Organiseer: 5 apps die u nodig hebt om papierloos te werken

Papierloos gaan hoeft niet moeilijk te zijn, vooral als je weet met welke tools je dat kunt doen. Als u papier volledig wilt opgeven, zijn er ten minste vijf hulpmiddelen nodig om het te laten werken.

Waar gebruik je nog steeds papier? Misschien bewaart u uw takenlijst in een notitieblok of heeft u een stapel documenten die u moet ondertekenen met inkt. Je kunt bijna al het papier in je leven verwijderen als je deze vijf tools hebt:

1. een takenlijst-app,
2. een scan-app,
3. een bestandssynchronisatieservice,
4. hulpmiddelen voor e-handtekeningen, en
5. een documentbezorgservice.

Laten we elk van deze tools nader bekijken en wat ze doen. Ik geef ook aanbevelingen voor specifieke apps die u kunt gebruiken om u op weg te helpen.

1. Takenlijst-app

Ik zou nooit met mijn vinger kwispelen naar iemand die een papieren takenlijst gebruikt als hij vindt dat het voor hem werkt. Als je echter papierloos probeert te gaan, is een van de beste plaatsen om te beginnen door al je taken en lijsten naar een app te verplaatsen.

De beste takenlijst-apps zijn zoveel efficiënter dan papieren lijsten. Met papier zit u vast aan kruisingen en kunt u taken niet gemakkelijk herschikken wanneer uw prioriteiten veranderen. U kunt ook geen taken toewijzen aan andere mensen en meldingen ontvangen zodra ze deze hebben voltooid.

Met een takenlijst-app krijg je herinneringen aan aanstaande vervaldatums, meldingen wanneer iemand anders een taak voltooit, de mogelijkheid om je lijst op elk gewenst moment te herschikken en vele andere voordelen. Mijn top drie keuzes uit de takenlijst-apps zijn:

• Todoist Premium
• Asana (hierboven weergegeven)
• Any.do

Als je papierloos probeert te worden, moet je een takenlijst-app vinden die voor jou werkt en deze een paar weken volhouden.

Begin met het maken van drie categorieën lijsten: werk, persoonlijk en huishouden. U kunt ze later altijd wijzigen als ze niet helemaal geschikt zijn voor uw behoeften. Noteer in je werksectie taken op het werk die je deze week moet voltooien. Schrijf in je persoonlijke lijst alles op wat je nodig hebt om gedaan te krijgen, zoals een bedankkaartje sturen of een afspraak voor een knipbeurt plannen. Gebruik uw huishoudelijke gedeelte om een ​​boodschappenlijstje te beginnen.

Dat is genoeg om u op weg te helpen. Terwijl u uw to-do-app gebruikt, komt u erachter welke strategieën het beste voor u werken als het gaat om het organiseren van lijsten, het instellen van herinneringen en het toewijzen van taken aan andere mensen. Voor de eerste paar weken is het echter het beste om uw lijsten kort en duidelijk te houden. Voor het eerst een takenlijst-app gebruiken, is hetzelfde als een nieuwe gewoonte aannemen; als het te ingewikkeld is, blijf je er misschien niet bij. Als je er eenmaal echt een gewoonte van hebt, kun je beginnen met het verfijnen van je takenlijststrategieën.

2. Scan-app

Een scan-app is van onschatbare waarde om van belangrijke papieren documenten digitale bestanden te maken. Wanneer u documenten digitaliseert, maakt u er een back-up van, wat betekent dat u de originelen kunt versnipperen of recyclen, of ze veilig kunt opslaan. Sommige van de items die u mogelijk wilt digitaliseren, zijn papieren belastingaangiften, identificatiedocumenten, officiële certificaten (zoals geboorte, overlijden, huwelijk of diploma), garanties en kwitanties, recepten en zelfs niet-papieren documenten, zoals de details en instructies afgedrukt op de onderkant van uw wifi-router thuis.

Scan-apps veranderen de camera van uw telefoon in een scanner. Hoewel u elke printer met een scanner kunt gebruiken om documenten te digitaliseren, zijn mobiele scan-apps zoveel handiger en niet te vergeten draagbaar. U kunt overal een foto van maken.

De beste scan-apps detecteren niet alleen de randen van het item dat u scant, maar ook wat voor item het is, of het nu een pagina uit een boek of een visitekaartje is. De allerbeste bevat ook optische tekenherkenning (OCR) -technologie zodat u binnen een minuut na het scannen van een document de tekst kunt kopiëren en plakken. Een goede scan-app moet ook in staat zijn om meerdere pagina's in een enkel bestand te compileren.

Twee scan-apps die aan al die vereisten voldoen en beschikbaar zijn voor zowel Android als iOS zijn:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (abonnementen vanaf $ 9, 99 per jaar; of $ 59, 99 om het volledig te bezitten) en
• Scanbot Pro ($ 6, 99).

3. E-handtekeningtool

Als u papierloos werkt, moet u documenten kunnen ondertekenen zonder ze af te drukken. Er is bijna geen reden om ooit een stuk papier af te drukken en te ondertekenen dat iemand je elektronisch stuurt. U moet de meeste documenten digitaal kunnen ondertekenen, op enkele uitzonderingen na. Om dit te doen, hebt u een app nodig waarmee u een digitale handtekening kunt maken en op bestanden kunt toepassen.

Een paar voorbeelden van software die hulpmiddelen voor e-handtekeningen bevat zijn:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign, en
• Voorbeeld voor macOS (hierboven weergegeven).

Om te beginnen, moet u eerst een handtekening maken, wat vaak het moeilijkste deel is, omdat handtekeningen er meestal slordig uitzien wanneer ze worden gemaakt met een muis, vinger en touchscreen of stylus. Het goede nieuws is dat u deze stap maar één keer hoeft te doen. Nadat u een handtekening hebt gemaakt en opgeslagen, kunt u deze steeds opnieuw gebruiken. Voor meer informatie over twee van de meest populaire methoden, kunt u meer informatie krijgen over de verhalen van PCMag over het ondertekenen van een PDF met Acrobat Reader en het ondertekenen van een PDF in macOS preview.

Als je merkt dat je moeite hebt om je naam te ondertekenen met een muis, vinger of stylus, controleer dan of er een optie is om een ​​foto te maken van een pen-en-papierhandtekening die je vervolgens kunt uploaden.

4. Bestandssynchronisatieservice

Een bestandssynchronisatieservice maakt al uw documenten voor u beschikbaar, ongeacht welk apparaat u bij de hand hebt. Hier is een voorbeeld van hoe een bestandssynchronisatieservice onmisbaar is: ik was een paar jaar geleden op de luchthaven voor Global Entry. Mijn interviewer vroeg me om een ​​bewijs van het postadres. Het staat niet op mijn rijbewijs en ik heb geen post meegenomen om hem te laten zien. Toen herinnerde ik me dat ik een onroerendgoeddocument had gescand en opgeslagen dat naar mij was gemaild op het adres dat ik nodig had. Ik opende de mobiele app van mijn bestandssynchronisatieservice en haalde het document tevoorschijn om de interviewer te tonen. Hij was tevreden en ik kreeg mijn wereldwijde inzending.

Drie van de meest bekende services voor het synchroniseren van bestanden - en ik aarzel niet om ze aan te bevelen - zijn:

• Doos,
• Dropbox en
• Google Drive.

Met veel bestandssynchronisatieprogramma's kunt u ook offline kopieën van documenten op uw apparaten opslaan, wat extra handig is voor alles wat u nodig hebt in een semi-noodgeval, zoals verzekeringsbewijzen, een ID of namen en telefoonnummers in een telefoonboom.

Sommige van de allerbeste services voor het synchroniseren van bestanden hebben ook hulpmiddelen voor het delen van documenten, die we hierna kunnen bespreken.

5. Tool voor het delen van documenten

Een veelgebruikte manier om digitale documenten te verzenden, is om ze bij een e-mail te voegen. Die optie is echter niet altijd ideaal, omdat je niet altijd weet wanneer of of de ontvanger ze heeft gekregen. (U kunt leesbevestigingen gebruiken, maar deze werken alleen als de ontvanger ze niet heeft geblokkeerd of geweigerd.) Een ander probleem met e-mail is dat sommige bestanden te groot zijn of dat uw e-mailprogramma automatisch de kwaliteit van het origineel verslechtert.

Een alternatieve manier om digitale documenten te verzenden, is ze te delen via een andere cloudgebaseerde service. Met services voor bestandssynchronisatie, zoals die in de vorige sectie zijn genoemd, kunt u meestal een bestand delen door er een koppeling naar te genereren die u vervolgens naar wens kunt verzenden. Cloudopslagservices (waarvan vele nu niet meer te onderscheiden zijn van bestandssynchronisatieservices) hebben ze meestal ook.

Doorgaans plaatst u de bestanden die u wilt delen in een map in uw synchronisatie- of cloudopslag-app en klikt u met de rechtermuisknop om een ​​link te krijgen die u kunt delen. Via die link kan de ontvanger de bestanden downloaden. Afhankelijk van de service die u hebt, kunt u mogelijk zien wanneer of hoe vaak de persoon het bestand downloadt. Met sommige services, waaronder Dropbox, kunt u zelfs een vervaldatum voor toegang instellen.

Kijk vooruit, begin vandaag

Een laatste tip om papierloos te gaan is om vandaag te beginnen en vooruit te kijken in plaats van achteruit. Wat ik daarmee bedoel, is niet vast te zitten aan het digitaliseren van welke achterstand papier je ook hebt. Gebruik in plaats daarvan een paar apps die u vanaf nu helpen om papierloos te zijn , en u kunt verder gaan met uw nieuwe gewoonten.