Video: Odoo Documents: Document Management System (November 2024)
Als uw bedrijf software voor het beheer van bedrijfsdocumenten overweegt, laat de cijfers u dan begeleiden. Natuurlijk maakt u zich waarschijnlijk zorgen over nog een eeuwigdurende softwarelicentievergoeding, die maand na maand en jaar na jaar oploopt, maar wees gerust, deze tools zullen uiteindelijk meer geld besparen dan ze kosten. Een Editors 'Choice-tool zoals Zoho Docs biedt u meer flexibiliteit, samenwerkingsfuncties en opslagcapaciteit die u ooit zult hebben met papier, bestandsmappen en opslagkasten.
Ik sprak met Lisa Croft, Group Product Marketing Manager bij Adobe Document Cloud, een capabele en kosteneffectieve tool voor het beheer van bedrijfsdocumenten, over de vele manieren waarop bedrijfsdocumentbeheer uw bedrijf tijd, ruimte en, nog belangrijker, veel geld kan besparen. Hier zijn de vier meest voor de hand liggende manieren waarop deze tools een uitstekend rendement op uw investering bieden.
1. De kosten van afdrukken
Als u zich volledig kunt ontdoen van papieren documenten door uw hele operatie digitaal te maken, zult u uiteindelijk veel minder papier kopen dan uw concurrenten. Bovendien zult u minder geld uitgeven aan afdrukken, inclusief energiekosten, inkt en de portokosten voor het fysiek verzenden van documenten naar externe locaties.
Bedrijven die 10.000 documenten afdrukken, besparen volgens de berekeningen van Adobe ongeveer $ 2.740 door over te schakelen naar digitale documenten (10.000 documenten is ongeveer 1/6 van een GB; hierover later meer). Als de kosten van papier u niet beïnvloeden, denk er dan over na hoeveel u het milieu gaat helpen. Tienduizend documenten vereisen 11.427 gallons water, 961 pond afval en 3.725 pond hout om te produceren. Dat is veel schade aan ons ecosysteem.
"Probeer helemaal nooit af te drukken, " zei Croft. "Zodra u een document afdrukt, brengt dit kosten met zich mee voor het beheer van dat document. Als u het van begin tot eind digitaal houdt, bespaart u vanaf het begin geld."
2. Opslagkosten
De kosten van commercieel onroerend goed in Midtown Manhattan, waar de kantoren van PCMag zijn gevestigd, bedragen ongeveer $ 73 per vierkante voet. Als u slechts 100 vierkante voet besteedt aan documentopslag, besteedt u ongeveer $ 7.300 per maand, of $ 87.600 per jaar, gewoon door papier op te slaan.
Als u uw op papier gebaseerde bewerking echter volledig zou digitaliseren, zou u 64.800 Microsoft Word-documentpagina's kunnen opslaan in minder dan 1 GB aan digitale cloudopslag. Met Zoho Docs zou je bijvoorbeeld slechts $ 96 kunnen betalen voor 100 GB opslag per jaar. Honderd gigabytes is het equivalent van 64.800.000 Word-pagina's. Met Zoho Documenten krijgt u ook toegang tot functies zoals het delen van groepsbestanden, online en gelijktijdig teambewerking, en zelfs auditlogboeken die u precies vertellen wie toegang heeft gehad tot en wijzigingen heeft aangebracht in uw documenten (meer hierover later).
3. Doe meer voor minder en doe het sneller
Ik heb eerder enkele digitale functies genoemd die systemen voor het beheer van bedrijfsdocumenten waardevoller maken voor uw bedrijf dan standaard papieren documenten. In dit gedeelte zal ik wat dieper ingaan. Met Adobe Document Cloud kunt u bijvoorbeeld een enkel bestand naar meerdere gebruikers verzenden en handtekeningen aanvragen bij elke ontvanger. Denk na over hoeveel complexer en duurder dat proces zou zijn met papier en de United States Postal Service. Nu, vermenigvuldig die kosten met hoe vaak u het proces het hele jaar door zou kunnen herhalen.
"Het elektronisch ondertekenen van een document bespaart u geld, " zei Croft. "U hoeft het niet te FedEx. U hoeft niet te wachten tot het wordt teruggestuurd. Dit bespaart tijd en extra kopieën van het document. U elimineert ook problemen met mensen die het document veranderen, zodat u weet dat het document ging uit en werd ondertekend is het document dat u daadwerkelijk hebt verzonden. " Ik kom in de beveiliging in het volgende gedeelte.
Hoe zit het met het bewerken van groepen? Met tools zoals Zoho Docs, kunt u een groep samenbrengen en gelijktijdige wijzigingen aanbrengen in documenten zonder ze heen en weer te sturen van lid naar lid. Zelfs als u al Microsoft Word en e-mail zou gebruiken, zou dit proces een stuk langzamer zijn en minder samenwerken. U maakt waarschijnlijk een document en stuurt het naar de commandostructuur voor meerdere beoordelingen, waarna het document naar u teruggestuurd wordt voor revisies. Met software voor het beheer van bedrijfsdocumenten konden alle geïnvesteerde partijen het document in één keer bewerken, allemaal binnen dezelfde documentviewer.
"De mogelijkheid om samen te werken aan een document is absoluut een voordeel, " zei Croft. "De waarde daarvan is dat het geld bespaart voor reizen, en het vermindert ook de beoordelingscycli. Je neemt een document van begin tot eind door een behoorlijk complexe cyclus. Elke keer dat je die tijd kunt verkorten, bespaar je geld. Die perifere dingen waar mensen niet aan denken, maar je op de lange termijn geld besparen."
4. De vele facetten van documentbeveiliging
Het is onmogelijk om te kwantificeren hoeveel documentbeveiliging uw bedrijf kan redden totdat het te laat is. Bijvoorbeeld: Wat als iemand een contract aanneemt dat u hem op een fysiek stuk papier hebt gestuurd en onbevestigde wijzigingen in de voorwaarden van de overeenkomst aanbrengt? Het is mogelijk dat u de wijzigingen niet ziet in het frauduleuze document voordat u het ondertekent. Nu bent u wettelijk verantwoordelijk voor de voorwaarden van de nieuwe en valse overeenkomst.
Wat als iemand bovendien een stuk papier verliest dat essentiële bedrijfsinformatie bevat en die informatie in verkeerde handen komt? U kunt uw concurrentievoordeel verliezen of u kunt worden aangeklaagd. Hoewel er geen manier is om een cijfer te geven over wat deze schade uw bedrijf zou kunnen kosten, is het vrijwel zeker minder dan de prijs van een jaarlijks abonnement voor het beheer van zakelijke documenten.
Zakelijk 'tools voor documentbeheer laten u weten wie toegang heeft en wat ze met een document kunnen doen', aldus Croft. "Ik kan je een bestand sturen en vertellen wanneer je het hebt geopend, als je ernaar hebt gekeken, heb je het afgedrukt. Ik weet waar het document is. Gaat dat document in verkeerde handen vallen? Deze hulpmiddelen elimineren dat risico volledig. Het is iets waar je niet aan denkt om geld te besparen, maar op de lange termijn misschien wel."
Vind de juiste tool voor u
Hoewel Zoho Docs en Adobe tot de beste tools op de markt behoren, bieden andere producten zoals Google Drive, Microsoft SharePoint en Dropbox Business unieke functiesets die misschien beter bij u passen.
Bijvoorbeeld: Google Drive biedt volledige online toegang tot documenten, kan Microsoft Office-bestanden lezen en biedt onbeperkte opslag voor meer dan vijf gebruikers. SharePoint is de ideale tool voor bedrijven die voornamelijk afhankelijk zijn van Microsoft Office 365-tools zoals Word, PowerPoint en Excel. Dropbox is de beste in het opslaan, beheren en overbrengen van bestanden. Het bedrijf heeft zelfs recent IT-beheertools toegevoegd om u meer flexibiliteit te geven over wie welke documenten ziet.
