer het ook mag zijn.

Getallen op de lengte en frequentie van pauzes zetten is lastig. Sommige studies hebben het geprobeerd voor kenniswerkers, maar er is geen aantal dat in meerdere studies is overeengekomen. Een populair en vaak opnieuw geblogd bericht van 2014 op The Muse zegt dat het ideale pauzeschema is om 57 minuten te werken, gevolgd door een pauze van 17 minuten, maar daar zou ik niet te veel op vertrouwen. Die cijfers, die afkomstig zijn van een softwarebedrijf voor computerbewaking, bevatten geen rijke details over de onderwerpen, hun werk, de onbewerkte gegevens of hoe deze werden geanalyseerd.

Een betere studie wees uit dat de optimale hoeveelheid tijd voor pauzes ongeveer 12 procent van de werkdag is, en nogmaals, korte intermitterende pauzes bleken beter te zijn dan een of twee lange pauzes. Als we 12 procent nemen en het toepassen op een werkdag van 8 uur, krijgen we ongeveer 58 minuten pauze. Als voorbeeld zouden vijf pauzes van elk ongeveer 12 minuten voldoende zijn.

Hulpmiddelen die u helpen slimmere pauzes te nemen

Het nemen van effectieve pauzes is veel meer dan weten waarom ze nuttig zijn, hoe ze moeten zijn en hoe vaak ze moeten worden ingenomen. Er is ook een kwestie van vasthouden aan de pauzes die je besluit te nemen en weer aan het werk gaan als ze voorbij zijn.

Een app die ik van tijd tot tijd gebruik wanneer ik meer geregimenteerd moet zijn met mijn werk / pauze-patroon is Strict Workflow. Deze plug-in voor Chrome zet losjes (maar zonder handelsmerkschending) de Pomodoro-techniek op uw computer in.

Pomodoro-techniek is een werkwijze die tijd scheidt in werkfasen en breekfasen. Dus je werkt voor x minuten en pauze voor y minuten, en herhaal. De naam komt van het gebruik van kookwekkers, die vaak in de vorm van tomaten waren, om elke fase te timen. De Chrome-extensie is niets meer dan een timer die van kleur verandert en een alarm laat horen wanneer een van beide fasen is afgelopen. Een bijkomend voordeel van het gebruik van een plug-in in plaats van een kookwekker is dat je, terwijl je in de werkfase bent, Strict Workflow kunt instellen om je te blokkeren voor toegang tot bepaalde URL's die je kunnen afleiden van het werk, zoals Facebook en Twitter.

Er zijn andere break-apps die op uw besturingssysteem worden uitgevoerd in plaats van in de browser, zoals Time Out voor Mac. Break-apps timen niet alleen u en sluiten u uit van websites die voorkomen dat u tijdens een werkfase werkt. Ze vergrendelen je ook tijdens de pauzefase van je hele computer en dwingen je om te stoppen met werken. Uw scherm wordt alleen ontgrendeld nadat de pauzetijd die u hebt ingesteld, is verstreken.

Break-apps worden vaak gebruikt door mensen die repetitieve stressletsels en computer-gerelateerde oogvermoeidheid proberen te voorkomen, omdat ze alles behalve verplicht stellen dat u uw werkstation tijdens elke pauze verlaat. Als je het leuk vindt om tijdens je vakantie op internet te surfen, gebruik dan een plug-in. Of stel zelf een regel dat je alleen op internet gaat surfen op een mobiel apparaat.

Nog een manier om ervoor te zorgen dat je pauzes aan je dag toevoegt, is door op te staan ​​en je bureau te verlaten telkens wanneer het inactieve alarm trilt op je fitnesstracker. Veel fitness-trackers hebben nu deze functie. Als de tracker u gedurende een tijdspanne van 8 uur tot 18 uur vasthoudt als u merkt dat u langer dan zoveel minuten stilzit, trilt hij en knippert soms ook een bericht op het display. De standaard voor de meeste trackers is 60 minuten inactiviteit, maar vaak kunt u deze aanpassen. Stel het misschien 55 minuten in om uzelf een paar extra minuten te geven om uw gedachten af ​​te sluiten voordat u opstaat en een goede pauze neemt.