Organiseer u: de beste manier om een ​​back-up van uw adresboek te maken

Een georganiseerd, up-to-date en volledig ondersteund adresboek zou mijn droom uitkomen. Mensen die een telefoon onverwacht moesten vervangen, hetzij omdat deze verloren, gestolen of onherstelbaar beschadigd was, weten hoe belangrijk het is om een ​​back-up van hun contactenlijst te hebben. We hebben allemaal de vriend gezien die op sociale media post: "Ik ben mijn telefoon kwijt. Stuur me een sms op dit nummer en vertel me wie je bent."

Zoals de meeste mensen, zijn mijn contacten overal. Ik werk om de informatie van familie en vrienden up-to-date te houden in Apple Contacts. De e-mailadressen van de meeste van mijn werkmedewerkers staan ​​in mijn zakelijke e-mailaccount. Mijn persoonlijke Gmail en andere persoonlijke e-mailaccounts bevatten een beetje nuttige informatie in de bijbehorende lijst met contactpersonen, maar ze zijn ook bezaaid met automatisch opgeslagen informatie, zoals elke organisatie die ik ooit een bericht heb gemaild.

Veel bedrijven hebben geprobeerd het probleem op te lossen waarbij verspreide contacten zijn opgeslagen in verschillende databases. Ik heb er veel geprobeerd en de trieste waarheid is dat ik er nooit een heb gevonden die alle functies bevat die ik maar wil in een gecentraliseerd adresboek.

Bouw je eigen

Een paar jaar geleden experimenteerde ik met ad-hocmethoden voor het genereren van aangepaste contactenlijsten, meestal met behulp van IFTTT. Het was geen complete mislukking, maar het resulteerde in het genereren van spreadsheets, die niet zo gebruiksvriendelijk of leuk zijn om te zoeken vanaf een mobiel apparaat.

Als je graag veel controle hebt, is het misschien de beste manier om je eigen contactenlijst samen te stellen. Zorg er gewoon voor dat u een back-up maakt en bewaart deze op een plek die voor u toegankelijk is vanaf een mobiel apparaat, zodat u kunt bellen en adressen van mensen kunt ophalen wanneer u zich op het postkantoor bevindt om geschenken te verzenden (mijn twee belangrijkste use cases, afgezien van e-mail).

Contactopties van derden

Een aantal mobiele apps is goed in het samenvoegen en synchroniseren van contactgegevens uit vele bronnen. FullContact (Android, iOS, web) is redelijk goed. U verbindt het met e-mailaccounts en andere online services waaraan contactenlijsten zijn gekoppeld, en het voegt databases samen op één plaats. Maar dan doet het iets anders. FullContact zoekt op internet naar actuele informatie over diezelfde mensen.

Toen ik dit artikel begon te schrijven, had ik FullContact al een tijdje niet meer gebruikt, dus ik heb mijn contacten door het magische proces geleid. Aanvankelijk was ik geschokt toen ik hoorde dat een redelijk hoog niveau-editor die ik kende nu blijkbaar ook voorzitter was van een organisatie die zich bezighield met reclame! Wat een uitverkoop, dacht ik. Maar ze gingen ik online graven voor meer informatie en het bleek dat iemand anders met dezelfde naam was. Helaas had FullContact me niet genoeg context gegeven om te beseffen dat ik te maken had met de verkeerde man, een probleem dat je misschien ook tegenkomt met deze app. Toen ik alleen zocht, wist ik op het moment dat ik de foto van de man zag dat er sprake was van een verkeerde identiteit.

Cloze (Android, iOS, web) is een andere app waar ik door de jaren heen heen en weer naar toe ben gegaan, hoewel het meer een app voor klantrelatie is geworden dan een app voor contactbeheer. Net als FullContact, begint Cloze met het vragen van verschillende accounts om vervolgens alles wat je hebt bij elkaar te brengen. Het kenmerkende kenmerk is echter dat het ook verbinding maakt met sociale media-accounts, waardoor u meer inzicht krijgt in wat uw contacten doen, niet alleen hoe u contact met hen kunt opnemen. Bij het analyseren van niet alleen uw contacten, maar ook de interactie die u met hen en hun frequentie hebt, identificeert Cloze mensen die in theorie het belangrijkst voor u zouden moeten zijn, tenminste vanuit een vooruitkijkend perspectief.

Een groot probleem met Cloze en FullContact is dat je er slechts zoveel uit haalt voordat je een fors abonnementsgeld moet betalen voor een bedrag van respectievelijk $ 159 en $ 99 per jaar.

Twee gratis nietjes

Terwijl ik verder zocht naar een manier om mijn contactenlijst samen te voegen, te ordenen en te back-uppen, merkte ik dat ik terugkeerde naar twee nietjes: Google Contacten en Apple Contacten. Beide slaan hun gegevens op in de cloud en beide zijn eenvoudig te herstellen op een iPhone of Android-telefoon. Ze zijn gratis (voeg hier disclaimer in over hoe ik weet dat niets echt "gratis" is…). En ze hebben allebei hulpmiddelen om informatie uit andere bronnen binnen te halen en uw lijst te de-dupliceren. Helaas is het deduping-gedeelte een enorme teleurstelling voor beide apps.

Google Contacten is onlangs bijgewerkt om een ​​ander uiterlijk en een aantal nieuwe functies te hebben, maar het was een beetje licht over het aantal services waarmee het kon verbinden om contact automatisch te importeren. Bovendien moet je, om contacten handmatig te importeren, teruggaan naar de oude versie van de app, omdat de nieuwe dit nog niet kan.

Apple Contacts is uiteindelijk mijn topkeuze geworden. Het verbindt met veel meer diensten dan ik me had gerealiseerd. Naast het voor de hand liggende, iCloud, werkt het ook met AOL, Facebook, Google, LinkedIn, Microsoft Exchange, Yahoo en al het andere dat een CardDAV- of LDAP-bestand kan genereren. Ik weet zeker dat deze oplossing een teleurstelling is voor Android-gebruikers, en dat is niet verloren op mij. Ik heb een Android-apparaat en probeer nog steeds te beslissen over de beste methode om mijn iCloud-contacten daar toegankelijk te maken. Een ander probleem is dat, zoals gezegd, de deduping-functie vreselijk is en tientallen items heeft gemist die bij mijn testen hadden moeten worden samengevoegd. Uiteindelijk heb ik een uur besteed aan het scrollen door mijn contactenlijst om het op te ruimen.

Wat is de Ideal Contacts-app?

In een ideale wereld wil ik één lijst met contacten die is opgebouwd door het samenvoegen van andere contacten-apps en databases die ik al bewaar (Gmail, Facebook, Apple Contacten, Outlook, enzovoort). En ik wil absoluut de mogelijkheid om vanaf elk apparaat toegang te krijgen tot die lijst, wat betekent dat ik de gegevens in de cloud wil bewaren.

Ik wil ook de mogelijkheid om de massa te vertellen contactkaarten te negeren of te verbergen, en masse, die belangrijke informatie missen die ik kies. Als ik bijvoorbeeld een e-mailadres heb opgeslagen als een contactpersoon, maar er geen naam of andere informatie aan is gekoppeld, moet u dit verwijderen!

Het zou ook nuttig zijn als mensen hun informatie in het bestand van tijd tot tijd konden en zouden bijwerken, en hoewel sommige bedrijven hebben geprobeerd deze functie in hun apps te integreren, wordt deze om een ​​aantal redenen nooit uitgezet. Tot die tijd denk ik dat de beste methode om een ​​adresboek up-to-date te houden, is om meerdere bronnen samen te voegen en op te slaan in de cloud.

Raadpleeg voor meer back-updekking onze verhalen voor beginners over pc-back-up, de beste back-upsoftware en de beste online back-upservices.