Waarom uw zakelijke voip-systeem misschien niet thuis hoort in de cloud

Beheerde zakelijke telefoonproviders houden zich voornamelijk bezig met Voice-over-IP (VoIP) -technologie, wat betekent dat ze cloud-implementaties vrijwel uitsluitend pushen, omdat dat voor hen het meest effectief is. En om eerlijk te zijn, het is meestal ook gemakkelijker en goedkoper voor hun klanten, vooral de meeste kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's). Maar de cloud is nog steeds geen universele oplossing voor elke organisatie. Er zijn verschillende redenen waarom uw specifieke operatie niet wil dat zijn communicatie in de cloud leeft of althans niet alles.

Zelfs met VoIP die dingen gemakkelijker maken, lijken telefoonsystemen ingewikkeld te zijn. Ze zijn ook zeer gevarieerd in hun mogelijkheden, zoals blijkt uit hoe verschillend de meest populaire leveranciers waren in de PCMag Business Choice Awards dit jaar voor VoIP-providers. Hoewel ze in een IT-omgeving werken met behulp van digitale signalering en gegevens, moeten ze nog steeds gedeeltelijk in een analoge wereld leven. De reden hiervoor is omdat de mensen die ze gebruiken voortdurend analoog zijn.

Daar komt nog bij dat telefoonsystemen niet volledig digitaal kunnen zijn, omdat de omgeving waarin ze bestaan ​​mogelijk niet volledig digitaal is. Veel hangt af van de fysieke omgeving waarin het telefoonsysteem zich bevindt en de communicatieomgeving waarmee het telefoonsysteem verbinding maakt.

Anderzijds is een volledig op VoIP gebaseerd zakelijk telefoonsysteem zeker mogelijk. Het enige dat u nodig heeft, zijn enkele VoIP-telefoons, een netwerk en een soort PBX (Private Branch Exchange). Een PBX is een privételefoonsysteem dat binnen uw organisatie werkt en wordt gebruikt om interne communicatie te bieden en ook om verbinding te maken met het grotere telefoonnetwerk buiten.

De PBX zelf kan een server in uw datacenter zijn of misschien in uw telefoonkast, of het kan een cloud-gebaseerde server zijn. Het moet gespecialiseerde software hebben die in staat is om spraakoproepen van hun oorsprong naar hun bestemming te leiden. Het maakt niet uit waar de server zich bevindt voor uw werknemers om te bellen, dat is de reden waarom een ​​cloudgebaseerde PBX een rationeel alternatief kan zijn.

Kostenoverwegingen

Maar er zijn andere overwegingen. Een grote factor is de kosten. "In een public cloud- of UCaaS-model zijn de financiële kosten de belangrijkste drijfveer", zegt Daryl Reva, vice-president van Cloud Marketing bij Mitel Networks, die zowel cloud- als on-premises telefoonoplossingen maakt, waaronder Mitel MiCloud Business. Veel hangt ook af van de grootte van de organisatie. Hij zei dat kleinere organisaties mogelijk grotere kostenvoordelen kunnen halen uit een cloudgebaseerde VoIP-oplossing.

Het eenvoudige antwoord is dat de initiële kosten van een cloud-gebaseerd telefoonsysteem vaak lager zijn dan die op een server in uw kantoor. De reden is dat u de PBX niet hoeft te kopen. Maar op de lange termijn kan het duurder zijn omdat u doorlopende vergoedingen moet betalen om de PBX te gebruiken en te beheren, net als elke andere cloudservice.

Aan de andere kant is een echt verenigd communicatiesysteem misschien beter als cloudoplossing. UCaaS vereist faciliteiten en vaardigheden die u mogelijk niet in uw bedrijf heeft, en het kan zijn dat het verkrijgen van die services in de cloud de enige haalbare optie voor u is. Dat komt omdat, hoewel UCaaS een groot potentieel voor kostenbesparingen biedt, het in de eerste plaats een software-oplossing is, die waarschijnlijk aangepaste integratie, DevOps-stijl beheer en extra ondersteuning voor softwarebeheer vereist.

Maar dat zijn niet de enige redenen. "Als de verticale business uw keuzes dicteert, zoals gezondheidszorg en financiën, dan controleert compliance uw doelstellingen", legt Reva uit. Dit betekent dat voordat u uw telefoonsysteem in de cloud kunt laten werken, het moet voldoen aan de complianceregels en niet alle cloud-gebaseerde telefoonsystemen kunnen dat doen. U moet meer tijd doorbrengen met uw juridische team om de exacte nalevingsvereisten voor uw infrastructuur te bepalen, en dit is iets dat u voorzichtig moet doen, omdat fouten hier duur kunnen zijn.

Andere factoren om te overwegen

Er zijn andere factoren die uw beslissing kunnen beïnvloeden. Als u zich bijvoorbeeld in een bestaande omgeving met een bestaand analoog telefoonsysteem bevindt, wilt u misschien geen honderden analoge telefoons weggooien die nog in goede staat zijn. Dit betekent dat u, terwijl u naar een VoIP-systeem gaat, nog steeds analoge telefoons moet gebruiken.

Hoewel een VoIP-adapter van elke analoge telefoon een apparaat kan maken dat op een digitaal netwerk kan bestaan, kan het logischer zijn om een ​​interface te gebruiken waarmee u de meeste van uw analoge telefoons op uw VoIP-netwerk kunt aansluiten. Hoewel die telefoons mogelijk niet alle functies van een VoIP-telefoon hebben, kunnen ze nog steeds bellen en dat is misschien alles wat u nodig hebt. Dan kunt u het geld uitgeven aan VoIP-telefoons waar ze daadwerkelijk nodig zijn.

Soms is natuurlijk een cloudgebaseerd telefoonsysteem ideaal. En soms wil je wat van elk. Reva zei dat er twee verschillende soorten hybride telefoonsystemen zijn. Een typisch geval is wanneer het hoofdkantoor een PBX op locatie heeft, maar de filialen zich in de cloud bevinden. "Het hoofdkantoor kan redundantie hebben terwijl ze de takken naar boven en beneden kunnen brengen als dat nodig is, " zei hij.

Cloudgebaseerd versus lokaal

Reva merkte ook op dat sommige vormen van functionele hybriden de basis-PBX op locatie hebben, terwijl sommige geavanceerde functies, zoals samenwerking, zich in de cloud bevinden. Wat dit betekent is dat, hoewel je veel hoort over cloud-gebaseerde VoIP-oplossingen, dat niet de enige optie is. Bovendien is het voor uw organisatie misschien niet eens de beste oplossing. In plaats daarvan is het belangrijk om uw VoIP-systeem te baseren op wat het meest logisch is voor uw bedrijf, mogelijk op een lokale server.

• De beste zakelijke VoIP-providers voor 2019 De beste zakelijke VoIP-providers voor 2019
• 7 tips bij het kiezen van een zakelijke VoIP-service voor uw MKB 7 tips bij het kiezen van een zakelijke VoIP-service voor uw MKB
• VoIP's grote beveiligingsprobleem? Het is het grote beveiligingsprobleem van SIP VoIP? Het is SIP

De belangrijkste overwegingen zijn de kosten, hoeveel controle over het telefoonsysteem dat u wilt en of er al dan niet overwegingen zijn zoals compliance. U hoeft geen PBX te kopen om er een in de cloud te gebruiken, maar als u dat niet doet, kunt u na verloop van tijd meer per maand betalen. U krijgt mogelijk niet veel controle over een cloudgebaseerd systeem omdat de provider kan kiezen wanneer functies worden toegepast of wijzigingen worden aangebracht en een cloudgebaseerd systeem mogelijk niet voldoet aan uw compliancevereisten.

Aan de andere kant, als je maar een paar werknemers hebt en je wilt meteen aan de slag, dan is misschien de cloud waar je begint. Zoals al het andere in IT, hangt alles af van wat u ermee wilt doen.