Inhoudsopgave:
Video: Hoe schrijf ik een goede zakelijke e-mail? Kijk & maak een mail, zo leer je heel veel! (Examentip) (November 2024)
Kom ter zake en houd het kort. Dat is hoe ik wil dat mensen schrijven wanneer ze me e-mailen. Helaas is dat niet het advies dat Crystal zou geven. Crystal is een service die u adviseert over het schrijven van e-mail die tegemoetkomt aan de persoonlijkheid van uw ontvanger. De service bood aanvankelijk slecht advies over schrijven aan mij en sommige veronderstellingen zijn twijfelachtig, maar het kan nog steeds echte hulp bieden voor diegenen die moeite hebben met het schrijven van e-mail.
Crystal zoekt op internet, inclusief Twitter, LinkedIn en Facebook, en analyseert de taal die mensen gebruiken om persoonlijkheidsprofielen te maken. Wanneer u iemand een e-mail moet sturen en advies wilt over de communicatiestijl waar deze het meest voor openstaat, kan Crystal u specifiek advies geven dat bedoeld is om u te helpen bij het afstemmen van wat u schrijft op de persoonlijkheid van de ontvanger.
Aan de andere kant worstelen zoveel mensen met schrijven dat elk beetje goed advies de moeite waard is. Ik was benieuwd of Crystal echt goed zou kunnen doen.
Zijn we wie we denken dat we zijn?
Ik heb de analyse van Crystal van een paar vrienden opgezocht en hun de resultaten gestuurd. Een vriendin zei dat haar analyse zeer nauwkeurig was. Het hield haar vast als iemand die een vriendelijke toon verkiest en niet van een onmiddellijke oproep tot actie houdt. "Ik krijg echte ontmoetingsangst en waardeer het om tot een wederzijdse overeenkomst te komen in plaats van onder druk te worden gezet om op donderdag om 14.00 uur op deze plaats te praten of anders! "
Het vertelde me ook dat een van mijn meest vervuilde vrienden "relatiegericht, expressief en open was en liever een voorspelbaar plan heeft dan onmiddellijke actie." Hij zei dat het 'niet meer verkeerd kon zijn', zichzelf 'solitair, solipsistisch, angstig en op de een of andere manier wispelturig' noemde.
De taal die we online gebruiken en de persoonlijkheid die we online uitdrukken, is niet noodzakelijk een weerspiegeling van onze ware persoonlijkheid in het echte leven. Online persona's kunnen worden beheerd door andere mensen, of ze kunnen worden ontworpen om te passen bij een bepaalde afbeelding.
Mensen hebben ook niet altijd een duidelijk beeld van zichzelf. Hoe we reageren op verschillende tonen en taal en hoe we denken dat we reageren, is niet noodzakelijk hetzelfde. Plus, een persoonlijkheidsanalyse zit vol met identificatiegegevens, en het is vreselijk om ze te lezen en bang te zijn dat die woorden op ons van toepassing zijn als we willen dat ze dat niet deden. Het zou verklaren waarom ik de eerste analyse van Crystal van mij verwierp.
Crystal dacht dat ik "mensgericht was: ondersteunend en van nature empathisch met de neiging om in lange, diepe gesprekken te duiken in plaats van directe, efficiënte." Een van mijn lopende grappen over mijn persoonlijkheid - en het is gebaseerd op een waargebeurd verhaal - is dat een papegaai ooit mijn fortuin las en me vertelde dat ik niet oordelend was en iedereen accepteerde; mijn antwoord was: "Die papegaai is een idioot."
Ik zal iemand graag een lange, diepgaande brief e-mailen, maar alleen als de context en mijn passie voor het onderwerp dit rechtvaardigen. Waarschijnlijker zal ik een e-mail weggooien zonder deze ooit te openen, zoals ik dagelijks meer dan 60 procent van de nieuwe berichten doe. Geen antwoord betekent nee. Als dat niet 'efficiënt' is, weet ik niet wat het is.
Nadat ik een account bij Crystal had aangemaakt, kreeg ik de gelegenheid om enkele vragen over mezelf te beantwoorden om een nieuwe analyse te krijgen die mensen anders zou informeren over hoe ze met mij konden communiceren. De resultaten waren compleet anders.
Het blijkt dat ik "stoutmoedig, pragmatisch, sceptisch, extreem doelgericht en het meest comfortabel met controle ben." Verdomme, ik ben het!
Wanneer een suggestie beter is dan geen
Genoeg over mij. Laat me enkele van de suggesties delen die Crystal heeft gegeven over de taal die ik moet gebruiken om mijn solipsistische vriend te e-mailen.
Sommige suggesties klonken als dingen die ik eigenlijk zou kunnen schrijven ("Hoe zou u denken over…?") Terwijl anderen zo ver verwijderd waren van mijn natuurlijke toon, het kan mijn vriend doen denken dat iemand mijn e-mail heeft gehackt ("Gewoon hardop denken…").
Ik ben echter kieskeurig in mijn woordkeuze, en niet iedereen is dat. Voor mensen die moeite hebben om te schrijven, kan een suggestie voor het starten van een delicate zakelijke e-mail een enorme hulp zijn. Maakt het echt uit of de taal de ontvanger aanspreekt? Het hebben van sjablonen die suggesties tonen voor welke woorden u moet gebruiken, lijkt om andere redenen waardevol.
Crystal is geen vreselijk hulpmiddel, maar het is waarschijnlijk nuttiger als een prompt dan een adviseur. Met andere woorden, de sjablonen kunnen een schrijver helpen het syndroom van lege pagina's te voorkomen door een uitgangspunt te suggereren, maar ik zou zijn advies over de toon niet te serieus nemen.
De service houdt ook geen rekening met het feit dat mensen een serieuze haat-liefde relatie hebben met e-mail, meestal zwaar scheef aan de haatkant. Over het algemeen is het het beste om kort te schrijven en te zeggen wat je bedoelt. Ga ter zake in de eerste zin. Wees duidelijk. En als je je zorgen maakt over iemand die je toon verkeerd leest, zorg er dan voor dat je sluit met een vrolijk teken en een uitroepteken.
Aanvullende bronnen
Zie deze gerelateerde artikelen voor meer tips over het beheren van uw e-mail:
- De beste mobiele e-mailclient-apps
- Zweep je inbox in vorm met deze apps
- Stop met vechten met meer e-mail
- Interview: SaneBox's Dmitri Leonov over e-mailbeheer
- 4 manieren om e-mailoverbelasting op kantoor te bestrijden
