Zoho-projecten beoordelen en beoordelen

Zoho-projecten instellen en interface

De site van Zoho Projects ziet er strak en actueel uit. De site is zo intuïtief dat als je de meeste eenvoudige online apps kunt gebruiken, zoals webmail, je binnen enkele minuten Zoho Projects kunt achterhalen. Dit gebruiksgemak en deze eenvoud is noodzakelijk voor kleine bedrijven die geen toegewijde projectmanager op personeel hebben.

Bedrijfseigenaren en teamleiders zullen waarderen dat Zoho Projects mensen ertoe aanzet tweefactorauthenticatie in te schakelen om accounts veiliger en veiliger te houden. Tweefactorauthenticatie helpt om alle bedrijfsinformatie die u in uw Zoho-account plaatst, veiliger te houden.

De lay-out van Zoho Projects brengt relevante opties binnen handbereik op het juiste moment. Het opzetten van een account, het maken van uw eerste project, het toevoegen van mijlpalen en taken en het uitnodigen van meer mensen om mee te doen, duurt slechts enkele minuten. Wanneer nieuwe mensen lid worden, geeft de site hen interactieve tips over hoe te beginnen en wat te doen.

Een aanpasbaar dashboard laat u zien welke grafieken of updates voor u het meest relevant zijn, zodat u, wanneer u zich aanmeldt bij uw Zoho Projects-account, een momentopname krijgt van de projecten of de status die ertoe doen. U kunt bijvoorbeeld een taakstatuswidget toevoegen die zowel een cirkeldiagram als een ruwe telling toont van hoeveel taken open of gesloten zijn. Of u zich nu bezighoudt met urenstaten of individuele workloads, u kunt uw dashboard dienovereenkomstig aanpassen.

Communicatie en samenwerking

Sommige van onze favoriete functies van Zoho Projects hebben te maken met communicatie en samenwerking. De app biedt u voldoende hulpmiddelen, waarvan u er enkele kunt kiezen om op te nemen of uit te sluiten tijdens de eerste installatie. Een reden waarom u sommige van deze tools zou kunnen uitsluiten, is als uw team andere apps gebruikt voor transparantere teamberichten of samenwerking en u niet wilt dat communicatie ergens anders gebeurt.

Een van de tools die we leuk vinden, is een chatbox die direct in de werkruimte is ingebouwd. Met een chatbox kunt u collega's vragen stellen over de projecten of taken waaraan u werkt zonder naar een andere app te hoeven bladeren.

Zoho Projects heeft ook forums, waar u asynchroon met collega's kunt chatten, een statusupdatevak om uw collega's te vertellen wat u doet, en een activiteitenfeed waar u alle activiteiten in een project in omgekeerde chronologische volgorde kunt zien.

Een ander communicatie-instrument dat we leuk vinden, is een bijna naadloze integratie met Zoho Meeting. Op bepaalde pagina's zie je bovenaan een knop met de tekst Nu vergaderen. Druk erop en laat u een online video- of audiovergadering op een nieuw tabblad maken. Voordat de vergadering begint, verschijnt een uitnodigingsprompt zodat u mensen aan uw vergadering kunt toevoegen. Uw collega's ontvangen een melding met de uitnodiging en een link naar de vergadering in realtime. Ze kunnen deelnemen zonder andere extra apps te hoeven openen of een vergadering-ID in te typen.

Over het algemeen zijn de meldingen van Zoho Projects goed geïmplementeerd omdat sommige ervan interactief zijn. U kunt bijvoorbeeld reageren op of reageren op belangrijke zaken vanuit het meldingsvak in plaats van te linken naar de pagina waar de originele informatie wordt weergegeven. Dat is goed voor de productiviteit.

Belangrijkste projectmanagementfuncties

Met secties voor taken en mijlpalen kunt u de fijne details van het projectwerk invoeren en bijwerken. Elke taak kan een begin- en einddatum hebben, in plaats van alleen een deadline. U kunt schatten hoe dicht u bij een taak bent door een percentage in te voeren.

Wanneer u in de details van een taak duikt, is er een ingebouwde timer voor het bijhouden van de tijd die aan de taak is besteed, hoewel het beperkt is tot mensen met een Express-account en hogere plannen (dat wil zeggen, het is niet in de gratis of standaardplannen). Als uw bedrijf per uur factureert, zult u de optie leuk vinden om tijd op de taak vast te leggen als factureerbaar of niet-factureerbaar.

Met een andere optie kunt u een project instellen op een "strikte" tijdlijn, wat betekent dat u geen vervaldatums kunt toewijzen voor mijlpalen die buiten het tijdbereik van het project vallen.

Zoho Projects heeft afhankelijkheden, maar het is niet zo intuïtief om uit te vinden hoe je ze moet instellen als de rest van de app. In sommige andere projectbeheer-apps, zoals LiquidPlanner, kunt u afhankelijkheden tussen taken maken door een lijn van de ene naar de andere te trekken in de Gantt-diagramweergave. In Zoho Projects moet u een taak openen en vervolgens kiezen om een ​​afhankelijkheid toe te voegen. Er wordt een klein venster geopend waarin u de naam van de taak typt die u aan de huidige taak wilt koppelen, en de nieuwe taak moet in dezelfde takenlijst staan ​​als de andere.

De software heeft een kanban-weergave toegevoegd waarmee u taken als kaarten in kolommen kunt zien. Het is niet zo handig als een echte kanban-bordapp omdat je de kolommen in Zoho Projects niet kunt aanpassen. In plaats daarvan kunt u kiezen uit enkele vooraf gemaakte opties, zoals Open en Gesloten (niet de meest bruikbare weergave), Prioriteit of Percentage voltooid. Er zijn een aantal projectbeheer- en taakbeheer-apps die kanban-weergaven bevatten, waarbij Asana je te binnen schiet, maar je moet ervoor kiezen om kanban te gebruiken voordat je het project maakt. Als je eenmaal hebt besloten die methode te gebruiken, is er geen weg meer terug. Kanban is niet zozeer een 'weergave' als wel een methode die je moet volgen als je eenmaal hebt gekozen om het te gebruiken.

Een andere belangrijke functie voor projectbeheer in Zoho Projects is een rapport voor resourcebeheer. Het helpt u te zien aan welke van uw teamleden te veel werk, niet genoeg werk of precies de juiste hoeveelheid gedurende verschillende tijdsperioden is belast. Het wordt visueel weergegeven in een grote grafiek, met een beetje balans (zoals een wipplank) die aangeeft hoeveel of weinig werk elke persoon aan hen in een week heeft toegewezen. Voor kleine teams werkt zo'n ongewone presentatie van gegevens waarschijnlijk prima. Voor grote teams met 50 of meer personeelsleden op een bepaalde afdeling, zou het een nachtmerrie zijn om door te bladeren en op zoek te gaan naar een evenwichtige wip. Grote teams die behoefte hebben aan solide hulpmiddelen voor resourcebeheer moeten eens kijken naar LiquidPlanner. Het is een van de sterke punten van de app.

We hebben Gantt-diagrammen kort genoemd, maar het helpt om te weten waar je ze kunt vinden: onder de knop Rapporten aan de linkerkant van de app (als het verborgen is, klik je op de drie stippen om het te onthullen). Het is hetzelfde gebied waar u Resourcegebruik, Geplande versus werkelijke rapporten en Taakrapporten vindt. In de Gantt-diagrammen kunt u de rand van een taaksleutelbalk slepen en neerzetten om de lengte te wijzigen, en er is een schakelaar die uw kritieke pad toont. Als je jezelf de vraag stelt: "Wat is een kritisch pad?" deze definitie van 2020ProjectManagement.com kan helpen: "de langste reeks activiteiten in een projectplan die op tijd moet zijn voltooid om het project op de vervaldatum te voltooien."

Time Tracking-functionaliteit

Zoho Projects biedt elementaire tijdregistratie als onderdeel van een uitgebreid op projectmanagement gericht pakket zoals Mavenlink. Wanneer je in de details van een taak duikt, is er een ingebouwde timer in de rechterbovenhoek voor het bijhouden van de tijd die aan de taak is besteed, en deze blijft tikken als je de pagina verlaat. De timer is beperkt tot gebruikers van het Express-account en hogere abonnementen (dat wil zeggen dat deze niet beschikbaar is in de gratis of standaard-abonnementen). Als uw bedrijf per uur factureert, wilt u de optie om tijd op de taak vast te leggen als factureerbaar of niet-factureerbaar.

We hebben een taak met de naam "Government Office Painting" toegevoegd in Projecten, zodat we de tijd kunnen bijhouden. Om de tijd te registreren, kunt u op de tijd in de rechterbovenhoek klikken of de tijd met terugwerkende kracht in uw urenstaat invoeren. We vonden de optie Wekelijkse logtijd een gemakkelijke manier om tijd bij te houden. U kunt het weeklogtype vinden door naar Timesheet te gaan en vervolgens in de rechterbovenhoek de vervolgkeuzelijst te wijzigen van Add Log Time naar Weekly Log Time. U kunt door de velden bladeren en het aantal uren voor elk project invoeren. Het klikken op een taak in de agenda is ook een goede manier om de geschiedenis van een project te bekijken. U kunt een subtaak koppelen, uren registreren, documenten bijvoegen en problemen bijhouden.

Een ander kenmerk dat we leuk vonden in Zoho Projects is de mogelijkheid om een ​​taak te labelen als een kritieke taak. Dit dient als een goede herinnering om in te loggen en de klus te klaren. Een pluspunt bij Zoho Projects is de mogelijkheid om meerdere taken tegelijk in te klokken. Je zult deze functie niet vinden in andere tijdregistratie-applicaties, zoals Hubstaff of VeriClock, of zelfs TSheets, onze andere keuze van de redactie. Zoho Projects biedt robuuster projectbeheer en tijdregistratiefuncties, maar we vonden producten zoals TSheets gemakkelijker te gebruiken. Ook kun je de toekomstige tijd niet bijhouden zoals in andere programma's, zoals Wrike.

Zoho Projects heeft krachtige admin-tijdregistratiefuncties. U kunt goedkeuringen volgen door naar het kleine pictogram naast de module Urenstaat te zoeken. Als u op het pictogram klikt, ziet u alle taken en goedkeuringsverzoeken. Met Zoho Projects kunt u ook al het werk markeren als factureerbaar of niet factureerbaar, wat helpt bij de boekhouding.

In tegenstelling tot TSheets laat Zoho Projects je geen accounts scheiden om de tijd voor een admin of een werknemer bij te houden. U stelt gewoon de machtigingen in op wie wat kan bekijken. Zoho Projects biedt indrukwekkende configuratie-opties zoals VeriClock. In Zoho Projects kunt u werknemers blokkeren om een ​​urenstaat toe te voegen of u kunt machtigingen instellen zodat ze alleen hun eigen rechten kunnen zien.

We hebben ons aangemeld bij de mobiele app van Zoho Projects en de feed- en startpagina's goed georganiseerd gevonden. Op de feedpagina ziet u een lijst met ondernomen acties, zoals het toewijzen van taken. Als u de tijd in de mobiele app wilt wijzigen, selecteert u Urenregistratie en selecteert u een taak die u wilt bewerken. Klik op Bewerken en dan kunt u de tijd instellen. Klik vervolgens op het vinkje in de rechterbovenhoek. We willen graag een stopwatch die gemakkelijk toegankelijk is in de mobiele app. Zoho Projects zegt echter dat gebruikers in het veld hun tijd kunnen loggen nadat hun diensten zijn afgelopen, omdat klanten mogelijk werknemers met hun telefoon aankijken terwijl ze bezig zijn met een verbouwing thuis. We willen deze functie nog steeds graag zien.

Over het algemeen vonden we de tijdregistratiefunctie in Zoho Projects iets moeilijker te navigeren dan Hubstaff en TSheets, die beide gericht zijn op tijdregistratie. Dat is de reden waarom Zoho Projects een vijf-sterren Editors 'Choice-rating krijgt in onze projectmanagement-roundup, maar iets achterblijft bij TSheets voor de Editors' Choice in onze time-tracking software-roundup. Gezien de volledige functionaliteit die Zoho Projects biedt, zou de tijdregistratietool meer aandacht moeten krijgen. Zoho Projects biedt echter nog steeds een diepe en indrukwekkende functieset.

Bug Tracking, Issue Tracking

Als u een software-ontwikkelingsteam bent dat rigoureuze bugs moet volgen als onderdeel van uw projectbeheer-app, hebt u een paar opties. Ten eerste kunt u bugs in Zoho Projects importeren vanuit CSV-, XLS- en XLSX-bestanden, evenals uit JIRA. Een tweede optie is om de meegeleverde IssueTracker te gebruiken die bij Zoho Projects wordt geleverd. Deze tool helpt u bij het indienen, volgen, organiseren en oplossen van alle problemen die zich voordoen in een softwareontwikkelingsproject. Niet iedereen in uw account heeft toegang tot de gegevens in IssueTracker. Alleen beheerders en beheerders mogen de status en workflow van problemen configureren.

Zoho verkoopt ook IssueTracker als een zelfstandige app genaamd Zoho BugTracker. Er is een gratis versie voor zeer kleine teams, maar anders kun je verwachten $ 480 per jaar te betalen voor maximaal 15 personen, plus een extra $ 36 per jaar voor elke extra persoon.

Integraties en apps voor Zoho-projecten

Zoho maakt een hele reeks zakelijke apps. Hieruit volgt dat veel van zijn eigen programma's nauw zijn geïntegreerd met Zoho Projects of tenminste kunnen zijn.

We hebben al gezegd hoe zijn videoconferentietool, Zoho Meeting, opengaat wanneer je collega's nodig hebt. U kunt Zoho Projects ook integreren met Zoho Books en Zoho Invoice om uw boekhouding te beheren.

Zoho Projects werkt ook met Google Apps. Wanneer de twee zijn geïntegreerd, kunt u bestanden rechtstreeks van Google Drive naar Zoho Projects uploaden en agenda-afspraken van de ene naar de andere exporteren. Je kunt zelfs Gmail gebruiken om taken te maken en gewerkte uren te registreren.

Andere ondersteunde integratieopties omvatten Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket en Zapier. Het is geen bijzonder lange lijst, maar het bevat wel veel van de basisprincipes.

Zoho heeft mobiele apps voor veel van zijn tools, waaronder Zoho Projects en Bug Tracker. De apps zijn op zowel Android als iOS. Mobiele projectmanagement-apps zijn geen vervangingen voor de volledige web-app, maar ze stellen mensen in ieder geval in staat belangrijke discussies bij te houden en te zien welke vooruitgang iedereen boekt, ongeacht waar ze zijn.

Een goed uitgebalanceerde app voor projectbeheer

Zoho Projects is een uitgebalanceerde app voor projectbeheer. Het biedt alle tools die nodig zijn voor het beheren van een complex project, zoals Gantt-diagrammen en een tijdregistratie-widget, met een eerlijke prijs en een intuïtieve interface. Het is vooral aantrekkelijk voor kleine bedrijven die een paar projecten en mensen beheren, maar niet honderden. Het kost wat tijd om de fijnere punten van Zoho Projects te leren, maar niet veel. Over het algemeen is Zoho Projects een uitstekende tool voor projectbeheer en blijft het een keuze voor PCMag-editors.