Organiseer u: hoe u koppige items van uw takenlijst kunt halen

Toen ik dit artikel begon te schrijven, had ik twee taken op mijn to-do-lijst die gewoon niet zouden toegeven. Ik heb ze daar in december geplaatst. De ene had te maken met een opstalverzekering en de andere met het verplaatsen van pensioenfondsen. Geen van beide zal ooit kritisch belangrijk zijn om te voltooien. Geen van beide heeft een echte, zinvolle deadline. Het zijn dingen die ik echt zou moeten doen, maar die ik nooit wil doen.

De meesten van ons hebben hardnekkige dingen zoals deze in onze taken-apps, die taken die nooit gedaan lijken te worden, zoals een pak naar de stomerij brengen of de hond laten verzorgen. Er gebeurt niets ergs als we ze niet doen, dus we doen ze niet, zelfs als onze rationele hersenen weten dat ze klaar moeten zijn.

Wat kunt u doen om deze klusjes van uw lijst te kloppen? Ik denk aan een paar opties, die ik hier zal delen. Plus, ik zal je vertellen welke trucs me uiteindelijk hebben geholpen om mijn eigen niet-bewegende taken te controleren.

Doe het eerste ding in de ochtend

Veel productiviteitsenthousiasten zweren dat ze die kleine vervelende taken meteen 's ochtends moeten aanpakken. Het idee is om kleine taken van je bord te krijgen voordat je je bezighoudt met belangrijker werk, zoals je moeilijkste taken, e-mail, vergaderingen en al het andere dat je afleidt.

Deze truc is geweldig als de taak minder dan twee minuten duurt en niet tijd- of plaatsafhankelijk is. Als u er een gewoonte van maakt om een ​​taak uit te schakelen die minder dan twee minuten duurt voordat u zelfs uw e-mailprogramma opent, kunt u veel meer beweging op uw takenlijst zien.

Wanneer een taak langer dan een paar minuten duurt, of wanneer het alleen gedurende een bepaalde tijd of plaats kan worden gedaan, werkt deze twee minuten-regel niet. De twee dingen die ik bijvoorbeeld niet voor elkaar kan krijgen, moeten allebei gebeuren tijdens de Amerikaanse Pacific, en die uren komen niet overeen met mijn ochtend in het buitenland. Ik heb wat meer opties nodig.

Laat iemand anders het doen

Als het je in eerste instantie niet lukt, geef de baan dan aan iemand anders. Ik maak een grapje met die regel, maar ik maak geen grapje over het delegeren van taken die je tot nu toe niet wilde voltooien.

Eerlijk gezegd ben ik vreselijk in delegeren. Ik heb moeite om hulp te vragen. Ik maak me zorgen om mensen lastig te vallen. Ik hou ervan om de controle te hebben. Misschien voel je hetzelfde.

Hoe kunnen mensen zoals ik beter worden in delegeren? Om te beginnen kunnen we een lijst met potentiële afgevaardigden doordenken nog voordat we beslissen of we de taak al dan niet delegeren. Sluit collega's, familieleden (inclusief verantwoordelijke kinderen van de juiste leeftijd), babysitters of andere verzorgers en, in sommige situaties, buren niet uit. Het helpt ook om de schoen op de andere voet te zetten. Hoe zou ik me voelen als mijn buren me bijvoorbeeld vroegen om een ​​pakket te tekenen of de kabeljongen binnen te laten als ze er niet thuis konden zijn? Als de taak in mijn schema past, zou dat geen probleem zijn. Deze eenvoudige gedachte-experimenten maken delegeren allemaal een redelijke optie.

Een van mijn klusjes is eigenlijk perfect geschikt voor mijn partner om te doen, hoewel ik erover nadenk, hij moest het in eerste instantie doen en deed het niet, dus ik delegeerde het aan mezelf! Wat mijn financiële taak betreft, alleen ik kan het doen, omdat ik mijn identiteit moet verifiëren en wat papieren moet ondertekenen tijdens het proces.

Creëer een beloning

Hoewel ik mijn twee taken niet wil doen, kan ik een paar dingen bedenken die ik graag zou willen, zoals een paar uur in een spa of een extra $ 15 in mijn maandelijkse coffeeshopbudget. Een beloning voor jezelf instellen kan de motivatie verhogen.

Onderzoek suggereert dat de motivatie hoger is als we onze uitbetaling niet kennen. In één onderzoek moesten deelnemers bijvoorbeeld een waterdrinkopdracht uitvoeren. Ze ontvingen $ 1 of $ 2 om de klus te klaren. Toen ze wisten dat ze $ 2 zouden krijgen, voltooide ongeveer 43 procent van de onderwerpen met succes. Toen ze niet wisten of ze $ 1 of $ 2 zouden verdienen, eindigde 70 procent.

Hoe kunt u beloningen en onzekerheid in uw voordeel gebruiken? Je kunt twee mogelijke beloningen noteren om je taken uit te voeren en dan, zodra ze voltooid zijn, een munt omdraaien om te zien welke je krijgt. Of je kunt om hulp vragen bij het creëren van willekeur in je beloning. "Schatje, hier zijn twee enveloppen vol met verschillende hoeveelheden contant geld. Als ik eindelijk mijn taak volbracht heb, wil ik dat je me een van hen geeft en de andere weer op de bank legt."

Ik heb gemengde gevoelens over het gebruik van voedsel als beloning omdat het vaak in strijd kan zijn met andere doelen, zoals afvallen of op gewicht blijven. Ik weet ook niet hoeveel ik gemotiveerd wil worden door voedsel. Maar ik had een uitstekende Duitse, met chocolade bedekte marsepein die ik had bewaard voor een speciale gelegenheid, en ik herinnerde het me tijdens het schrijven van dit artikel. Ik besloot dat als ik voor de verzekeringssituatie zou zorgen, ik mezelf zou trakteren naast een kopje van mijn favoriete koffie. En wat weet jij Ik heb die sukkel gedaan. Eén naar beneden, één om te gaan!

Verleidingbundeling

Een andere op beloningen gebaseerde motivatietechniek, genaamd verleidingbundeling (zoals beschreven door Katherine Milkman, universitair hoofddocent aan The Wharton School, The University of Pennsylvania), is met name nuttig voor koppige taken die terugkomen. Een voorbeeld is het krijgen van een uitstrijkje, dat jaarlijks moet worden gedaan.

Het bundelen van verleidingen is het geven van jezelf een beloning terwijl je bezig bent met het uitvoeren van de taak die je niet wilt doen, in plaats van erna. In het onderzoek van Milkman geeft ze studenten alleen toegang tot de best verkochte audioboeken terwijl ze in de sportschool zijn. Haar onderzoek toonde aan dat studenten die de audioboeken kregen vaker naar de sportschool gingen dan een controlegroep, en dat ze vaker bleven gaan, zelfs nadat het programma van de audioboeken was afgelopen. De studenten hadden een gewoonte gecreëerd die positief werd versterkt.

Dus laten we zeggen dat u het niet leuk vindt om naar uw jaarlijkse OBGYN-afspraak te gaan. Je kunt een schuldig plezier bundelen, zoals het lezen van rommelige tijdschriften of genieten van een dubbele chocolademelk (als je goed bent met voedselbeloningen), en jezelf toestaan ​​om te genieten terwijl je in de wachtkamer van de dokter bent. De twee acties die je bundelt, moeten tegelijkertijd gebeuren, hoewel ik in mijn voorbeeld zeg dat het in de wachtkamer van de dokter is dichtbij genoeg omdat je niet veel kunt doen terwijl iemand je baarmoederhals afwrijft.

Mijn taken waren geen terugkerende taken, dus ze waren helaas niet ingesteld op verleidingbundeling.

Creëer een gevolg

Als positieve versterking de mosterd niet snijdt, doen negatieve gevolgen dat misschien wel. Zou je een dollar doneren aan je minst favoriete politieke partij voor elke dag dat je je taak niet doet? De meesten van ons hebben een serieus hard-core vriend nodig om ervoor te zorgen dat we onze belofte nakomen als we zouden proberen negatieve consequenties te gebruiken om positief gedrag aan te sturen, maar het is niet onmogelijk.

Er is een beroemd verhaal over een vrouw genaamd Zelda Gamson die stopte met roken toen haar vriendin een contract met haar maakte. Het contract zei dat als Zelda ooit nog zou roken, de vriend een enorme som geld zou doneren aan de Ku Klux Klan. Zelda rookte nooit nog een sigaret. Het gevolg was te groot.

Ik denk niet dat negatieve gevolgen voor mij zouden werken. Ze zijn echt moeilijk te kiezen en nog moeilijker te implementeren. En elke dag dat ik mijn taken niet voor elkaar krijg, voel ik me er al slecht over. Waarom zou ik meer negativiteit willen? Toch kunnen ze voor sommigen goede prikkels zijn.

Breek het af

Een andere reden waarom mensen vastlopen met taken die ze gewoon niet kunnen voltooien, is dat ze gewoon de verkeerde taak opschrijven. Ze bundelen een reeks gerelateerde taken in plaats van het grotere project af te breken. Hetzelfde gebeurt met doelen. Als je succesvol wilt zijn in het bereiken van doelen, moet je leren hoe je ze opsplitst in hun samenstellende delen. Elk onderdeel moet een enkel, bruikbaar, kwantificeerbaar item zijn. Daarom is "vandaag 30 minuten joggen" een betere taak dan "vijf pond verliezen." Het verliezen van vijf pond is het doel, niet de taak.

Mijn financiële taak, zo blijkt, is eigenlijk drie of vier taken - mogelijk meer. Ik heb eigenlijk geen idee hoe groot de taak echt is. Het probleem is dat ik 'Onderzoek naar de overboeking van de pensioenrekening' heb opgeschreven in plaats van de eerste stap die ik eigenlijk moet zetten. De eerste stap is het verzamelen van het papierwerk en het telefoonnummer. Elke keer als ik aan mijn taak dacht, zei ik tegen mezelf: "Argh! Ik weet niet eens waar het papierwerk is!" Dus het vinden van het papierwerk zou de eerste taak in deze serie moeten zijn.

De tweede taak is om de bank te bellen. De derde taak is om naar mijn opties te vragen. De vierde stap is, nou, ik weet het nog niet zeker. Het hangt af van de resultaten van de andere stappen. Het is duidelijk dat ik hier wat meer werk te doen heb, maar na mijn karwei te hebben bestudeerd, heb ik een beter idee hoe ik het kan opsplitsen in beheersbare delen. Dat is vooruitgang!

Het laatste verhaal

Zoals ik al zei, heb ik een van mijn taken volbracht door mezelf te verleiden met een beetje marsepein. Ik ben zo opgelucht dat het klaar is. De andere taak hangt nog steeds, maar nu heb ik hem in elk geval uit elkaar gehaald en gereorganiseerd in meerdere taken die minder ontmoedigend lijken. Hopelijk zullen het en zijn onderdelen binnenkort van mijn lijst komen. Ik hoop dat dit artikel sommigen van jullie kan helpen vooruitgang te boeken met je koppige taken, en ik nodig je uit me te vertellen over de technieken die je in de reacties hieronder gebruikt.