Organiseer: hoe u uw onkostendeclaraties kunt inhalen voor het einde van het jaar

Het nadert het einde van het jaar. U werkt rustig aan uw bureau wanneer er een nieuwe e-mail binnenkomt van de boekhoudafdeling. Je snakt hard naar de onderwerpregel en al je collega's draaien zich om om te zien wat er mis is. Je wangen blozen terwijl je toegeeft dat je tot op dit moment helemaal vergeten was om een ​​onkostendeclaratie in te dienen. Volgens de e-mail is de deadline vandaag. De warmte van je wangen verandert in een gevoel van angst dat langs je borst en in de put van je maag stroomt. Uw bedrijf is u een paar honderd dollar schuldig en in deze tijd van het jaar zou u het echt kunnen gebruiken. Geen paniek! Deze eenvoudige stappen kunnen u helpen uw uitgaven onder controle te krijgen.

Sommige organisaties maken het heel gemakkelijk om onkostendeclaraties in te dienen, zelfs als ze te laat zijn. Bedrijfskredietkaarten die zijn gekoppeld aan een onkostendeclaratiesysteem helpen bijvoorbeeld enorm, maar niet iedereen heeft die luxe. Dus haal diep adem en volg deze stappen om uw achterstallige onkostendeclaraties zo snel mogelijk in te dienen.

Merk op dat veel van dit artikel ook van toepassing is op zelfstandige ondernemers die aan het einde van het jaar voor ontvangstbewijzen moeten trollen om belastingaftrek voor bedrijfskosten te claimen.

1. Vraag wanneer de echte deadline is en of je te laat kunt indienen

Afhankelijk van het tijdstip waarop uw organisatie haar boekjaar instelt en de manier waarop zij overlopende rekeningen verwerkt, is de deadline voor het indienen van onkostendeclaraties mogelijk al verstreken. Maar dat betekent niet noodzakelijkerwijs dat het te laat is om uw kwitanties in te dienen. Slimme mensen houden deadlines vast. Als iemand je vertelt dat een deadline vrijdag is, is de kans groot dat de echte deadline maandagochtend of later is.

Vraag iemand in de boekhouding of uw baas om duidelijke details over de echte deadline voor onkostendeclaraties en of u iets kunt doen als u het hebt gemist. Vaak is er. Als je te laat kunt indienen, wees dan vriendelijk en hoffelijk voor de mensen die je helpen en buig achteruit om precies te leveren wat ze vragen. Wees gedetailleerd. Vergeet niet dat ze je een plezier doen. Doe je best om het te retourneren door hun werk gemakkelijker te maken.

2. Controleer de regels voor ontvangsten

Als u eerder onkostendeclaraties hebt ingediend, kent u waarschijnlijk de basisregels voor het indienen van ontvangsten. Maar ken je de fijne details? Bij het indienen van een onkostennota lang nadat de onkosten zijn gemaakt, bent u mogelijk enkele bonnen kwijt. Ontdek of er een beleid is, zoals het verplicht stellen van ontvangsten alleen voor uitgaven groter dan $ 10. Vraag ook of u een betalingsbewijs kunt tonen door een creditcardafschrift op te geven met het gemarkeerde regelitem. Deze details kunnen een wereld van verschil maken in de tijd die u kost om een ​​onkostenrapport op te stellen.

3. Maak een overzicht van items en datums

Zodra het tijd is om daadwerkelijk aan de slag te gaan met het maken van een achterstallige onkostennota, maak je een ruwe lijst van de belangrijkste onkosten die je moet declareren, zoals artikelen die je hebt gekocht, reizen en gastvrijheid bij klanten. Sla deze stap over als u slechts één item of één reis aanvraagt.

Als een item op uw lijst een evenement is, zoals een klantbezoek of een conferentie, noteer dan de datums. Maak vervolgens onder het evenement een invoer voor elke dag, zoals deze:

Conferentie X: 1-3 juni

1 juni

2 juni

3 juni

4. Visualiseer uw uitgaven

Bij het samenstellen van uitgaven in verband met reizen of evenementen, vind ik dat het helpt om eerst de grootste uitgaven op te sommen (bijvoorbeeld vlucht-, hotel- en aanwezigheidskosten) en vervolgens elke dag opnieuw op te roepen of opnieuw te bedenken om de kleinere uitgaven te dekken. Doe dit onder elke daginvoer.

Ik maak graag een ruwe schets voor mogelijke uitgaven, en vul die dan in zoals ik ze me herinner (stappen 5-7 bevatten een paar trucs voor het invullen van gaten als het geheugen u tekort schiet). Het overzicht moet zoveel van deze punten bevatten als relevant zijn voor uw datums:

• Startlocatie. Waar heb je geslapen? Had je op deze plek onkosten, zoals wifi-kosten?
• Lokale reizen. Ben je ergens naartoe gegaan en zo ja, hoe ben je daar gekomen (auto, taxi, autoservice, openbaar vervoer)? Hoe ben je teruggekomen? Wat was de afstand als ik per kilometer een vergoeding voor het rijden claimde?
• Maaltijden. Waar heb je ontbeten, geluncht en gedineerd? Heb je drankjes gekocht, inclusief flessen water en koffie, of snacks?
• Benodigdheden. Moest u tijdens uw dag iets verwachten of onverwachts kopen?
• Eind locatie. Waar eindigde je je dag? Waar heb je daar voor betaald?

Vaak alleen al door uzelf deze vragen te stellen, helpt u bij het herinneren van uitgaven die u anders had kunnen vergeten.

5. Blader door uw inkomsten

Als u een stapel bonnen heeft, bladert u deze nu door en koppelt u ze aan de omtrek die u hebt gemaakt. Er is een reden waarom ik deze stap niet eerst doe. Soms hervormen bonnen ons geheugen op een manier die delen van de dag weglaat. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u naar uw bonnetjes kijkt en ziet dat u een snel ontbijt hebt gehad in een koffieshop en later hebt geluncht in een vergaderlocatie. Je hebt nu een levendige herinnering aan die twee gebeurtenissen en je bent klaar om door te gaan naar de volgende bon. Maar je geheugen kan de Uber-rit van $ 15 tussen de twee locaties hebben weggelaten, simpelweg omdat je geen fysiek ontvangstbewijs had om het geheugen te activeren. Het is gemakkelijk om details te vergeten als we geen triggers hebben.

6. Scan uw agenda

Een kalender kan meer herinneringen bevatten die u helpen een nauwkeurig onkostenrapport te maken. Terwijl u uw dag invult, opent u uw kalender en scant u deze om reisdatums en belangrijke gebeurtenissen te verifiëren. Bepaalde vermeldingen kunnen uw geheugen over uitgaven activeren, evenals gebrek aan uitgaven. Als een zakenpartner u bijvoorbeeld op een dag dat u op reis was een agenda-uitnodiging voor het diner heeft gestuurd, en zij heeft betaald, hoeft u zich geen zorgen te maken over het zoeken naar een ontvangstbewijs voor uw maaltijd die avond.

7. Peruse Mint

Een andere geweldige plek om te zoeken naar ontbrekende uitgaven is Mint. Mint is een personal finance-app die al uw financiële transacties consolideert in één doorzoekbare website en app. Met Mint kunt u al uw creditcard- en debetkaartuitgaven op datum filteren, waardoor u vergeten kosten kunt ontdekken. In dat voorbeeld dat ik eerder gaf over een Uber-ontvangstbewijs, kon je de informatie vinden door te zoeken naar de datum in Mint, waardoor het gemakkelijker wordt om het echte ontvangstbewijs in je e-mail te vinden.

U kunt ook tags in Mint toevoegen aan regelitemtransacties, en als u dat het hele jaar door hebt gedaan voor zakelijke uitgaven, kunt u eenvoudig alle kosten vinden die u moet claimen.

Ik heb eerder gezegd dat als u een ontvangstbewijs niet kunt vinden, u misschien kunt vragen of u een kopie van een creditcardafschrift kunt indienen met het regelitem voor een onkostenpost. Nogmaals, Mint helpt je hier, omdat het je vertelt welke creditcard je hebt gebruikt.

8. Vergeet geen tips en parkeren

Twee categorieën uitgaven die gemakkelijk over het hoofd te zien zijn, zijn fooien en parkeren. Kleine fooien die contant worden betaald, zoals voor schoonmaakpersoneel en bellhops, komen nooit met bonnen. Parkeerbetalingen kunnen ook contant worden gedaan zonder kwitantie. Maar ze kloppen en zijn het waard om te claimen als je ze hebt gemaakt.