Video: Verplicht op station | KOE OP HET SPOOR | Meer elektrische deelauto’s | NS Weekly (November 2024)
George Weiner wou dat hij een jaar geleden wist wat hij vandaag doet aan het kiezen van human resources (HR) -technologie. In plaats daarvan leerde de oprichter en CEO van Whole Whale, een digitaal marketingbureau voor non-profitorganisaties, op de harde manier dat de goedkoopste optie voor het beheren van werknemersgegevens niet altijd de beste is, zelfs als het een naammerk is.
De problemen van Weiner begonnen toen hij zich aanmeldde bij een bekende, cloudgebaseerde nationale payrollprovider (die hij niet wilde vermelden). De gebruikersinterface (UI) was gedateerd, het systeem voelde aan elkaar geplaveid en in negen maanden had hij drie verschillende accountmanagers. Weiner beweert dat de fouten van de aanbieder hem ertoe hebben gebracht enkele maanden aan wettelijk verplichte werknemersvergoedingen te missen, wat resulteerde in een boete van $ 500. Miscommunicatie tussen de verkoper en een externe partner die hij gebruikte om 401 (k) pensioenbijdragen te verwerken, leidde tot meer fouten.
Na minder dan een jaar redde Weiner zijn bedrijf en schakelde het over naar een kleiner startup-loonbedrijf, zegt hij, met een betere gebruikersinterface, bruikbaarheid en klantenservice. Zijn advies voor andere kleine bedrijven die HR-technologie kopen: "Winkel niet op prijs omdat u krijgt waar u voor betaalt."
Prijs is slechts een van de vele factoren waarmee u rekening moet houden als u een upgrade uitvoert van oudere HR-technologie of voor het eerst van spreadsheets naar cloudservices wilt overstappen. Als ik iets heb geleerd uit mijn tijd over het beoordelen van HR-technologie voor PCMag.com en het interviewen van leveranciers en bedrijfseigenaren zoals Weiner voor deze column, is het dat een slimme klant een geïnformeerde klant is. Als u kijkt naar kandidaatvolgsystemen (ATS) of performance management (PM) of HR-beheersoftware, vraag dan de volgende zes kritische elementen bij het controleren van potentiële technische partners:
1. Prijs
Prijs is misschien niet alles, maar het is belangrijk en leveranciers hanteren verschillende benaderingen voor de prijsbepaling van hun aanbod. Velen rekenen een vast bedrag per gebruiker, per maand, maar leveranciers classificeren gebruikers niet altijd op dezelfde manier; sommige leveranciers brengen kosten in rekening op basis van het totale aantal werknemers van een bedrijf, terwijl andere alleen kosten in rekening brengen voor werknemers die onder het systeem vallen. Nog andere leveranciers brengen alleen kosten in rekening voor de HR-medewerkers die het systeem zullen gebruiken (dit komt het meest voor bij ATS of wervingssoftware).
Vraag tijdens het winkelen naar volumekortingen; sommige leveranciers bieden een ondernemingspercentage voor klanten met meer dan een specifiek aantal werknemers of gebruikers. Veel bieden gelaagde functies en prijzen, zodat u klein kunt beginnen en functies kunt toevoegen wanneer u ze nodig hebt of wanneer u vertrouwd raakt met het platform.
2. Demo's en proefaccounts
Je zou geen schoenen kopen zonder ze aan te passen, en een ATS- of HR-beheerplatform kan veel meer kosten dan een nieuw paar Nikes. Demo's zijn goed om een idee te krijgen van wat een programma te bieden heeft (maar u en ik weten allebei dat het in essentie verkooppraatjes zijn en niet altijd de realty weerspiegelen van het gebruik van de software.)
Een gezond deel van cloudgebaseerde HR-technologie voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's) biedt een soort tijdelijke proefversie. Met veel kunt u een proefaccount omzetten in een betaald account, zodat u alle gegevens kunt opslaan die u tijdens de proefperiode hebt ingevoerd. Leveranciers zoals adjunct en humanity hebben sandbox-accounts die zijn ontworpen voor specifieke soorten bedrijven of industrieën, zodat u kunt zien hoe bedrijven zoals het uwe hun platforms kunnen gebruiken.
3. Updates
Je zou misschien geen nieuwe auto kopen als je wist dat de fabrikant het volgende jaar een volledig nieuw ontwerp van dat model plant. Om dezelfde reden kunt u zich mogelijk niet aanmelden voor een softwareplatform als u wist dat de ontwikkelaar op het punt stond een grote revisie uit te voeren. Het is al moeilijk genoeg om een HR-team en medewerkers op de hoogte te brengen van een nieuw platform, laat staan dat ze het voor een nieuwe gebruikersinterface een korte tijd later opnieuw moeten doen.
Gebruik uw controleproces om erachter te komen of een leverancier een gebruikersinterface of andere wijzigingen in de werkzaamheden heeft, zodat u die informatie kunt gebruiken in uw besluitvormingsproces. Zelfs als een ontwikkelaar geen grote wijzigingen heeft gepland, ontdek hoe vaak ze platformupdates uitvoeren (elke dag, elke twee weken, meer?), Zodat u de informatie kunt gebruiken om te beslissen of dat te vaak of niet vaak genoeg is voor jouw zaken.
4. Werknemersbestanden
Tenzij u een start-up bent, heeft u waarschijnlijk personeelsgegevens ergens opgeslagen, zelfs als het alleen in Microsoft Excel of Google Drive is. In de meeste gevallen zal het uploaden van de gegevens naar het platform van een nieuwe leverancier gemakkelijker en sneller zijn dan het opnieuw invoeren van werknemersgegevens of het laten inloggen en laten invullen van profielen door werknemers (tenzij uw bestaande gegevens behoorlijk vies zijn).
Veel HR-platforms voor kleine bedrijven die ik heb beoordeeld, hebben ingebouwde functies voor het importeren van gegevens uit Microsoft Excel en andere formaten die niets extra kosten om te gebruiken. Het is een beetje ingewikkelder voor middelgrote en grotere bedrijven; als u honderden of duizenden werknemers hebt, betaalt u mogelijk een vergoeding voor een leverancier om bestaande werknemersgegevens voor u te uploaden. Soms verschijnt die informatie op de prijspagina van de website van een leverancier en soms niet, dus vraag ernaar.
5. Mobiele apps
De software voor personeelsplanning en ploegplanning die ik onlangs heb bekeken, heeft laten zien hoe belangrijk mobiele apps zijn geworden voor bedrijven en hun werknemers, inclusief werknemers die elk uur werken. Als het gaat om mobiele apps, zijn HR-technologieleveranciers echter overal te vinden. Veel bieden apps voor Android- en iOS-apparaten, maar niet alle apps dekken alle functies van webgebaseerde platforms van leveranciers. Sommige leveranciers kiezen ervoor om hun websites mobielgevoelig te maken in plaats van afzonderlijke apps te maken. Of het ene beter is dan het andere, hangt af van uw bedrijf, het type werknemers dat u hebt en hoe die mensen werken.
De overgrote meerderheid van HR-technische apps zijn gratis add-ons die klanten krijgen wanneer ze zich aanmelden - maar niet altijd. Minstens één HR-techverkoper die ik heb beoordeeld in mijn planning- en ploegendienstronden extra voor apps, ervan uitgaande dat de meeste werknemers van hun klanten liever inloggen via een mobielvriendelijke website.
6. Ondersteuning
Leveranciers van cloudgebaseerde HR-technologie voor kleine bedrijven doen hun best om gratis ondersteuning te bieden via videozelfstudies, webinars, veelgestelde vragen, gebruikersforums, blogberichten en ander online materiaal. Het is in hun belang om zelfbedieningsondersteuning aan te bieden, omdat het minder kost dan het ondersteunen van live chat en telefonische ondersteuning of het toewijzen van accountmanagers aan specifieke klanten.
Weet wat voor soort ondersteuning je wilt en of je je op je gemak zult voelen om dingen zelf uit te zoeken. Als je liever met iemand praat wanneer je het nodig hebt, kan dat de beslissende factor zijn tussen het gaan met een leverancier die biedt wat je nodig hebt en iemand die dat niet doet. Ontdek ook welke ondersteuning, onboarding en training worden gedekt in de abonnementskosten van het platform - en waarvoor u extra moet betalen.
Afhankelijk van uw bedrijf, kunt u andere factoren overwegen. Heeft het platform betrekking op niet-Amerikaanse valuta's en feestdagen? Is het beschikbaar in andere talen dan het Engels? Heeft het een open applicatie-programmeerinterface (API) die het gemakkelijker maakt om te integreren met andere HR-technologie die u al gebruikt? Hoeveel tijd en geld besteedt een leverancier aan het toevoegen van nieuwe functies, en hoeveel tijd en geld aan het repareren van bugs als deze zich voordoen?
"Stel criteria samen voor wat u zoekt, " zei Weiner. "Schop de banden op de UX. Stel basisvragen. Praat met de accountmanager."
