Organiseer: hoe u uw werk en persoonlijke bestanden gescheiden kunt houden

Informatiemedewerkers zoals ik controleren vaak onze werk-e-mail in het weekend. Of we kunnen 's avonds laat vanuit huis een belangrijke presentatie maken, als dat onze meest productieve uren zijn (of als we achterlopen op een project). We zijn ook geneigd om persoonlijke berichten te beantwoorden terwijl we aan het werk zijn of misschien een woningverzekeringsdocument op de kopieermachine te scannen. Kenniswerkers houden over het algemeen van dit soort flexibiliteit, maar als je niet voorzichtig bent met hoe je je werk en je persoonlijke bestanden scheidt, kun je jezelf en je gegevens in de problemen brengen.

Risicovol gedrag in het grijze gebied tussen werk en privéleven kan gevoelige gegevens in gevaar brengen. Hoewel veel mensen bijvoorbeeld hier en daar op kantoor een persoonlijk document scannen, wilt u niets gevoeligs scannen, omdat u, tenzij u IT-hoofd bent, geen idee hebt waar de multifunctionele printer bespaart kopieën van bestanden die worden gescand. Ze bevinden zich waarschijnlijk op de harde schijf van de scanner zelf en ze kunnen ook worden opgeslagen op onbeveiligde gedeelde servers.

Bovendien is het handig om aanwijzingen te hebben die je eraan herinneren wanneer je het ene soort werk doet terwijl je aan de andere klok bent. Laten we zeggen dat je drie e-mails bijhoudt tijdens een gezinsvakantie. Je zult misschien waarderen dat je de flexibiliteit en de mogelijkheid hebt om dringende zaken op te vangen, maar misschien wil je ook weer genieten van Splash Mountain met je kinderen. Met een paar eenvoudige strategieën voor het scheiden van uw persoonlijke en werkbestanden, zult u nooit te lang in het werk worden gezogen terwijl u geniet van uw persoonlijke tijd en vice versa.

Compartimenteer uw bestanden

De belangrijkste truc voor het scheiden van werk- en persoonlijke bestanden is deze te compartimenteren. Het bewaren van specifieke dingen op specifieke plaatsen creëert niet alleen orde, maar ook zekerheid. Het werkt zowel in de fysieke wereld als in de digitale wereld. Als je je sleutels altijd in je rechterzak steekt en je telefoon in je linker, zoek je nooit in je jas naar een van die items.

Bij digitale bestanden zijn de principes hetzelfde, maar de realiteit is een beetje anders. U kunt al uw werkbestanden in de ene map bewaren en persoonlijke bestanden in een andere, maar leven ze op dezelfde server, computer, app of mobiel apparaat? Wil je dat ze dat doen?

Soms scheiden we werkbestanden van persoonlijke bestanden om grenzen te handhaven, zodat we niet verstrikt raken in werk wanneer we tijd doorbrengen met familie en vrienden, of zodat we niet in de verleiding komen om onze belastingaangifte te voltooien terwijl we zijn op de klok.

In de loop der jaren heb ik enkele strategieën ontwikkeld die me helpen mijn werk- en persoonlijke bestanden te compartimenteren zodat ze aan deze voorwaarden voldoen:

• Ze zijn altijd gescheiden
• Ze zijn toegankelijk ongeacht waar ik ben, maar
• Het is enigszins lastig voor mij om toegang te krijgen tot werkbestanden als ik in de thuismodus ben en thuisbestanden als ik in de werkmodus ben.

Gebruik verschillende interfaces voor verschillende dingen

Laten we het eerst hebben over digitale documenten, zoals tekstverwerkingsdocumenten, spreadsheets, presentaties, PDF's en afbeeldingen.

De eenvoudigste manier om documenten gescheiden en toch toegankelijk te houden, is door ze op te slaan in een online synchronisatieservice en verschillende services te gebruiken voor verschillende soorten informatie. Ik gebruik Dropbox om mijn persoonlijke bestanden op te slaan, te back-uppen en te synchroniseren en ik vertrouw op Google Drive voor mijn werk. Naast deze twee services zijn er tal van opties waarover u meer kunt lezen in de lijst van PCMag met de beste online opslagservices. Maar het punt is om te beginnen met het scheiden van uw bestanden in twee verschillende services.

Waarom zou ik niet kiezen voor mijn favoriete opslagservice en twee verschillende accounts maken in plaats van twee verschillende services te gebruiken? Als ik een andere interface heb, kan ik de grenzen tussen werk- en persoonlijke bestanden behouden.

Als ik naar de webinterface van Google Drive kijk, heb ik het gevoel dat ik aan het werk ben. Als ik echter naar Google Drive staar terwijl ik op vakantie ben, klinken er bellen in mijn hoofd die me eraan herinneren dat ik werk doe terwijl ik bij het zwembad zou moeten loungen. Maar als ik in het weekend rond Dropbox aan het werk ben om mijn persoonlijke foto's te ordenen, geven mijn hersenen me niet hetzelfde "je werkt" -signaal. In de loop van de tijd heb ik een sterke associatie ontwikkeld tussen elke interface en wat ik in die interface doe. Voor mij is het nog belangrijker om duidelijke grenzen tussen werk en privé te hebben, omdat ik vanuit een thuiskantoor werk. Toen ik fulltime in een kantoorgebouw werkte, gebruikte ik vergelijkbare strategieën met hetzelfde effect.

Maak visuele aanwijzingen in uw besturingssysteem en thema's

Sommige opslagservices, zoals die die nauw met uw besturingssysteem zijn geïntegreerd, zien er helemaal niet uit (tenzij u de webapp gebruikt). Ze hebben niet noodzakelijk een aparte interface. Een andere manier om compartimenten te maken zonder het te beseffen is door een ander besturingssysteem op het werk en thuis te gebruiken. Als u een Windows-machine op kantoor en een Mac thuis hebt, kunt u al het gevoel hebben hyperbewust te zijn wanneer u thuis op de Mac op kantoor werkt.

Een ander probleem kan zijn dat u sommige van dezelfde hulpmiddelen in uw werk- en privéleven gebruikt omdat u ze leuk vindt. U wilt niet twee verschillende tools of interfaces kiezen. Voor beide wil je degene gebruiken die je het leukst vindt. Sommige van mijn vrienden gebruiken bijvoorbeeld Slack voor persoonlijke communicatie, en ze gebruiken Slack ook op het werk. In die situatie zou ik aanbevelen om het thema (dwz het kleurenschema) van uw twee Slack-accounts te wijzigen, zodat ze er fysiek anders uitzien. U zult snel één kleurenschema koppelen aan werk en één aan privé persoonlijke chatter.

Compartimenteren door browser

Een andere optie om uw werk in compartimenten op te delen en visuele aanwijzingen te creëren die u eraan herinneren wat voor soort werk u doet, is vasthouden aan de ene soort browser op het werk en de andere thuis. De visuele signalen zijn misschien subtieler, maar je zult nog steeds de gewoonte hebben om bijvoorbeeld Chrome for work en Firefox voor persoonlijke dingen te lanceren.

Het is ook handig om twee afzonderlijke browsers te gebruiken om uw webgeschiedenis gescheiden te houden. U kunt bijvoorbeeld waakzamer zijn over het wissen van de browsercache voor werkbestanden, omdat deze gevoelige bedrijfsinformatie bevatten, maar u wilt misschien uw persoonlijke webgeschiedenis behouden zodat u snel sites kunt zoeken die u enkele dagen geleden hebt bezocht (of vice versa) versa).

Gebruik e-mailclient-apps in uw voordeel

Op mobiele telefoons is er een heel gemakkelijke manier om zakelijke e-mail te scheiden van persoonlijke e-mail, ongeacht of u dezelfde e-mailservice gebruikt, zoals Gmail, voor zowel werk als thuis. De oplossing: gebruik verschillende e-mailclients.

Gmail heeft een zelfstandige app, maar u hoeft deze niet per se te kiezen als de app die u gebruikt om toegang te krijgen tot Gmail. Op de iPhone zou je de stock Mail-app kunnen gebruiken. Of op elk type telefoon, kunt u een e-mailclient-app van derden installeren die werkt met Gmail, zoals Boxer of Inboxcube.

Ik gebruik graag afzonderlijke apps voor werk en persoonlijke e-mail. Ik krijg hetzelfde voordeel van twee verschillende interfaces. Bovendien, als ik probeer niet meegesleurd te worden in het werk, kan ik stoppen en de werk-e-mail sluiten terwijl ik mijn persoonlijke e-mail gemakkelijker toegankelijk houd, of vice versa.

Het kan zijn dat u slechts één e-mailclient-app leuk vindt en deze voor zowel uw zakelijke als persoonlijke e-mail wilt gebruiken. Met veel apps kunt u meerdere accounts laten verifiëren en er naar believen tussen schakelen. Het biedt echter een gebruiksgemak dat u misschien eigenlijk niet wilt. Je verliest het voordeel van twee verschillende interfaces en je verliest de mogelijkheid om de app te verlaten met welk account je op dit moment minder verleidelijk wilt maken. Misschien wil je dat je technologie iets minder gebruiksvriendelijk is omwille van je eigen psychologie.

Gecpartimenteerd voor een beter evenwicht tussen werk en privéleven

Als u behoefte hebt aan duidelijkere grenzen tussen uw werk en privéleven, helpt het compartimenteren van uw gegevens in verschillende apps, services, besturingssystemen en browsers enorm.

Met twee verschillende virtuele ruimtes waar u toegang hebt tot uw bestanden, creëert u signalen, associaties en toetredingsdrempels die u kunnen helpen het werken aan uw vrije tijd of persoonlijke taken te minimaliseren terwijl u aan het werk bent, terwijl u ze nog steeds kunt doen wanneer het vereist.