35 Google Drive-tips die u niet mag missen

Steek uw hand op als u zich Writely herinnert. Een bedrijf met vier personen, Upstartle genaamd, lanceerde in augustus 2005 de alleen-online tekstverwerker, gebruik makend van een toen nieuwe browsertechnologie genaamd AJAX. Hiermee konden gebruikers direct inhoud opslaan en ophalen die in de browser is gegenereerd maar op de server is opgeslagen. En het werkte zo goed dat Google Upstartle minder dan een jaar later kocht. Destijds was een product als Writely uniek (de software kwam niet op een CD) en werd als een gok beschouwd.

Snel vooruit naar vandaag. Het online pakket met tools van Google heeft niets anders gedaan dan groeien en verbeteren. Nu onder de paraplu van Google Drive, vindt u een service voor bestandsbeheer en opslag, evenals de verschillende webgebaseerde en mobiele apps. Deze omvatten: een tekstverwerker (Docs of Writely, allemaal volwassen), spreadsheet (Spreadsheets), presentaties (Presentaties), tekening en formulieren.

Het is een volledige suite met tools die nu het veel volwassenere Office van Microsoft aankan; in feite heeft Google Drive aantoonbaar ertoe aangezet om online versies van Word, Excel en PowerPoint te maken om met zijn OneDrive opslag / sync-service te werken.

Bedrijven kunnen G Suite gebruiken, een versie van Google Drive met alle opslag en tools, plus integratie van Gmail, Agenda, Sites en meer onder hun eigen domeinnaam. Prijzen beginnen bij $ 6 per gebruiker per maand voor 30 GB online opslag per gebruiker; non-profitorganisaties en scholen kunnen het gratis krijgen.

Drive - onze editorskeuze voor kantoorproductiviteit - is een serie tools voor serieus (of leuk) werk, allemaal helemaal gratis. Consumenten betalen alleen voor extra opslag. Maar het loont om meer te weten dan alleen de basis. U kunt als volgt het maximale uit Google Drive halen.

Bestandsopslag is gratis, soort van

Elk persoonlijk Google Drive-account - dat u krijgt als u een Google-service heeft, zoals Gmail of Google Photos - wordt geleverd met 15 gigabyte gratis opslag. Je kunt dat altijd upgraden via Google One, maar houd er rekening mee: alleen niet-native bestanden - zoals Microsoft-bestanden, PDF's of afbeeldingen - eten die 15 GB op. Google Doc / Sheets / Slides-bestanden die u maakt, tellen niet mee voor uw Google Drive-opslagtoewijzing.



Synchroniseer al uw bestanden

Google Drive synchroniseert op verschillende apparaten, zodat u een project op de pc kunt starten en het op de telefoon, tablet of uw thuislaptop kunt ophalen. En het werkt met elk soort document, niet alleen native Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Installeer het back-up- en synchronisatieprogramma van Google op het bureaublad om automatisch een back-up te maken van bestanden van uw computer, camera of SD-kaarten naar Google Drive.

Dit is het aspect van Google Drive dat waarschijnlijk uw 15 GB gratis opslagruimte gebruikt, omdat het geschikt is voor andere soorten bestanden. Als u geen opslagruimte meer heeft, moet u mogelijk extra opslag betalen via Google One. Maar opties beginnen bij $ 1, 99 per maand (of $ 19, 99 per jaar) voor 100 GB. Zelfs 2 TB is slechts $ 10 per maand of $ 99, 99 per jaar.



Goed samenwerken met anderen

De naam van het spel met Google Documenten is "samenwerking". Het maakt niet uit of u allemaal op laptops, tablets of smartphones werkt, er kunnen meerdere personen tegelijk aan een document werken - tot 50 tegelijk.

Als u wilt bijhouden wat uw vrienden, familie en / of collega's hebben gedaan, bekijkt u een revisiegeschiedenis via Bestand> Versiegeschiedenis> Zie Versiegeschiedenis. (Of klik bovenaan op Alle wijzigingen die zijn opgeslagen in Drive.) Een lijst aan de rechterkant geeft aan wie het document heeft bijgewerkt en wanneer; klik op een naam om te zien wat ze hebben gedaan. Geef verschillende versies verschillende namen om ze gemakkelijker te kunnen volgen - klik op de knop rechtsboven om alleen de genoemde versies te bekijken.



Herzien zoals in Microsoft Word

Wat als u wilt dat de revisies eruitzien zoals ze zijn wanneer u wijzigingen in een Microsoft Word-document bijhoudt? Documenten ondersteunt een functie met de naam Suggest Edits. Klik op de knop Bewerken (met het potloodpictogram) omhoog bij de knoppen Opmerkingen en Delen. U krijgt een menu waarmee u kunt bewerken, suggesties kunt doen (met zichtbare bijgehouden wijzigingen die u of anderen later kunnen accepteren) of het laatste document kunt bekijken.



Zoek een medewerker

Als u de naam van het gewenste document niet meer weet, maar wel weet wie het met u heeft gedeeld, klikt u op Gedeeld met mij in het linkermenu van Google Drive. U krijgt een lijst met alle documenten die mensen met u hebben gedeeld. Als de lijst te lang is om te parseren, typt u de naam van de bijdrager in het zoekveld bovenaan.



Maak een document openbaar

Om deel uit te maken van de samenwerking, moet het document worden gedeeld. De limiet is 200 personen, maar als meer dan 50 bijdragers proberen een document te bewerken, kunnen de laatkomers alleen de wijzigingen bekijken.

De eigenaar (s) van het document kunnen instellen wie bewerkingsrechten heeft. Maar om gedoe te voorkomen, maakt u een document openbaar. Klik op de knop 'Delen' rechtsboven, ga naar Geavanceerd en klik vervolgens op 'Wijzigen' onder 'Wie heeft toegang'. Kies openbaar op internet of iemand met de link; sommige G Suite-klanten kunnen hun documenten mogelijk alleen beschikbaar maken voor iedereen in hun organisatie.

Openbare documenten worden beschikbaar gesteld aan zoekmachines… en Google bezit toevallig ook een van die documenten.



Stel een toegangsniveau in

Als je al dit delen van documenten doet, denk je misschien dat iedereen gelijk is. Niet zo. Er zijn vier niveaus van documenttoegang. Eigenaren kunnen alles aan het bestand doen - zelfs verwijderen - en meer bijdragers uitnodigen. Bewerkers kunnen natuurlijk bewerken, maar nodigen alleen meer bijdragers uit als de eigenaar dit toestaat. Kijkers krijgen te zien wat er aan de hand is. Commentaren kunnen het zien en er commentaar op achterlaten. Kijkers en commentatoren kunnen kopieën van documenten maken, dus beschouw de documenten niet als 'veilig'.



Communiceer terwijl u samenwerkt

Google Drive toont uw collega-document medewerkers in de rechterbovenhoek. U kunt in-line opmerkingen of vragen voor specifieke mensen achterlaten terwijl u werkt, maar u kunt ze ook een chatbericht sturen. Klik op de chatballon naast de chatheads voor medewerkers en typ je bericht. Dit is echter geen privébericht. Alle anderen in het document kunnen uw discussie ook zien.



Omarm add-ons

Er zijn een groot aantal add-ons die de functionaliteit kunnen uitbreiden die u al gratis krijgt in Documenten en Spreadsheets. Zoek of activeer ze door te klikken op Add-ons> Add-ons downloaden tijdens het bewerken van een document.



Knuffel het uit met apps

Niet te verwarren met add-ons, er zijn ook een aantal Google Drive-apps - volledig webgebaseerde applicaties die u kunt koppelen aan uw Google Drive. Er is enige overlap met de add-ons - u hebt waarschijnlijk de HelloFax-app en add-on niet nodig. Maar de apps, te vinden in de Chrome Web Store, maken het gemakkelijk om ergens anders extra te bewerken.



Uploaden via slepen en neerzetten

Google Drive heeft een grote "Nieuwe" knop op de interface, voor het maken van nieuwe bestanden. Het is ook hoe je een bestand of map uploadt. Sla dat deel over - sleep bestanden van Windows Explorer of de macOS Finder rechtstreeks naar de lijst met bestanden van Google Drive. Onder aan het browserscherm ziet u een wolk met een pijl omhoog om aan te geven dat u het bestand dat u sleept kunt loslaten om het rechtstreeks in Drive te plaatsen.



Quick Creation Links

Als u snel een nieuw document, spreadsheet, presentatie of tekening wilt maken, voegt u de volgende links toe aan de bladwijzerbalk van uw browser:

http: //doc.new- nieuw Google-document

http: //sheets.new-nieuwe Google Sheet

http: //deck.new-nieuwe Google Slide

http: //site.new- nieuwe Google-site

http: //form.new- nieuw Google-formulier



Gebruik Companion om Desktop Windows te starten

De Drive Companion-extensie voor Google Chrome voorziet in een specifieke behoefte: uw gelanceerde Google Drive-documenten / -dia's / -bladen opdelen in pop-upvensters van de browser die het uiterlijk van een specifiek programma op de desktop bieden. In Windows krijgen pop-ups zelfs een Google Drive-pictogram op de taakbalk, zodat u er gemakkelijk naar terug kunt gaan. Het nieuwe venster kan worden gestart met een leeg document of een bestaand openen.



Toegang Drive-bestanden offline: Desktop

U hebt meestal toegang tot bestanden die zijn opgeslagen op Google Drive wanneer uw browser is verbonden met internet. Maar voor die momenten waarop Wi-Fi niet beschikbaar is, ondersteunt Google Drive offline toegang.

Installeer eerst de Google Docs Offline Chrome-extensie (dit werkt alleen in de browser van Google) en ga vervolgens naar de Google Drive-instellingen. Vink het vakje aan naast "Maak, open en bewerk uw recente Google Documenten-, Spreadsheets- en Presentaties-bestanden op dit apparaat terwijl u offline bent." Dat activeert de service, maar je moet selecteren welke bestanden je offline wilt. Navigeer naar drive.google.com, klik met de rechtermuisknop op de gewenste documenten (druk op Shift / Ctrl of Command voor meerdere bestanden) en schakel "Offline beschikbaar" in op Aan.



Toegang tot Drive-bestanden offline: mobiel

Als u met een Google Drive-bestand op uw smartphone wilt werken maar geen internettoegang hebt, moet u het bestand zo instellen dat het van tevoren offline beschikbaar is. Open een bestand met Documenten, Presentaties of Spreadsheets en tik op het menu met drie punten ( ) in de rechterbovenhoek en schakel de schakelaar naast ' Offline beschikbaar' in. De volgende keer dat u online gaat, worden eventuele wijzigingen opnieuw gesynchroniseerd met Google Drive.



Opslaan voor later met Google Drive

Evernote is een online repository voor al uw digitale spullen. U kunt Google Drive op een vergelijkbare manier gebruiken. Een Google Chrome-extensie genaamd Opslaan in Google Drive maakt het heel gemakkelijk om bijna alles wat u online ziet in een map op Google Drive op te slaan. Er zijn echter enkele kanttekeningen. Je kunt niet echt alleen de goede tekstgedeelten van een pagina opslaan - je kunt een weergave ervan alleen opslaan als een PNG-bestand, de volledige HTML-broncode of opslaan als een Google-document (waardoor de opmaak wordt uitgeschakeld). Klik met de rechtermuisknop op een afbeelding en u kunt dat opslaan. Voor serieuze informatiebesparing, blijf bij Evernote, OneNote of Pocket.



Direct Share Documenten via Gmail

Als je Gmail en Google Drive gebruikt, heb je geluk: je hoeft nooit meer een document bij te voegen. Dat betekent dat u nooit die 25MB bijlagelimiet zult tegenkomen - in plaats daarvan maximaal 10 Gigabytes aan bestanden kunt verzenden.

De bestanden moeten eerst worden geüpload naar Google Drive-opslag. Plaats de bestanden in een Gmail-bericht met een klik op het Google Drive-pictogram ( ) onder aan het scherm voor het opstellen van e-mail. Als de bestanden op uw harde schijf staan, sleept u ze naar het tabblad Uploaden.



Gebruik afzonderlijke mobiele apps om te bewerken

Google heeft lange tijd een Drive-app voor iOS en Android aangeboden, maar het bewerken van bestanden was een allegaartje, dus Google heeft die functionaliteit verplaatst naar afzonderlijke apps voor Documenten (iOS, Android), Spreadsheets (iOS, Android) en Presentaties (iOS, Android). De Drive-app leeft voort om toegang tot en weergave van opgeslagen bestanden te bieden; wanneer u moet bewerken, wordt u naar een van de andere apps omgeleid, mits deze zijn geïnstalleerd.



Converteren naar Google Documenten-indeling

U kunt vrijwel elk bestand toevoegen aan Google Drive voor opslag, maar hoe werkt u ermee nadat ze zijn geüpload? Een bestand converteren naar Google Documenten, Spreadsheets of Presentaties-indeling is vrij eenvoudig. Upload het bestand en klik met de rechtermuisknop om 'Openen met' te selecteren. Een submenu met keuzes verschijnt met opties waarmee u bijvoorbeeld een Word-document kunt veranderen in een Google-document. Er wordt een kopie van gemaakt, waarbij het originele bestand intact blijft.

U kunt ook de Chrome-extensie Office bewerken voor Documenten, Spreadsheets en dia's gebruiken om Office-documenten te bewerken die u naar de browser sleept. U kunt ze vervolgens weer in hun oorspronkelijke indeling opslaan of ze in de Google Drive-indeling houden om ruimte te besparen.



Zet alle afbeeldingen / PDF's om in tekst

Als u wilt dat elk item dat u op het bureaublad uploadt, zelfs PDF's, naar tekst kunt converteren die u als Google-document kunt bewerken, gaat u naar Google Drive (niet Docs) op het bureaublad en klikt u op het tandwielpictogram ( ) bovenaan en selecteer Instellingen. Schakel in het pop-upvenster het vakje naast Uploads converteren in. Bestandsuploads kunnen wat langer duren, maar het is het waard. Je krijgt een Google-document waarin de afbeelding is ingevoegd, met bewerkbare tekst hieronder.



Scannen met de mobiele app

Een unieke functie van de mobiele Google Drive-app (niet in de afzonderlijke apps Documenten en Spreadsheets) is de mogelijkheid om een ​​foto te uploaden. Waarom zou je dat doen? De woorden in de afbeelding worden gescand door Google en worden doorzoekbare tekst. Het is geweldig voor het maken van een foto van een recept, menu, winkeluren - alles wat je later moet vinden, maar niet opnieuw wilt typen. (De iOS-app maakt de tekst echter niet bewerkbaar met OCR - dat werkt alleen vanaf de desktop of vanaf Android.)



Gegevens verzamelen van anderen

Een app in het Google Drive-collectief die niet veel aandacht krijgt, is Forms, maar het is handig. Zie het als uw eigen persoonlijke SurveyMonkey. Stel een enquête in, enquête, wat heb je en deel het. De verzamelde gegevens worden ingevoegd in een spreadsheets-bestand. Formulieren werken net zo goed samen als elk document. Formulieren ondersteunen voortgangsbalken (om respondenten te laten zien hoe lang ze nog moeten voltooien), afbeeldingen en YouTube-video's.



Teken in Documenten

De Tekeningen-app in Google Drive is niet echt voor fotobewerking. Maar het kan worden gebruikt om enkele afbeeldingen op te zwepen. Als u iets van die beeldcreativiteit in een document nodig hebt, hebt u het. Navigeer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties naar Invoegen> Tekenen> + Nieuw - u krijgt een verkleinde versie van de app Tekenen die het gemakkelijk maakt om uw kunst op te nemen. Als u al kunst hebt opgeslagen die u in Drive hebt gemaakt, selecteert u Tekening> Vanuit Drive vanuit het menu Invoegen.



Ga volledig scherm (tweemaal)

Heb je wat afleidingsvrije schrijftijd nodig? Selecteer Beeld> Volledig scherm om app-menu's en werkbalken bovenaan te verwijderen (druk op de Esc-toets om ze terug te laten keren). Druk op F11 op volledig scherm om ook de browsermenu's te verbergen en opnieuw om terug te keren.



Onderzoekspaneel vindt meer

Wanneer u een beetje stoom hebt in een project en onroerend goed met een beperkt scherm heeft, is het laatste wat u wilt doen de pagina verlaten om een ​​zoekopdracht uit te voeren. Het onderzoekvenster (alleen toegankelijk in Documenten) omzeilt dat. Klik op Extra> Verkennen (of Ctrl + Alt + Shift + I) om toegang te krijgen. Het maakt het gemakkelijk om een ​​voetnootcitaat in uw document in te voegen die naar de resultaten linkt. Gebruik Ctrl + Shift + Y wanneer uw cursor op een bepaald woord staat en het deelvenster de definitie weergeeft. U kunt zelfs het venster Verkennen gebruiken om afbeeldingen in te voegen die u vindt.



Links invoegen met zoeken

Het is gemakkelijk om een ​​link in een Google-document in te voegen. Selecteer de tekst, klik op het kettingpictogram of druk op Ctrl-K en er verschijnt een menu waarin u de URL kunt plakken. Maar als u nog geen URL voor de link hebt, zal Google er een voor u vinden, omdat Google Zoeken is geïntegreerd. Het zal eerst zoeken op de term die u hebt gemarkeerd. Als dat niet werkt, typt u een andere query. De tekst van het document wordt hierdoor niet gewijzigd. Zodra u een link vindt die u bevalt, klikt u erop om deze direct in te voegen.



Bekijk elke snelkoppeling

Omarm sneltoetsen en je wordt een Google Drive-god. Behalve wat zijn ze en hoe vind je ze? Ongeacht in welke Drive-app u zich bevindt, zelfs de hoofdpagina van Google Drive, typ gewoon Ctrl + / en in het snelmenu wordt elke beschikbare toetsenbordoptie weergegeven.



Direct vertalen

Heb je een document in een vreemde taal? Upload het naar Google Drive, open het (als Google-document), klik op Tools> Document vertalen. U krijgt een duplicaat van het document in uw voorkeurstaal.

• Spraaktype in Documenten

  Open een gloednieuw leeg Google Doc-bestand voor tekstverwerking op het bureaublad en als uw computer een microfoon heeft, heeft u de mogelijkheid om Spraakgestuurd typen te doen. Zoek het in het menu Extra of druk op Ctrl + Shift + S. Er wordt een microfoonpictogram naast het document geplaatst. Klik erop om te spreken en wat u zegt, verschijnt in het document. Het microfoonpictogram wordt rood en krijgt een doelomtrek wanneer het u hoort.

  Google heeft de afgelopen jaren veel gedaan om spraakherkenning en dictaat te perfectioneren en dit werkt behoorlijk goed. Niet alleen voor het opschrijven van wat u zegt (inclusief basisinterpunctie - zeg bijvoorbeeld "punt" wanneer u een zin beëindigt), maar ook voor het aanbrengen van correcties en het formatteren van wijzigingen via spraak en het navigeren door het document zonder een muis aan te raken. De lijst met ondersteunde talen gaat ook veel verder dan alleen Amerikaans Engels. Het zal je vloeken echter censureren met asterisken - je moet die onzin later opnieuw typen.



Perfectioneer uw bestandszoekopdracht

Op zoek naar een specifiek bestand of document in Google Drive? Google heeft de zoektocht naar beneden, dus het is meestal gemakkelijk. Als u geavanceerd wilt zoeken, opent u de opties hiervoor met de pijl-omlaag in het zoekvak. Van daaruit zoekt u op het bestandstype, de eigenaar, of het een ster heeft of weggegooid, wanneer het voor het laatst is gewijzigd, met wie het is gedeeld, en meer.

Beter nog, gebruik natuurlijke taalverwerking bij het zoeken in Drive. Dat betekent dat u de esoterische zoekoperatoren kunt overslaan en zoiets kunt proberen als "vind mijn verkoopvergaderingsnotulen van afgelopen juli".



Kleur uw mappen in

Het helpt om mappen op orde te houden, maar soms wilt u gewoon dat uw aandacht naar de meest gebruikte mappen wordt getrokken door bijvoorbeeld een kleurkeuze. Google Drive biedt een regenboog aan keuzes. Klik met de rechtermuisknop op een map en selecteer Kleur wijzigen om het menu te openen.



Ontvang een nieuwe Outlook

Als u Outlook.com of de Outlook-app voor iOS of Android gebruikt, bent u niet beperkt tot het gebruik van Microsoft OneDrive voor toegang tot bestanden in de cloud. Je kunt ze ook krijgen van Dropbox, Box, Facebook en ja, Google Drive ook.



Bescherm specifieke cellen

U kunt de beveiliging van een heel werkblad in een Google-blad instellen met Extra> Blad beveiligen, zelfs als u het blad deelt. Nog gedetailleerder en nuttiger is de mogelijkheid om slechts delen van gegevens te beschermen. Onder Gegevens> Bladen en bereiken beschermen, kunt u het cellenbereik instellen dat niemand behalve u of uw gekozen paar kan aanraken.



Vind meer lettertypen

Als u vindt dat de lettertypekeuzes in Google Drive-documenten uw creativiteit beperken, voeg dan wat meer toe. In het menu Lettertype (op de werkbalk) is de beste keuze Meer lettertypen. In het dialoogvenster dat verschijnt, kunt u lettertypen weergeven op type zoals handschrift, monospace, serif of sans-serif; u kunt vervolgens sorteren op populariteit of datum toegevoegd of trending. Zoek naar een specifieke letternaam. Plaats vervolgens een vinkje naast elk lettertype waartoe u snel toegang wilt hebben vanuit de Doc zelf. Lettertypen zijn niet documentspecifiek. Als u een nieuwe kiest, is deze beschikbaar op al uw Google-documenten, -bladen en -dia's. Alle lettertypen van Google zijn te zien op fonts.google.com, maar niet alle zijn beschikbaar voor gebruik in Google Drive.



Krijg die drive georganiseerd

Als je een serieuze Google Drive-gebruiker bent, ben je waarschijnlijk al lang genoeg bezig geweest om de inhoud van je Drive in een ingewikkelde puinhoop te veranderen. Bekijk dan 7 eenvoudige stappen voor het opschonen van uw Google Drive.