Organiseer u: hoe u de communicatie kunt verbeteren voor beter projectbeheer

Tijdens elk project is het van cruciaal belang om te weten hoe te communiceren en wanneer een projectbeheerservice moet worden gebruikt voor communicatie. Communicatie met al uw stakeholders is de belangrijkste factor voor het succes van projectmanagement, volgens een rapport van het Project Management Institute. Slechte communicatie is te vaak de oorzaak van andere problemen die een project uit koers brengen of helemaal tot zinken brengen.

Wat betekent heldere, open en effectieve communicatie op het gebied van projectmanagement en hoe doe je dat? In de kolom Get Organized van vorige week werd gekeken hoe u aan de slag kunt met het beheren van een project. De belangrijkste punten waren om het project te definiëren (en ervoor te zorgen dat het een project is in plaats van alleen lopend werk) en de vereisten, reikwijdte, resultaten, mijlpalen en spelers, inclusief belanghebbenden. Als je het nog niet hebt gelezen, raad ik aan dit te doen voordat je dit artikel aanpakt.

Hoe slechte communicatie van invloed is op projectmanagement

De top drie problemen die een project verhinderen om succesvol te zijn, zijn veranderingen in scope, slechte inschatting in de planningsfase en slecht gedefinieerde doelen en doelstellingen, volgens een onderzoek van PricewaterhouseCooper. Maar Jason Westland, CEO van ProjectManager.com, ziet dat allemaal als problemen die voortvloeien uit een andere root: slechte communicatie.

"Als een projectmanager het bereik niet heeft of als spelers de tijdlijn niet kennen, vallen dingen uit elkaar of voldoet het geleverde niet aan de vereisten, " zei Westland toen ik onlangs met hem sprak over best practices voor projectmanagement.

Westland, die ook The Project Management Life Cycle schreef, voegde eraan toe: "Wat meestal gebeurt, is dat de projectmanager geen echt inzicht heeft in de reikwijdte van het project. Het team weet niet echt wat ze leveren. Niemand weet echt wat de einddata zijn voor de mijlpalen of belangrijke resultaten. En tijdens het project houdt niemand hen op de hoogte van de algemene visie, de reden waarom ze het doen. En dingen glijden gewoon weg."

Westland groeide op in Nieuw-Zeeland. Hij deelde een analogie tussen het hoeden van schapen op het terrein van zijn moederland en het beheren van een project.

Stel je een jonge jongen voor die 300 schapen van de ene paddock naar de andere moet verplaatsen met niet meer dan een paar honden. "Je staat constant in contact met je honden via een fluitje, " zei hij. "De honden bewegen constant om groepen te splitsen of groepen samen te voegen." Het werk lijkt misschien lastig voor een jongen en een paar honden, maar als er nooit een onderbreking in de communicatie is en de jongen zichzelf aan zijn doel blijft herinneren, kan het worden gedaan.

Kijk naar The Big Picture

Tijdens de startvergadering van een project moeten alle spelers die aan het project zullen werken de vergadering verlaten met een duidelijke beschrijving van wat het uiteindelijke project zal omvatten. Met andere woorden, iedereen moet niet alleen een visie hebben, maar ook geschreven details.

Stel je een project voor dat een jaar in beslag neemt. Een paar maanden na het project is het heel goed mogelijk dat het gezichtsvermogen in iemands geest sinds de eerste dag een beetje is veranderd. De projectmanager moet iedereen herinneren aan de beschrijving van het uiteindelijke project - en moet dit vaak doen. Dit soort visiecommunicatie kan plaatsvinden tijdens een regelmatig geplande vergadering (meer daarover binnenkort), of door de klant van het project van tijd tot tijd binnen te halen om het team eraan te herinneren waar ze naartoe werken.

Bovendien is iedereen in het projectteam verantwoordelijk voor de communicatie wanneer een taak of een reeks taken afwijkt van het volgende project of de definitieve beschrijving van het project. Wanneer een taak zich voordoet die niet binnen het bereik valt, moeten werknemers hun stem laten horen en moeten projectmanagers luisteren. Communicatie is tweerichtingsverkeer. Evenzo, als een team van mening is dat het geen deadline haalt, moeten ze de projectmanager vertellen wanneer ze in gevaar zijn, niet nadat het te laat is. Een projectmanager die dergelijke communicatie hoort, kan dienovereenkomstig beslissingen nemen. En, zoals je misschien al geraden hebt, moet de projectmanager het team op de hoogte brengen van alle wijzigingen en om feedback vragen.

Besteed aandacht aan het fijne detail

Projectmanagers moeten niet alleen vaak terugkomen op de visie en de reikwijdte onder controle houden, maar ook op de hoogte zijn van alle details. "Tijdens het project is het heel belangrijk dat de projectmanager volledig op de hoogte is van elke taak en wat de status van die taak is, " zei Westland.

Projecten kunnen gemakkelijk duizenden taken hebben, wat veel informatie is voor elke projectmanager om te onthouden. Juist om die reden is een projectbeheerservice zo waardevol. Twee voorbeelden zijn Zoho Projects en Teamwork Projects, hoewel er tientallen op de markt zijn voor teams van verschillende grootte en complexiteit.

Wanneer teams projectmanagementplatforms gebruiken, worden alle taken vastgelegd in het systeem en zichtbaar voor iedereen die ze moet zien (of soms zijn ze zichtbaar voor iedereen, afhankelijk van de tool). Elke taak heeft een toegewezen persoon en een vervaldatum. Er is meestal ook aanvullende informatie die beschrijft of de taak momenteel nog niet op iemands bord staat, momenteel actief is of is voltooid. Sommige platforms monitoren nog gedetailleerder het procentuele voltooiingsniveau van elke taak. Een projectmanager kan dus op elk gewenst moment een taak inchecken om de status te bekijken zonder naar iemand te lopen, op die persoon op de schouder te tikken en het te vragen. Het verandert de aard van communicatie volledig.

Projectmanagementtools centraliseren informatie en geven iedereen hier toegang toe. Documentatie is uiteindelijk gewoon een andere vorm van communicatie.

Peter Clarkson, directeur van Maestro Development, dat het projectmanagementplatform Maestro Project Office maakt, is een voormalige projectmanager die duizenden projecten heeft beheerd. "Ik deed veel audits van slechte projecten. Ik stond bekend als een reddingsoperator, " vertelde hij me. "Altijd gebonden aan gebrek aan methodologie en gebrek aan kennis over wat er in het project gebeurde: het niet documenteren van de vergaderingen, de kwesties, de acties."

Wanneer Clarkson zijn dag als projectmanager beschrijft, wordt het belang van communicatie en de projectmanager verbonden met elk stukje communicatie duidelijk. "Als projectmanager heb ik altijd beweerd dat ik lui was omdat ik mezelf nooit iets heb toegewezen", zei hij. "Het enige dat ik deed was rondlopen en met mensen praten, of rapporten lezen, of de database raadplegen over problemen die aan het brouwen waren en die werden opgenomen, maar niemand deed er iets mee. Ik zou vergadernotulen lezen van verschillende vergaderingen die ik niet had gedaan" ik ga er eigenlijk naartoe. " Hij zei dat hij gemakkelijk een derde van zijn werkdag doorbracht in de projectmanagementtool en de database die de teams gebruikten.

Blijf vergaderen

De meeste projecten en projectteams zijn tot op zekere hoogte afhankelijk van vergaderingen. Zoals Westland uitlegt: "Voordat online-tools werden georganiseerd, organiseerden projectmanagers doorgaans een wekelijkse stand-upbijeenkomst waarin iedereen eenvoudig verklaarde aan welke taken ze werkten, welke taken ze hadden voltooid en de status van andere te leveren producten of taken." Maar met een projectmanagementplatform, waar al deze informatie wordt vastgelegd en zichtbaar wordt gemaakt, heeft het dan nog steeds zin om vergaderingen te houden?

Eigenlijk ja. Hoewel de communicatie sterk wordt verbeterd door online tools, zijn vergaderingen nog steeds nuttig. "Het is niet dat je nog steeds geen stand-ups hebt; het is alleen dat het doel verandert. In plaats van een wekelijkse taakgebaseerde stand-up, kan het een tweewekelijkse bijeenkomst worden waarin de projectmanager de visie herformuleert en ervoor zorgt dat iedereen weet waar ze naartoe moeten, of brengt de klant binnen om te praten over de reden waarom het project wordt opgeleverd. Het wordt meer een strategiesessie dan een uitvoeringssessie, "zei Westland.

Plan voor postmortems

Communicatie is de sleutel tot het succes van elk project, niet alleen in de planningsfase en de aftrapbijeenkomst, maar ook tijdens het project en zelfs nadat het is voltooid. Postmortem-vergaderingen geven teamleden nog een laatste mogelijkheid om te communiceren wat goed en fout is gegaan in een project.

Teamleden moeten eerlijk en open zijn met hun feedback, maar net zo belangrijk is dat de projectmanager naar de feedback moet luisteren, deze moet opnemen en ernaar moet verwijzen bij de volgende keer dat een soortgelijk project ontstaat.

Projectbeheerplatforms kunnen ook een geweldige bron van referentiemateriaal zijn nadat een project is beëindigd. De meeste teams profiteren van het bekijken van de rapporten en geschiedenis van hun project om een ​​beter idee te krijgen van wat er gebeurde toen er iets misging.

Voor meer tips over hoe u het meeste uit PCMag's twee Editors 'Choice-projectbeheerservices kunt halen, leest u 7 manieren om projectbeheer te vereenvoudigen in teamwerkprojecten en 5 Zoho-projectfuncties om uw bedrijf te organiseren.