Organiseer: 6 tips om aan de slag te gaan met projectmanagement

Projectmanagement is een zware klus. Teams en organisaties proberen slanker te werken, en vaak betekent dat het elimineren van de rol van een toegewijde projectmanager. Hoewel het nog steeds mogelijk is om een ​​gevorderde graad in het onderwerp te behalen, is het niet ongewoon voor mensen met weinig tot geen ervaring om zich in de rol van projectmanager te storten, vaak bovenop hun officiële baan. Hoewel dit een overweldigende ervaring kan zijn, is er zoveel krachtige software voor projectbeheer op de markt dat een klein project of twee helemaal geen projectmanager nodig heeft.

Als u niet veel ervaring hebt met het beheren van projecten, zijn hier enkele tips om u op weg te helpen. Veel dank aan Peter Clarkson, voorheen van Maestro Development, en Jason Westland, CEO van ProjectManager.com, voor hun inzicht in een eerdere versie van dit artikel.

1. Zorg ervoor dat u een project hebt

Zorg ervoor dat u een project hebt voordat u probeert een project te beheren! Dat advies klinkt misschien heel simpel, maar ik heb het keer op keer gehoord van deskundige projectmanagers.

Een project is een set taken met een startdatum, einddatum en te leveren. Een deliverable is alles wat aan het einde van het werk wordt geleverd, zoals een fysiek product of een functionerende website. Een huis bouwen is een project. Het opnieuw ontwerpen van een website (zoals beschreven in het scherm van ProofHub hieronder) is een project. Als je in theorie alle taken van het project aan iemand anders zou kunnen overhandigen en iets van die persoon terugkrijgt, is dat een project.

Soms verwarren mensen lopend werk met projecten, dus laat me een paar voorbeelden geven van lopend werk om het duidelijk te maken. Elke week nieuwe inhoud voor een website schrijven is een doorlopend werk, ook al zou je de productie van één enkel stuk schrijven kunnen beschouwen als een eigen klein project. Het bieden van onderhoudsondersteuning voor code door deze voortdurend te repareren is een doorlopend werk. Het beantwoorden van e-mails of telefoontjes van klanten is aan de gang.

2. Heb een ontdekkingsperiode

Voordat mensen een project starten, raden sommige mensen wat ontdekking wordt genoemd. De ontdekking van projectmanagement verschilt van de ontdekking in juridische zin. Voor onze doeleinden is het een periode waarin de mensen die het project aanvragen, onderzoeken wat ze willen doen of maken en waarom. Het kan een vergadering, een reeks vergaderingen of een open periode voor vrij denken en verkenning zijn.

Hieronder staan ​​enkele vragen om te verkennen terwijl je op ontdekkingstocht bent.

• Wat zal het project zijn? Hoe specifiek kunt u het definiëren?
• Wat is de bedoeling?
• Welke resultaten wilt u?
• Welke middelen moet je inzetten voor dit project?
• Wanneer heeft u het eindproduct nodig en is uw deadline redelijk gezien uw middelen?

3. Definieer het bereik

Je zou een ervaren projectmanager kunnen horen zeggen: "Als het niet binnen het bereik valt, zit het niet in het project."

Elk project heeft een duidelijke scope nodig. Het projectbereik definieert precies wat het project met zich meebrengt. Het is een vergrendelde lijst met alle facetten, activa, functies, producten en andere details die aan het project zijn gekoppeld. Als het eenmaal is vergrendeld, kunt u er niets aan toevoegen. Als u bijvoorbeeld een huis bouwt, bepaalt de scope hoeveel verhalen het huis zal bevatten, zijn vierkante meters, hoeveel vensters er zijn, hoeveel trappen, lichtschakelaars, enzovoort.

De reden dat projecten een duidelijk bereik nodig hebben voordat u ermee begint, is omdat niemand probeert iets toe te voegen dat buiten het bereik valt zodra het project is gestart. Toevoegen aan de scope van een project nadat het is gestart, gooit de tijdlijn, het budget en de beschikbare middelen weg. Als u taken blijft toevoegen aan een project, kan het zelfs ophouden een project te worden - het kan gewoon doorlopend werk worden.

Het definiëren van de scope kan gebeuren tijdens een ontdekkingsgesprek, of het kan eenvoudigweg voortkomen uit gesprekken tussen de klant of de persoon die het project aanvraagt ​​en de potentiële leider of manager van het project.

4. Houd een aftrapvergadering

Een startvergadering is waar iedereen die aan het project zal werken, er kennis mee maakt. Deze vergadering zet de toon voor het komende werk en zorgt ervoor dat iedereen in het projectteam duidelijke informatie heeft over wat ze gaan doen en waarom.

Merk op dat het houden van een aftrapvergadering niet eens in de buurt komt van het eerste wat u doet bij het beheren van een project! Omdat de aftrap helpt iedereen op dezelfde pagina te krijgen, wilt u er zeker van zijn dat u een duidelijk begrip hebt van het project en de reikwijdte, zodat u deze met vertrouwen aan iedereen kunt bezorgen.

Tijdens een startvergadering moet de projectleider ten minste deze vier dingen definiëren:

• Project scope,
• Spelers en hun rollen,
• Deliverables, en
• Mijlpalen.

We hebben het al gehad over de scope van het project. Voor spelers en hun rollen introduceert de projectleider de verschillende teams en bijdragers aan elkaar. Bovendien is de startvergadering een ideaal moment om hiërarchie te bespreken, dat wil zeggen wie aan wie rapporteert en wie zich op het werk aanmeldt.

Een bespreking van de te leveren producten zal overlappen met de bespreking van de hiërarchie omdat u de vraag moet beantwoorden: "Wie ontvangt elk te leveren product?"

Mijlpalen (zoals getoond in de Projectmanagement-software Teamwork Projects van Editors ', hierboven) zijn punten in een project die een duidelijke vooruitgang laten zien in de richting van het uiteindelijke doel. Bij het bouwen van een huis kan het punt waarop je een fundering hebt gegoten en ingesteld een mijlpaal zijn. Als je het frame op zijn plaats hebt, is dat een nieuwe mijlpaal. Op het moment van een aftrapbijeenkomst moet u weten wat de mijlpalen van het project zijn, zelfs als u nog geen datums hebt vastgelegd. Soms heb je andere teamexperts nodig, zoals de programmeerleider of de ontwerpleider, om precies te weten te komen wanneer die mijlpalen moeten vallen. Het is goed om een ​​aftrapgesprek te beginnen met een ruw idee van uw mijlpaaltermijnen, maar geef elk team een ​​kans om te wegen en aanpassingen aan te brengen.

5. Breng de deadlines van uw project in kaart

Eerder spraken we over hoe elk project een start- en einddatum heeft. De aftrap kan uw officiële startdatum zijn. De einddatum moet de absolute definitieve afsluiting van al het werk markeren. Geen werk aan het project gebeurt na die datum. Het is een echt hands-off, pencil-down moment.

Nu je een startvergadering hebt gehad, kunnen alle belangrijke spelers (zoals de projectmanager en teamleiders) de exacte mijlpalen en leverdata achterhalen en deze in een kalender zetten tussen de startdatum en de einddatum.

Als u projectbeheersoftware gebruikt, gaat u dit gebruiken. Zet al je belangrijke datums in de app. U kunt ook andere documentatie uploaden die u tot nu toe hebt gemaakt, zoals het projectbereik. Dit is ook het juiste moment om alle spelers uit te nodigen om ook lid te worden van de software. Als mensen lid worden van de projectmanagement-app, kunnen ze opdrachten ontvangen, hun voortgang bijwerken en op andere manieren samenwerken. Een voorbeeld van al deze informatie, uitgestippeld in een gantt-diagram in TeamGantt, is hieronder te zien. Lees voor meer informatie over Gantt-grafieken mijn artikel over 5 eenvoudige stappen om aan de slag te gaan met Gantt-grafieken.

6. Stel verwachtingen voor communicatie in

Zowel na de startbijeenkomst als tijdens het project is het belangrijk om de communicatielijnen open te houden. Of uw groep nu een fulltime projectmanager heeft of niet, degene die het belangrijkste aanspreekpunt voor het project is, moet degene zijn die communicatie aanmoedigt en faciliteert. Het is geen slecht idee om nog een vergadering met alle handen te houden voordat het project volloopt, zodat mensen nog resterende vragen kunnen stellen.

Stel verwachtingen voor communicatie vroeg. Zullen teamleiders een wekelijkse update indienen over de voortgang van hun team? Hoeveel all-hands bijeenkomsten zult u hebben tijdens het project - soms zijn ze helemaal niet nodig; wat heeft uw project nodig? Vaak hebben kleinere teams binnen een project, zoals het ontwerpteam of het programmeerteam, terugkerende incheckvergaderingen waar iedereen een samenvatting geeft van wat ze recent hebben gedaan en mogelijke problemen oproept. Hoe meer mensen potentiële problemen in een vroeg stadium onder de aandacht brengen, hoe groter de kans is dat iedereen ze kan dwarsbomen of ermee omgaan.

Vooruit gaan

Gewapend met deze tips om aan de slag te gaan, kun je je nu verdiepen in het vlees van het project. Projectbeheersoftware helpt iedereen die betrokken is bij het project op de hoogte te houden van de voortgang. Het vergt echter ook een goede hoeveelheid menselijke interactie en zoveel mogelijk duidelijkheid over het project en de details ervan.