7 manieren om uw telecom-upgrade storingsvrij te maken

Of u nu overgaat van een oud, gewoon oud telefoonsysteem (POTS) of gewoon uw bestaande Voice-over-IP (VoIP) -service naar een andere provider migreert, het schakelen van spraakdiensten is zowel moeilijk als potentieel gevaarlijk voor de productiviteit van uw werknemers. Het is cruciaal dat u zich voorbereidt. Er zijn verschillende belangrijke stappen die u moet nemen voordat uw service wordt geactiveerd om een ​​soepele werking te garanderen. Bandbreedte, oproepbelastingen en noodgevallen zijn belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden tijdens het voorbereidingsproces.

We spraken met Jeff Valentine, Chief Marketing Officer bij NetFortris Fonality, een van onze Editors 'Choice-services voor zakelijke VoIP, om de stappen te bespreken die uw bedrijf moet nemen voorafgaand aan een VoIP-upgrade om te garanderen dat het storingsvrij is. Voor het grootste deel is het VoIP-installatieproces meer wetenschap dan kunst. Dit is goed nieuws voor u, omdat het betekent dat als u het advies van Valentine en dat van uw gekozen VoIP-service en internetprovider (ISP) opvolgt, u een eenvoudige implementatie moet hebben.

1. Controleer of uw internetverbinding gereed is voor VoIP

Als u behoorlijke internetsnelheden heeft voor een kantoor zonder VoIP-configuratie, moet u contact opnemen met uw internetprovider en uw VoIP-leverancier om te bepalen of deze de extra belasting aankan die VoIP-oproepen kunnen verwerken.

"De belangrijkste oorzaak van problemen zijn slechte internetverbindingen, " zei Valentine. Hij raadt u aan uw verbinding te testen op snelheid en kwaliteit en, als u vaststelt dat deze de spanning van VoIP-gegevens niet aankan, zijn er twee dingen die u kunt doen om de gesprekskwaliteit te verbeteren zonder de services te veranderen. Ten eerste, om uit te zoeken of uw verbinding VoIP aankan, raadt hij u aan om een ​​proef te doen met uw provider naar keuze.

"Als het goed klinkt, heb je meer kans op een goede verbinding, " zei hij. Als u merkt dat uw verbinding storingen veroorzaakt, stelt hij een privélijn tussen uw bedrijf en uw VoIP-provider voor om een ​​privébandbreedte-verbinding tot stand te brengen die niet wordt gestoord door andere kantoorprocessen.

Ten tweede adviseert Valentine zijn klanten met slechte verbindingen om een ​​hybride VoIP / analoog systeem te installeren om de werklast tot een absoluut minimum te beperken. De algemene vuistregel voor het installeren van een VoIP-systeem is dat u de bandbreedte met 100 Kbps moet vergroten. Voor elke 10 gebruikers moet u dus 1 Mbps bandbreedte-overdracht beschikbaar hebben op uw netwerk.

2. Koop een router met Quality of Service-functies

Sommige routers kunnen verkeer van Quality of Service (QoS) verspreiden. Deze functie is ontworpen om VoIP-bandbreedte te segmenteren van al uw andere netwerkbandbreedte. Kortom, hiermee kunt u specifieke applicaties kiezen die op uw netwerk worden uitgevoerd op basis van hun verkeerssignatuur, en vervolgens uw IT-beheerder prioriteiten of een gegarandeerd percentage van uw totale leidingcapaciteit aan die apps toewijzen op basis van hoe belangrijk ze voor uw bedrijf zijn. Dit betekent dat je VoIP-verkeer altijd doorkomt, zodat je niet wordt gestoord tijdens oproepen als iemand besluit om Netflix te streamen tijdens de lunch. Tegenwoordig zijn er maar heel weinig routers die QoS in geen enkele vorm kunnen gebruiken, maar u moet contact opnemen met uw provider om te zien of zij een voorkeurspartner hebben.

Een ding om in gedachten te houden is dat routers u niet kunnen helpen als het netwerk van uw VoIP-provider overbelast is. Ze zullen alleen helpen als uw interne netwerk het probleem is, wat ons naar ons volgende belangrijke punt leidt.

3. Controleer de betrouwbaarheid van uw provider

Dit is een no-brainer omdat, als uw VoIP-service is uitgeschakeld, het niet uitmaakt hoe goedkoop het is of hoe duidelijk uw gesprekken zijn. Met de meeste cloudgebaseerde VoIP-services kunt u zien wat hun gemiddelde uptime is om te bepalen hoe vaak hun hele systeem faalt. Als ze deze informatie niet op hun website publiceren, moet u hen dat rechtstreeks vragen.

Als uw voorkeursaanbieder een vlekkerige staat van dienst heeft voor het beheren van uptime, kunt u de telefoonservice op het belangrijkste tijdstip van de dag of het jaar verliezen. Een dergelijke onderbreking van de dienstverlening kan voor telefonische bedrijven verlammend werken.

4. Scheid VoIP-verkeer via VLAN

Naast QoS-routers kunt u een Virtual Local Area Network (VLAN) gebruiken om spraakverkeer te segmenteren. U kunt een VLAN beschouwen als een netwerk binnen het netwerk. VLAN's kunnen op verschillende kenmerken zijn gebaseerd, waaronder locatie, apparaten, gebruikersgroepen en, ja, verkeerstype. In het geval van VoIP zal een VLAN dat verkeer eenvoudig segmenteren binnen uw totale netwerkcapaciteit om direct responsiever te zijn. Dit is met name handig voor bedrijven met meer dan 50 werknemers die een VoIP-service gebruiken.

Misschien wilt u ook een Software-Defined Wide Area Network (SD-WAN) proberen, dat een internetverbinding biedt die bovenop uw bestaande internetverbinding staat. Als u bijvoorbeeld Time Warner-internet hebt, zal een SD-WAN-router verkeer via een Virtual Private Network (VPN) over uw Time Warner-verkeer leiden om ervoor te zorgen dat verkeer op de plaats komt waar het het meest nodig is. Of u kunt een tweede ISP-service op uw VPN aansluiten om te bepalen welke service op dit moment het beste functioneert om verkeer naar dat netwerk te leiden.

5. Bepaal de juiste gespreksbelasting

Valentine beveelt een 1-op-1-verhouding aan tussen het aantal werknemers dat VoIP gebruikt en de totale beschikbare oproepbelasting op uw systeem. Dit betekent dat uw VoIP-service elke medewerker die een VoIP-gesprek neemt op hetzelfde moment moet kunnen afhandelen.

Dit vereist een beetje vooruitziendheid van u, omdat u mogelijk het aantal werknemers in uw bedrijf moet uitbreiden of aftrekken. Dus, als u van plan bent een grote wervingspauze te houden of als u ontslagen plant, houd dan rekening met wat uw maximale gespreksbelasting zou moeten zijn.

6. Evalueer meer dan één SIP-telefoon

Het primaire protocol dat VoIP-oproepen en randapparatuur aan elkaar koppelt, is het Session Initiated Protocol (SIP). Bijna elk VoIP-apparaat - inclusief routers, switches en handheld-apparaten - ondersteunt SIP tenzij ze deel uitmaken van een eigen oplossing die zijn eigen protocol gebruikt. Als u op zoek bent naar VoIP-compatibele handsets, zal SIP een protocol zijn dat u bijna altijd als "ondersteund" ziet. Maar dat is niet alles wat er is aan een VoIP-handset.

U moet zeker verschillende SIP-telefoontypen testen om te zien hoe deze werken met de door u gekozen VoIP-provider. Uw provider heeft meestal voorkeurshardwarepartners en heeft mogelijk zelfs een service die deze telefoons vooraf configureert voor verzending zodat u ze gewoon kunt aansluiten en spelen zodra ze aankomen. Laat dat gemak u echter niet onnodig slingeren, want er zijn andere overwegingen.

Ten eerste moet u uw handsets testen om te zien hoe ze werken met het door u gekozen routeringsplatform en eventuele apps die u gebruikt die op uw VoIP-netwerk staan ​​of er verbinding mee maken - dingen zoals uw helpdeskplatform, uw klant relatiebeheer-app (CRM), en zeker uw IT-managementtools. Tot slot, als u draadloos VoIP-bellen naar mobiele apparaten aanbiedt en een van deze komt van uw handsetprovider, moet u ze ook grondig testen. Voice is een kritisch communicatieplatform en zeker een volwassen technologie, maar VoIP heeft nog steeds tal van valkuilen voor de niet-geteste of de oplettende; zorg dat je er niet bij bent.

7. Stel een noodtelefoonplan op

Als u de bovenstaande stappen volgt, hebt u waarschijnlijk een moeiteloze overgang. U moet echter voorbereid zijn op rampscenario's. Een manier om te garanderen dat u altijd over uptime beschikt, is het bouwen van een hybride on-premises / cloud-gebaseerd VoIP-systeem. Op die manier kunt u, als de cloud van uw provider uitvalt, uw interne bronnen gebruiken om oproepen door te schakelen. Of als er een overstroming in uw buurt is, kunt u al uw werklast overbrengen naar de cloud van uw provider.

"Dit gebeurt steeds vaker, " zei Valentine. "Als een gebouw stroom verliest, is een bedrijf dat afhankelijk is van telefoons failliet. Als u naar de cloud verhuist, kunt u het probleem van lokale storingen voorkomen. Maar als de cloud uitvalt, kan uw provider mogelijk verzenden belt via telefoonlijnen in plaats van de internetverbinding."

Als het telefoonsysteem zowel op de cloud als op lokaal niveau uitvalt, is het van cruciaal belang dat u telefoonverkeer naar andere communicatiemethoden zoals chat en e-mail stuurt. Uw klanten zullen nog steeds boos zijn, maar ze zullen er waarschijnlijk voor kiezen om hun ongenoegen kenbaar te maken aan uw chatagenten in plaats van te luchten op sociale media.