Kiezen tussen gratis en betaalde boekhoudsoftware voor kleine bedrijven

Dienstensectoren met veel concurrentie zorgen vaak voor steeds goedkopere deals om nieuwe klanten te lokken. In de boekhoudsoftware-industrie is de nieuwste trend om software gratis aan te bieden terwijl u onderweg kapitaal wilt genereren. Soms kunnen deze aanbiedingen voor bepaalde bedrijven heel logisch zijn, maar bedrijven die een snelle groei doormaken, moeten voorzichtig zijn.

Met freemium, small business en enterprise tools beschikbaar, kan het voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) moeilijk zijn om te bepalen welke oplossing geschikt is voor hen. Je hebt misschien het geld om dure software te kopen, zoals Cougar Mountain Denali Summit en Microsoft Dynamics GP, maar heb je echt al die aanpassingsfunctionaliteit en schaal nodig? Omgekeerd kunt u misschien wegkomen met het gebruik van gratis tools door bedrijven zoals Wave, maar is de tool slim genoeg om complexere taken uit te voeren?

Om erachter te komen waar MKB's op moeten letten bij het kiezen van betaalde boekhoudsoftware, sprak ik met Scott Davisson, mede-oprichter van Acclivity, leverancier van accountgebaseerde kleine zakelijke boekhoudhulpmiddel AccountEdge. Ik vroeg hem naar prijzen, flexibiliteit, beveiliging en klantenservice.

Doet uw betaalde software meer dan de Core Four?

Davisson zei dat de meeste gratis boekhoudhulpmiddelen accountbeheer, onkostenregistratie, facturering en verkoop aankunnen. Dit zijn de absolute minimumtaken die elk hulpmiddel moet kunnen helpen, ongeacht hoeveel u bereid bent te betalen.

"Dat is de kern, " zei Davisson. "Als alles wat je nodig hebt om dat te doen, zit je waarschijnlijk goed met een freemium-model. Naarmate die behoeften complexer worden… kun je beginnen je behoeften te evalueren over wat er op de markt is en hoeveel het kost."

Er kunnen extra behoeften ontstaan ​​die uw freemium-tool niet aankan. Als u software nodig hebt die zaken als tijdafrekening, voorraadbeheer en loonadministratie aankan, moet u waarschijnlijk in een betaalde tool investeren. Hoewel de meeste gratis tools verkoopgegevens aankunnen, wilt u misschien overwegen om met een complexere tool te werken omdat de meeste freemium-tools u niet toestaan ​​om verkoopgegevens per afdeling in te voeren. gegevens moeten worden ingevoerd als één eenheid).

Hoe flexibel is uw boekhoudhulpmiddel?

Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven boekhoudsoftware op bedrijfsniveau verkiezen boven goedkopere of freemium-applicaties, is dat enterprise tools vaak onbeperkte aanpassingen bieden die de software kunnen buigen en stapelen die specifiek is voor de behoeften van elke klant. Tools voor kleine bedrijven, zoals die van Acclivity, bieden niet zo'n complexiteitsniveau.

Dit betekent echter niet dat je vast zit met wat er uit de doos komt. Denk na over de integratie van derden die uw SMB-software biedt. Kan het worden geïntegreerd met een CRM-tool (Customer Relationship Management)? Haalt het gegevens op uit uw e-commerce software? Als een boekhoudprogramma voor kleine bedrijven u meerdere integraties en add-ons kan bieden, hoeft u misschien niet veel geld uit te geven aan een platform op ondernemingsniveau.

"De software moet flexibel genoeg zijn om aan uw behoeften te voldoen, " zei Davisson. "Maar het is een lastig doel. Onze software is niet voor één specifiek type industrie. We moeten een oplossing hebben die aan uw behoeften voldoet, maar we hebben die kant-en-klare aanpasbaarheid niet. We zijn soort van als een Zwitsers zakmes. Onze add-ons bieden klanten extra componenten die op de software aansluiten om het relevant te blijven maken voor hun behoeften."

Is uw software veilig?

Een van de belangrijkste differentiatiepunten die u zult vinden tussen enterprise-class, SMB en freemium-boekhoudsoftware is het beveiligingsniveau dat uw leverancier van plan is te bieden. Als u geen cent betaalt voor uw software, verwacht u dan op realistische wijze beveiliging op Fort Knox-niveau?

Dit is een van de redenen waarom Davisson zei dat zijn klanten software op locatie verkiezen boven cloudgebaseerde tools. "Veel mensen worden tegen hun wil naar de wolk getrokken, " zei hij. "Maar ze vertrouwen hun financiën niet in de cloud. Het gaat om beveiliging en controle."

AccountEdge is een desktop-gebaseerde tool die kan worden uitgebreid naar de cloud met een bijbehorende app. Acclivity biedt echter geen cloudversie van de tool. "Een deel van de reden waarom we veel activiteit en interesse zien, is omdat, zodra we een licentie hebben voor de desktopsoftware, u deze op uw eigen netwerk kunt plaatsen, achter een firewall, is het van u, " zei Davisson. "In termen van veiligheid geeft dat u de ultieme controle."

Dit betekent niet dat cloudgebaseerde tools inherent minder veilig zijn dan desktop-apps. Intuit QuickBooks Online Plus slaat bijvoorbeeld gegevens op door firewall beveiligde servers op waar de gegevens worden gecodeerd. Wanneer uw gegevens de webbrowser verlaten, worden deze verzonden via SSL-coderingstechnologie (Secure Sockets Layer). Met Intuit kunnen beheerders ook beperken wie toegang heeft tot specifieke soorten gegevens in de tool als ze besluiten bepaalde informatie alleen beschikbaar te maken voor werknemers op directieniveau.

Klantenservice

Deze zou een no-brainer moeten zijn. Hoe competitiever een markt wordt, hoe belangrijker klantenservice moet zijn. Kunt u uw leverancier van boekhoudsoftware bereiken als en wanneer iets niet goed werkt? Kun je ze bereiken op het medium van je keuze of dwingen ze je om een ​​specifiek communicatieplatform te kiezen? Spreken de servicevertegenwoordigers uw taal of heeft de verkoper zijn helpdeskteam uitbesteed?

Dit zijn ongelooflijk belangrijke vragen die u aan elk van uw potentiële leveranciers zou moeten stellen. Het is zeer waarschijnlijk dat boekhoudsoftware op ondernemingsniveau 24/7 ondersteuning zal bieden, vooral als u bereid bent om vijf of meer jaarlijkse betalingen te doen. Als u echter probeert te kiezen uit een lijst met freemium- en betaalde SMB-tools, wilt u uw service-opties grondig onderzoeken.