Video: Weg met de ouderwetse whiteboards op je woongroep! (November 2024)
Ik vraag mensen graag hoe ze Office-e-mail gebruiken, al was het maar om het verschil te begrijpen tussen hoe e-mail is ontworpen om te worden gebruikt, hoe het het meest efficiënt wordt gebruikt en hoe mensen het daadwerkelijk gebruiken.
Wanneer gevraagd, vatten veel mensen trots hun e-mailbeheertechnieken op deze manier samen: "Mijn e-mailinbox is mijn takenlijst!"
Ze denken meestal dat dit een ingenieus systeem is, maar het doet me huiveren. Ik krik terug van afgrijzen als ik deze goedbedoelde maar uiteindelijk ruïnerende uitspraak hoor. (Ik heb geleerd dat mijn fysieke reactie niet ideaal is als ik van plan ben het gesprek voort te zetten.)
Hopelijk zal dit artikel je overtuigen om je manieren te veranderen. In de kolom van volgende week (kom elke maandag terug voor het laatste nieuws in deze Get Organized-serie), zal ik de andere kant van de vergelijking bespreken: hoe maak je een slimmere takenlijst. Lees ook de kolom van vorige week met 11 tips voor het beheren van e-mail.
Wat is e-mail voor?
"E-mail" is niet langer een nauwkeurig beschrijvende naam voor de softwaretoepassingen en services die we gebruiken om elektronische post te verzenden. Ze doen zoveel meer dan dat. Met alle mogelijkheden en functies van e-mail - de mogelijkheid om bijlagen te verzenden (levensveranderend!), Ingebouwde adresboeken, plannings- en herinneringsfuncties, openbare en privé-agenda's - is het een wonder dat we het nog steeds "e-mail" noemen.
Voor communicatie tussen organisaties werkt e-mail uitstekend. U hebt een papieren spoor van gesprekken, alle tijd- en datumstempels, vrijwel onmiddellijk en veilig afgeleverd. Met e-mail kunt u het werk in uw eigen tempo afhandelen en prioriteit geven aan de antwoorden die u nodig acht.
Voor communicatie binnen de organisatie (wat betekent binnen uw organisatie) kan e-mail echter vreselijk verouderd zijn en zelfs onderweg zijn naar het mortuarium (zie "Is e-mail dood?"). We hebben nu een breder assortiment hulpmiddelen die ons helpen dezelfde einddoelen te bereiken, maar op efficiëntere en handigere manieren. Instant-messaging-apps, sociale bedrijfsnetwerken en portals voor projectbeheer (zoals Basecamp) zijn enkele voorbeelden. Sommige mensen vergeten dat telefoons en face-to-face ontmoetingen vaak ook het beste communicatiemiddel zijn voor bepaalde taken.
E-mail heeft zeker zijn plaats, maar veel mensen gebruiken het om taken uit te voeren die baat zouden hebben bij een andere oplossing. E-mail moet worden gebruikt voor communicatie waarvoor een papieren spoor nodig is, met name berichten tussen organisaties. De apps en functies in e-mail, zoals kalenders en planning, moeten worden gebruikt zoals ze waren bedoeld. Als u uw takenlijst in uw e-mailprogramma wilt houden, is daar waarschijnlijk een tool voor (in Outlook wordt dit bijvoorbeeld Taken genoemd). Maar de inbox is niet ontworpen om u te vertellen welke taken u dagelijks moet uitvoeren. Hier zijn een paar redenen:
Redenen dat uw Postvak IN niet uw takenlijst moet zijn
1. Geen controle over inkomende items.
Een takenlijst bevat alleen items die u erop plaatst. Uw inbox daarentegen is als een tuit zonder spie. U hebt geen controle over inkomende items, behalve ze één voor één te bekijken en te verwijderen - een zeer ineffectieve manier om een takenlijst te ontwikkelen. Berichten verschijnen op alle uren van de dag. Ze kunnen afkomstig zijn van iedereen die geen rekening houdt met de hiërarchie die uw werkelijke takenlijst kan bepalen. En waarschijnlijker dan niet, zal slechts een fractie ervan weerspiegelen wat u moet doen.
2. Slecht genoemde taken.
Voor het kleine stukje inbox-materiaal dat daadwerkelijk de dingen weerspiegelt die op je takenlijst moeten staan, stel jezelf de volgende vraag: beschrijft de onderwerpregel nauwkeurig wat je moet doen? In veel gevallen hebben andere mensen de onderwerpregel samengesteld, die misschien niet de boodschap zelf weerspiegelt, laat staan het deel van de boodschap dat op u van toepassing is. Met een juiste takenlijst, gebruikt u uw eigen taal om belangrijke informatie snel over te brengen. Een goed geschreven takenlijst is een lijst die u in een paar seconden kunt scannen en precies weet wat u moet doen. Alleen jij kunt schrijven op een manier die informatie zo snel aan jezelf communiceert.
3. Te lang.
Ik weet dat ik dit punt zojuist heb gezegd, maar het wordt herhaald: een goed geschreven takenlijst is er een die je in een paar seconden kunt scannen en precies weet wat er moet gebeuren. Ik zou $ 50 inzetten dat ik geen enkele persoon op PCMag kon vinden met een e-mailinbox die informatie in één oogopslag kan overbrengen.
Houd jezelf niet voor de gek. We bewaren allemaal berichten in ons postvak IN die ons herinneren aan taken die we willen voltooien, maar dat niet zullen doen. En dat is goed. Maar die items horen niet thuis in een takenlijst.
4. Gebrek aan hulpmiddelen om prioriteiten te stellen en deadlines te stellen.
Rode uitroeptekens, vlaggen, sterren, kleurbellen - e-mailprogramma's bieden meestal een handvol hulpmiddelen voor het markeren van belangrijke berichten. In sommige toepassingen kunt u zelfs een "reageren op" -datum koppelen, zoals vandaag, morgen of losjes "deze week". Gebruik deze functies om uzelf eraan te herinneren om met mensen te communiceren, maar niet als prioriteitsmarkeringen of vaste vervaldatums voor specifieke taken. Zoals gezegd vertellen onderwerpregels je nooit consequent wat je moet doen, en het toevoegen van vlaggen levert niet dezelfde waardevolle informatie op als in een takenlijst. Een goede takenlijst rangschikt taken op prioriteit en gebruikt deadlines.
5. Voorkomt dat uw e-mail e-mail is.
Ik hoop dat ik je er meestal van heb overtuigd dat het proberen om je inbox te tweaken om te functioneren als een takenlijst, resulteert in een zeer slechte takenlijst. Raad eens? Het creëert ook een zeer slechte inbox, dus nu heb je twee inefficiënties! Als u uw inbox probeert te manipuleren om te verdubbelen als uw takenlijst, kunt u bladeren tussen bewerkingen. Hier is hoe het zou kunnen gebeuren: Sorteer de inbox op een manier om de taken met hoge prioriteit te vinden; zoek een nieuw stuk e-mail binnen; onderbroken worden; gebruik de inbox; controleer de nieuwe mail; beslissen dat het niet op u van toepassing is; toevlucht opnieuw door vlaggen of sterren; probeer te onthouden waar je was met de takenlijst…
Vergeet niet dat als uw e-mailprogramma een ingebouwde app of functie voor takenlijsten heeft, u dat kunt gebruiken!
Email is Email
Houd uw e-mailinbox als e-mailinbox en niet als een takenlijst, en u zult veel efficiënter zijn. De kans is groot dat uw werkleven ook een beetje gelukkiger wordt. In de kolom Get Organized van volgende week leg ik meer in detail uit wat een goede takenlijst is, hoe u deze kunt gebruiken en enkele tools die het beheer van een takenlijst zeer geautomatiseerd maken.
