Organiseer: 7 essentiële tips voor slappe gebruikers

Veel teams verplaatsen hun interne communicatie weg van e-mail en naar berichten-apps, zoals Slack. Slack is een van de populairste tools geworden die groepen gebruiken om te communiceren en samen te werken, maar het is niet noodzakelijkerwijs efficiënter dan e-mail alleen.

Om het maximale uit Slack te halen, moet je ervoor zorgen dat je enkele van de belangrijkste functies gebruikt die de app anders maken dan e-mail.

Veel productiviteitstips die ik voor Slack heb gezien, zijn het leren van sneltoetsen, het verbinden van apps van derden en het instellen van automatische opdrachten met behulp van IFTTT. Dat soort dingen zijn inderdaad nuttig, maar ik denk dat u meer tijd op uw investering kunt krijgen door u te concentreren op essentiële functies, aanpassingen en best practices. Deze zijn beide eenvoudig te leren en hebben waarschijnlijk een grote impact op je Slack-efficiëntie.

1. Voeg meldingen toe voor trefwoorden en zinnen

Om een ​​productieve ervaring op Slack te hebben, zijn je meldingen een van de eerste instellingen die je moet aanpassen. U moet zich vooral richten op meldingen voor woorden die een speciale betekenis voor u hebben.

Klik linksboven op uw naam en selecteer Voorkeuren. Ga naar Meldingsinstellingen. Blader omlaag naar waar u gemarkeerde woorden ziet. Alle woorden of zinnen die u hier typt, activeren een waarschuwing wanneer iemand ze gebruikt.

U hoeft geen aanhalingstekens te gebruiken voor termen van meer dan één woord en woorden zijn niet hoofdlettergevoelig.

2. Pas kanaalmeldingen aan

Niet elk kanaal waar je lid van wordt, is noodzakelijkerwijs zo belangrijk als de anderen, en je wilt misschien niet elke keer een bing, ring, ding, buzz of boop horen wanneer iemand in een kanaal vermeldt dat iemand iedereen roept. Evenzo kunnen er enkele kanalen zijn die sleutelwoorden gebruiken die belangrijk voor u zijn, maar hun gebruik in een bepaald kanaal niet. U kunt meldingen voor zoekwoorden en woordgroepen van geselecteerde kanalen uitsluiten.

Begin door naar het kanaal te gaan dat je wilt aanpassen. Klik boven aan de pagina op de naam van het kanaal en selecteer vervolgens Kanaalmeldingsvoorkeuren. Breng uw aanpassingen aan in het vak dat verschijnt.

3. Gebruik spaarzaam @Everyone en @Channel

Deze productiviteitstip gaat meer over Slack-etiquette dan over een speciale functie of optie: spaarzaam gebruik van @everyone en @channel.

Het gebruik van een van deze callouts is hetzelfde als het verzenden van een e-mailontsteking naar iedereen, iets dat jij en je team proberen te vermijden door Slack in de eerste plaats te gebruiken.

4. Voeg slappe e-mailaliassen toe aan uw contacten

Ik vind het geweldig dat teams berichten naar Slack kunnen sturen door e-mails door te sturen naar een speciaal adres. Maar ik haat het dat de e-mailadressen gobbledygook zijn.

Doe jezelf een plezier door de Slack e-mailaliassen aan je adresboek toe te voegen en ze een meer memorabele naam te geven. Als u bijvoorbeeld e-mail doorsturen gebruikt om uw team op de hoogte te stellen van persberichten, geeft u het Slack-e-mailadres de naam Slack Press Coverage. Als je het gebruikt om nieuws door te sturen, noem het dan Slack News. Op die manier, wanneer je hersenen denken aan het sturen van een e-mail naar Slack, kunnen je vingers beginnen met het typen van "Slack", wat logisch is.

Zoek uw e-mailaliassen (of stel ze in) door naar de instelling Apps en Custom Integrations van het team te gaan. Er wordt een nieuwe pagina geopend. Selecteer Configureren rechtsboven. Zoek naar e-mail. Selecteer Configuraties bewerken om een ​​e-mailadres te krijgen dat al is ingesteld. U kunt de alias daar kopiëren en plakken.

5. Typ / voor opdrachten en snelkoppelingen

Je zou veel tijd kunnen besteden aan het leren van opdrachten en sneltoetsen, maar ik denk dat een beter gebruik van tijd voor niet-krachtige gebruikers van Slack is gewoon te onthouden dat je een voorwaartse schuine streep kunt typen aan het begin van een bericht en een lijst met opties voor opdrachten.

Kies de gewenste opdracht in de lijst door eenvoudig de volgende letter van die opdracht te typen.

6. Voeg herinneringen toe

Zodra je de wereld van snelle opdrachten in Slack hebt geopend, is Herinnering de moeite waard om te leren. Typ "/ reminder" en laat Slack u vragen de rest in te vullen.

Je kunt herinneringen toevoegen voor jezelf, je teamgenoten of een heel kanaal. U kunt bijvoorbeeld een herinnering instellen om iedereen in uw team te waarschuwen om de koelkast vrijdag om 16.40 uur leeg te maken

7. Voeg kleur toe aan uw zijbalk

Als u Slack voor meer dan één groep of doel gebruikt, kan het verwarrend zijn om van account naar account te springen, tenzij u verschillende thema's voor uw zijbalken instelt.

Ik raad je aan thema's te kiezen die het meest van elkaar verschillen om je te helpen snel en gemakkelijk te herkennen in welk team je op welk moment zit.