Video: 7 tips om met BIM je deadlines te halen (November 2024)
Een van mijn favoriete uitspraken is altijd geweest: "Als je iets gedaan wilt hebben, geef het dan aan een druk persoon." Het is geen groot geheim dat mensen die bezig zijn strategieën hebben voor het prioriteren en beheren van alle dingen die ze moeten doen. Hoewel deze strategieën zelden expliciet worden gemaakt, draaien ze meestal om één hoofdconcept: deadlines.
Deadlines bieden structuur. Ze creëren verantwoordelijkheid en helpen negatieve gevolgen te voorkomen. Sommige mensen houden van hen, sommige mensen haten hen, maar degenen die hen omarmen zijn meestal succesvol.
Hier zijn 5 tips over hoe georganiseerde mensen hun deadlines beheren en op de hoogte blijven van hun spel.
1. Voer altijd uw deadline in!
Misschien dacht je dat de nummer één regel van deadlines was om jezelf redelijke deadlines te geven. Dat is een goed advies, maar echt belangrijker dan dat: altijd je deadline halen!
Er zijn altijd twee deadlines: de opgevulde deadline die u toewijst en de 'drop-deadline'. De drop-deadline, ook bekend als de "of anders" -datum, is de absolute laatste dag en tijd waarop er iets kan gebeuren. Het is bijna altijd de deadline die iemand anders je geeft. Een voorbeeld van een drop-deadline is de deadline voor belastingaangifte die uw overheid heeft ingesteld. Een andere is de deadline voor aanmelding voor het college.
De opgevulde deadline is daarentegen je zelfopgelegde deadline. Een deadline invullen betekent dat je de deadline iets eerder instelt dan de drop-deadline om een beetje ruimte te laten voor dingen die fout kunnen gaan. Voer altijd uw eigen deadlines in en vul altijd de deadlines in die u aan anderen toewijst. Ben nooit van plan om iets onder de draad te krijgen (dat is niet echt een "plan", toch?). Integendeel, plan onvoorziene gebeurtenissen, zoals zieke dagen, vast komen te zitten in een vastgelopen metro, een e-mailstoring, een poststaking of andere partijen die gewoon van gedachten veranderen over wat ze willen en wanneer ze het willen.
2. Maak uw deadlines zichtbaar.
Deadlines moeten zijn waar je ze kunt zien. Zoals bij takenlijsten en doelen, hoe meer u uw deadlines ziet, hoe minder waarschijnlijk u ze vergeet. Bedrukte wandkalenders werken uitstekend. Als u een papieren notitieblok gebruikt, schrijft u uw deadlines in een agenda van één pagina (u kunt er een afdrukken vanaf internet), vouwt u deze in twee en gebruik u deze als uw bladwijzer. Als je een persoon zonder papier bent, stel je deadlines in een applicatie in die je dagelijks gebruikt, of het nu Outlook, Google Agenda, Excel of iets anders is. U kunt zelfs een kalender met bureaubladwidgets gebruiken, afhankelijk van hoeveel dreigende deadlines u moet beheren.
Een van de voordelen van het plaatsen van uw deadlines in een app, is dat u ze gemakkelijk kunt delen. Met een paar muisklikken of tikken op een scherm kunt u uw collega's of partners herinneren aan dreigende deadlines.
3. Ken uw werkcycli.
Hoe u uw deadlines zichtbaar maakt, hangt grotendeels af van uw werkcycli, wat betekent dat u meestal dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse deadlines hebt. Ik werkte bijvoorbeeld vroeger aan een driemaandelijks tijdschrift, dus ik had altijd drie kalenders aan mijn prikbord vastgemaakt die de komende drie maanden te zien waren. Toen het september was, zag ik de belangrijkste aankomende deadlines, hoewel ze pas in november zouden aankomen. Ik had ook een jaarkalender met belangrijke deadlines die nog verder weg waren, maar ik hield die kalender digitaal omdat ik hem niet elke dag hoefde te zien. Zeer productieve mensen brengen de deadlines in evenwicht die ze nodig hebben om toegang te krijgen met de deadlines die ze moeten zien. Het zien van te veel deadlines wordt overweldigend. Het zien van de nodige deadlines voor de belangrijkste aankomende projecten houdt u op de hoogte.
4. Gebruik dubbele herinneringen.
Wanneer een deadline ver weg is, maar erg belangrijk, gebruik dan een dubbele herinnering. Met andere woorden, stel twee alarmen of meldingen in om u een paar dagen van tevoren eraan te herinneren dat de deadline nadert. Deze truc is vooral belangrijk voor deadlines die buiten je normale werkbereik vallen - het soort dingen dat je waarschijnlijk vergeet. Als ik een presentatie moet geven (iets wat ik zelden doe) zes weken vanaf donderdag, zal ik een herinnering instellen in mijn kalender voor zes weken vanaf maandag, zodat ik aan het begin van de afgesproken week herinner dat het evenement eraan komt en dat ik moet voorbereiden.
5. Consequent uw deadlines halen.
"Altijd je deadlines halen" is een van die dingen die makkelijker gezegd dan gedaan zijn. Maar als u begrijpt dat het uw waarde op de werkplek beïnvloedt, kan dat alleen al behoorlijk motiverend zijn.
Consequent deadlines halen kan uw waardevolle waarde als werknemer, teamlid of partner vergroten. Denk na over hoe u mensen bekijkt die consequent deadlines halen. Ze zijn betrouwbaar, hebben een sterke werkethiek en worden gezien als teamspelers. Deadlines halen gaat zelden over het werk alleen voor jezelf doen. Het gaat bijna altijd over het voltooien van één schakel in een ketting, en waar er een ketting is, zijn er andere mensen die hun eigen deadlines niet kunnen halen totdat u de uwe hebt ontmoet. Als je niet op tijd bent, kunnen ze ook niet op tijd zijn.
Zoveel mensen halen consequent deadlines niet dat degenen die er normaal gesproken uitspringen. Als je je deadlines meerdere maanden achter elkaar haalt, zullen mensen het merken en het zal veranderen hoe ze je zien en hoeveel vertrouwen ze in je willen stellen.
En zoals het gezegde luidt: "Als je iets gedaan wilt hebben, geef het dan aan een druk persoon"? Hoe meer je je deadlines haalt, hoe groter de kans dat je deadlines blijft halen. Het is cyclisch gedrag.
Do or Do Not… Er is geen 'Try' met deadlines
Hoewel al deze tips over deadlines voor de meeste mensen werken, moet je altijd doen wat het meest zinvol is voor jou, je werk en je gewoonten. Sommige mensen houden zich bijvoorbeeld simpelweg niet aan opgevulde deadlines. Ze hebben de datum op de kalender nodig om de drop-deadline te zijn, en elke opvulling vindt plaats in hun hoofd. En dat is prima.
Maar wanneer uw gewoonten uw eigen productiviteit en succes belemmeren, probeer het te herkennen en een verandering aan te brengen. Zeer eenvoudige herinnerings- of meldingssystemen in de apps die u al gebruikt - van Outlook tot Gmail tot Basecamp - kunnen u helpen om betere gewoonten te creëren. Dus ontwikkel een kalender, gebruik app-functies die al binnen handbereik zijn en stel een aantal deadlines (met ingebouwde bewegingsruimte). Je zult blij zijn dat je het gedaan hebt.
