Video: DocSys Online - Document & Huisstijl Beheer (November 2024)
Mensen zijn wanhopig om het papier in hun leven kwijt te raken. Digitale archieven hebben zoveel voordelen. U kunt ze efficiënt zoeken. U kunt een back-up maken van elektronische documenten naar meerdere locaties, zodat u ze altijd en overal kunt openen. En het delen van digitale documenten met familieleden, advocaten en iedereen die ze nodig heeft, is zoveel eenvoudiger dan het kopiëren of faxen van papier.
Maar voordat u de akte naar uw huis begint te scannen en al uw maandelijkse facturen en afschriften naar e-mail stuurt, is het belangrijk om na te denken over wat u hoopt te bereiken door over te schakelen naar een volledig digitaal formaat, als de verschillende services die u kunnen helpen hiermee wordt een groot deel van het proces geautomatiseerd. U wilt ook precies weten wat deze verschillende oplossingen doen, omdat ze u allemaal heel verschillende resultaten geven. Of je uiteindelijk blij zult zijn met die resultaten, hangt grotendeels af van je oorspronkelijke doelen.
File Syncing Services (de DIY-oplossing)
Je kunt vrij eenvoudig familiedocumenten online opslaan en beheren met Dropbox, Box, SugarSync of een andere cloudopslagoplossing, maar er zijn voor- en nadelen voor deze methode.
Cons. Als u maandelijkse facturen en afschriften in dit account wilt opslaan, gebeurt dit niet automatisch. U moet zich elke maand aanmelden bij al uw accounts en PDF's lokaal opslaan in de map voor het synchroniseren van bestanden. U ontvangt ook geen herinneringen om deze actie uit te voeren, laat staan om uw rekeningen te betalen. Ten slotte moet u de beveiliging van uw gekozen service controleren om ervoor te zorgen dat uw documenten veilig zijn.
Eigenlijk is er een oplossing voor deze nadelen, en het is FileThis (momenteel in beta). FileThis maakt verbinding met uw online accounts en dumpt alle belangrijke documenten in een repository die u ermee verbindt. De opties omvatten Box, Dropbox, Google Drive, Evernote en zelfs uw eigen computer.
Gespecialiseerde services: gericht op financiën
Er zijn een aantal speciale services om u te helpen bij het papierloos beheren van huishoudelijke documenten, maar ze hebben meestal een iets ander doel, dus het is echt belangrijk om na te denken over wat u echt moet doen.
Manilla (gratis) is bijvoorbeeld een online account dat u kunt instellen om automatisch al uw maandelijkse overzichten bij te houden en u eraan te herinneren uw rekeningen te betalen. Het heeft ook een handige functie waarmee u beloningsprogramma's kunt volgen, zoals frequent flyer miles, en het kan u aansporen om actie te ondernemen op een account voordat uw punten verlopen. Manilla is geweldig voor mensen die hulp nodig hebben om op tijd rekeningen te betalen, of iedereen die al die verklaringen van dienstverleners wil centraliseren, maar het doet niet veel meer dan dat.
Doxo is vergelijkbaar met Manilla, het verzamelen van uw afschriften en rekeningen, maar het laat u ook andere belangrijke huishoudelijke documenten uploaden, waardoor het een meer algemene digitale archiefkast wordt. Ik vind het leuk dat Doxo de automatisering in Manilla combineert met de doe-het-zelfmethode voor het scannen en uploaden van al je andere documenten. Helaas heeft Doxo veel minder partners dan Manilla, dus het kan geen verbinding maken met een paar grote providers, zoals Chase Bank, Netflix, CapitalOne en een paar andere grote namen. Doxo heeft één interessante functie die Manilla niet heeft: de mogelijkheid om uw verzamelde documenten naar een andere locatie te exporteren, zoals een Dropbox-account, zodat u er een back-up van kunt maken.Neat, dat zowel NeatDesk als online opslagcentrum NeatCloud maakt (vanaf $ 5, 99 per maand), richt zich op het helpen scannen en uploaden van papieren documenten die u in uw huis heeft. Het is snel en zeer goed in het identificeren van met name belasting- en financieel papierwerk, en u kunt al het andere classificeren en organiseren in een cloud-gebaseerd account. Neat biedt echter geen automatisering om terugkerende documenten binnen te halen zoals Manilla en Doxo.
Specialistische services: gericht op het leven
TheDocSafe ($ 5, 95 per maand) gaat in een iets andere richting. Het leidt u door een lange lijst met familie- en persoonlijke informatie die u mogelijk wilt centraliseren, waaronder veel dingen die u misschien niet op papier heeft, zoals contactgegevens voor noodgevallen. Bij de eerste accountconfiguratie neemt het je door wat in wezen een vragenlijst is om te controleren of het alle documenten bevat die je mogelijk hebt: Heb je een huis? Ben je getrouwd? Heb je kinderen? Heb je een testament en een testament? Voor elk van deze vragen kunt u antwoorden invoeren en de relevante titels, akten, certificaten en juridische documenten uploaden.
Javont Vault is in sommige opzichten vergelijkbaar, maar is meer ontworpen om u al deze details door te geven aan een begunstigde wanneer u sterft. Toch werkt het geweldig voor het veilig centraliseren van veel belangrijk familie- of persoonlijk papierwerk terwijl je ook leeft. U kunt uw bezittingen inventariseren, al uw online account-login-ID's en wachtwoorden vermelden en gedetailleerde notities achterlaten aan dierbaren over wat u verwacht met al deze informatie na uw dood. Javont Vault is vergrendeld door een sofinummer, dus het is beperkt tot alleen Amerikaans gebruik.
Het belangrijkste onderdeel? voorbedachtheid
De belangrijkste stap die u moet nemen voordat u uw huishoudelijke documenten digitaliseert en digitaal organiseert, is nadenken over wat u wilt doen of welk probleem u moet oplossen. Als u papierloos begint te worden zonder een duidelijk doel of resultaat in het achterhoofd, kunnen uw inspanningen verloren gaan, omdat veel van de beschikbare oplossingen zeer verschillende diensten bieden.