Organiseer: hoe u uw belastingdocumenten kunt scannen, opslaan en vernietigen

Het organiseren van uw belastingdocumenten is een continu proces. Eerst moet u iets doen met elk document wanneer u het ontvangt, of het nu een ontvangstbewijs is voor een zakelijke uitgave of een W-2-formulier van een werkgever. Je zou het kunnen scannen. U kunt het in een map opslaan. Wat u er ook mee doet, u moet er opnieuw naar verwijzen als u belasting betaalt, dus u moet het kunnen vinden. Mogelijk moet u op een bepaald moment ook sommige van deze documenten aan iemand anders overhandigen, misschien een accountant, maar op zijn minst tegen de belastingtermijn aan de belastingdienst. Uiteindelijk wil je je documenten op de juiste manier weggooien om je privacy te beschermen.

Als u het hele proces afbreekt om te anticiperen op hoe u later belastingdocumenten zult gebruiken en ernaar verwijzen, kunt u een methode bedenken om bestanden te scannen, op te slaan en uiteindelijk te vernietigen, zodat u niet onbedoeld maak onderweg meer werk voor jezelf.

Welke belastingdocumenten moet u opslaan?

Bewaar alles wat van werkgevers naar u is verzonden, evenals alle documenten die te maken hebben met onroerend goed, bankrekeningen, donaties of investeringen. Met andere woorden, bewaar documenten die door anderen zijn gegenereerd en aan u zijn verstrekt voor belastingdoeleinden aan het einde van het jaar.

Wat betreft de door u gegenereerde documenten, de tips op de IRS-website vermelden dat records "rekeningen, creditcard en andere ontvangsten, facturen, kilometerregistraties, geannuleerde, afgebeelde of vervangende cheques, betalingsbewijzen en andere records ter ondersteuning van aftrekkingen of credits omvatten" u claimt bij uw terugkeer."

Belastingdocumenten scannen

U neemt waarschijnlijk al uw belastingdocumenten mee en stopt ze in een doos, lade of map. Dat is prima, zolang je ze later snel kunt vinden wanneer je ze nodig hebt.

Een snellere en gemakkelijkere manier om ervoor te zorgen dat u documenten later kunt vinden, is ze te digitaliseren door ze te scannen. Het scannen van uw documenten geeft u ook het voordeel van het maken van een back-up, zodat als er iets gebeurt met de fysieke kopieën (brand, overstroming, vier jaar oud), u een reserve set hebt.

U kunt een grote desktopscanner of multifunctionele printer gebruiken met een scanner, wat handig is als u grote stapels pagina's moet scannen. Als u slechts een handvol losse documenten heeft, kunt u beter een mobiele scan-app gebruiken.

Veel mobiele scan-apps zijn gratis. Ze veranderen uw telefoon in een scanner. Ze vinden de randen van de documenten automatisch en converteren afbeeldingen naar PDF's. Als je er nog nooit een hebt gebruikt, raad ik je absoluut aan om er een te proberen. Ze zijn supergemakkelijk te gebruiken.

Belastingdocumenten opslaan en benoemen

Nadat u uw documenten hebt gescand, is het nuttig om uzelf later te helpen de bestanden op een intelligente manier te benoemen en ze in een map te plaatsen met een zeer duidelijke naam, zoals "BELASTINGDOCUMENTEN 2016".

Gebruik zowel het belastingaangiftejaar als de woorden "belasting" en "belastingen" in uw computermap en in de namen van uw bestanden. Op die manier kunt u, wanneer u de bestanden later nodig hebt, ernaar zoeken, zelfs als u niet meer weet waar u ze precies hebt geplaatst.

Neem voor de bestandsnamen ook de naam van het formulier op, zoals 1099-INT of W-2, en neem andere specifieke details op die aangeven aan u of iemand anders die uw documenten afhandelt precies wat het bestand bevat. Een goede bestandsnaam voor een 2016 1099-INT van Duffy Bank is bijvoorbeeld: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Belastingpapieren versnipperen

Het doet geen pijn om digitale kopieën van uw belastingdocumenten voor onbepaalde tijd op te slaan, maar u kunt natuurlijk veilig papieren exemplaren na een paar jaar weggooien. Zoals gezegd, heeft de IRS richtlijnen voor welke documenten voor welke tijd moeten worden bewaard. Als u liever voorzichtig bent, is zeven jaar het nummer om te onthouden, want dat is de langste periode die de overheid nodig heeft.

Omdat je dit jaar voor 2016 gaat indienen, kun je veilig alles van 2009 of eerder vernietigen. Als u een klein bedrijf runt of veel gevoelige documenten hebt, is het bezitten van uw eigen shredder de beste keuze. Ze zijn niet zo duur, met de beste shredders getest op PCMag, variërend van $ 159 tot $ 329. De Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder is de goedkoopste van de best beoordeelde modellen.

E-bestand uw belastingen

Nu u begrijpt hoe u met uw belastingdocumenten moet omgaan, is het tijd om uw belasting daadwerkelijk te gaan betalen - en hoe eerder, hoe beter. Hoewel je technisch gezien tot 18 april de tijd hebt om ze te doen, is het goed voor je gemoedsrust om je belastingen sneller te doen. Als u een terugbetaling krijgt, krijgt u deze sneller - en wie wil dat niet? Als je moet betalen, nou, dan heb je meer tijd om erachter te komen hoe je daarmee om moet gaan.

Bovendien, als je een document mist of een van hen blijkt onnauwkeurig te zijn, is het veel beter om er nu achter te komen dan tegen middernacht op de laatste dag. Je kunt natuurlijk altijd een verlenging krijgen, maar niemand wil op het laatste moment met dat soort stress te maken hebben als ze het kunnen vermijden. Bedenk ook dat als u contact moet opnemen met de ondersteuning van de door u gekozen belastingdienst, uw kansen om iemand te kunnen bereiken nu veel beter zijn dan wanneer u op het laatste moment uw belastingaangifte e-mailt.

We hebben twee favoriete belastingvoorbereidingsservices voor uw 2016 belastingen (die u in 2017 moet indienen). TurboTax Zelfstandig is de beste keuze voor diegenen die de meest vriendelijkste interface en de meest uitgebreide ondersteuning willen, inclusief de mogelijkheid om videoconferenties te houden met professionals die uw terugkeer in realtime kunnen bekijken. TaxAct Online Premium is de keuze van onze redactie voor het doen van uw belastingen met een beperkt budget, als u niet zoveel handbagage nodig hebt. Bekijk onze samenvatting van de beste software voor belastingvoorbereiding voor meer informatie.