Voip en Ucaas: de verschillen verklaard

De meeste organisaties gebruiken hun zakelijke telefoon via een VoIP-serviceprovider. Het beheergemak en de kostenbesparingen overtreffen eenvoudigweg lokale PBX-systemen in de meeste gevallen, vooral voor kleine tot middelgrote bedrijven (MKB's). Maar VoIP-providers hebben niet stilgezeten. Sinds VoIP spraak in software omzet, zijn deze ontwikkelaars druk bezig hun platformen te ontwikkelen in multi-channel bezorgsystemen, genaamd Unified Communications-as-a-Service (UCaaS). Dat klinkt ingewikkeld, maar het is echt vrij eenvoudig, zolang je je concentreert op wat je nodig hebt in plaats van de potentieel ontelbare opties die providers je kunnen bezorgen.

, Leg ik uit wat u krijgt als u werkt met een typische VoIP-serviceprovider, waaronder de meeste die door onze lezers zijn geselecteerd in de PCMag Business Choice Awards van dit jaar voor VoIP-providers. Ik zal ook dekken wat u krijgt als uw VoIP-provider UCaaS aanbiedt. Voordat ik op de details inga, wil ik u een eenvoudige uitsplitsing van VoIP en UCaaS geven. Ik vroeg Curtis Peterson, Senior Vice President van Cloud Operations bij RingCentral, leverancier van bedrijfstelefoonsystemen, om te helpen onderscheid te maken tussen de twee services.

"VoIP is meestal slechts een spraakserviceprovider, inkomende en uitgaande gesprekken", legt Peterson uit. "UCaaS kijkt in principe naar alle zakelijke communicatie en zet deze via IP of Internet Protocol. VoIP is een enkele modus. UCaaS is multimodaal: sms'en, chatten, videoconferenties, scherm delen, videovergaderingen. Maar het gebruikt VoIP om het stemgedeelte te voeden."

Oké, dus nu je een basiskennis hebt van het verschil tussen VoIP en UCaaS, zal ik uitsplitsen wat je met elke service krijgt.

VoIP-functies

In de kern is VoIP een digitale telefoondienst die internet gebruikt voor het transport en de levering van communicatie. U kunt bellen en gebeld worden via uw internetverbinding via handsets zoals u dat zou doen in de meeste traditionele kantoorinstellingen of via softphones (software-gebaseerde applicaties). Door gebruik te maken van de microfoon en luidsprekers op uw desktop, laptop of smartphone, kunt u gesprekken voeren op dezelfde manier als met een normale handset.

VoIP biedt veel van dezelfde accessoires als uw telco-serviceprovider. U kunt voicemailberichten ontvangen en beluisteren en oproepen volgen via nummerherkenning. Oproepen kunnen worden doorgestuurd naar alternatieve lijnen als iemand niet beschikbaar is om een ​​oproep te ontvangen. Andere functies van VoIP zijn onder meer auto-operators, oproepstops, oproeplogboeken, oproepbewaking, oproepopname, oproeptranscripties, inbelvergaderingen en nummeroverdracht.

UCaaS-functies

Als je ervoor kiest om met een VoIP-provider te gaan, mis je een voor de hand liggende functie: video. Met UCaaS laat uw serviceprovider u ook één-op-één videogesprekken plannen, evenals één-op-veel videoconferenties. Dit lijkt misschien geen must-have voor kleinere bedrijven, maar naarmate je team groter wordt en je verschillende regio's in dienst neemt, wil je "face-to-face" videogesprekken kunnen voeren. Met videoconferenties en VoIP kunt u dingen doen zoals vergaderingen houden met honderden deelnemers, uw scherm delen met alle aanwezigen en zelfs bestanden delen en ontvangen voor iedereen die aan het gesprek is of voor individuele deelnemers.

Met UCaaS-tools kunt u ook chatten en sms'en met collega's over uw plan. Waarom zou u deze functie nodig hebben? Als je een videogesprek voert met een klant en je verkoopvertegenwoordiger niet aan de beurt is, kun je haar een privéchat sturen om iedereen op dezelfde pagina te krijgen. Hiermee kunnen uw teamleden ook chatberichten verzenden in plaats van e-mails om meer tijdgevoelige en meer informele interacties te bespreken.

Sommige UCaaS-providers zorgen voor diepgaande samenwerking en groepsprojectbeheer. Dit omvat het delen van documenten en gelijktijdig bewerken, takenlijsten, gedeelde agenda's en zelfs gezamenlijke bestandsopslag.

Als je een van die vreemde katten bent die nog steeds graag faxen verzendt en ontvangt, kun je met sommige UCaaS-oplossingen dit doen vanaf je computer of mobiele apparaat (waar de faxen automatisch worden opgeslagen in je Dropbox- of Microsoft OneDrive-account). Deze functie geeft u ook beter inzicht in wie faxen verzendt en ontvangt, wat ze faxen, en u kunt ongewenste faxen uitschakelen.

Misschien wel het belangrijkste aspect van een UCaaS-platform is de mogelijkheid om te integreren met oplossingen van derden om u te helpen gegevens van tool naar tool beter binnen te halen en te exporteren. Als u bijvoorbeeld een klant moet bellen en toegang wilt tot haar gegevens om uw communicatie te verbeteren, maakt een integratie tussen uw Salesforce-account en uw UCaaS-tool dit ongelooflijk eenvoudig. Vanuit uw Salesforce-dashboard kunt u het gesprek starten, de interactiegeschiedenis van de klant bekijken en opmerkingen toevoegen over wat er tijdens het gesprek wordt gezegd. Met een e-mailintegratie van Microsoft Outlook kunt u oproepen rechtstreeks vanuit de hoofdtekst van een e-mail starten.

Integraties zijn vooral handig voor bedrijven die van plan zijn hun UCaaS-tool te gebruiken om te reageren op helpdesktickets. Stelt u zich eens voor dat u uw servicemedewerkers de mogelijkheid geeft om rechtstreeks vanuit de helpdeskconsole te bellen en gebeld te worden. Stel je voor dat ze hen de mogelijkheid bieden om klantinteracties te onderzoeken of notities aan klantrecords toe te voegen terwijl ze aan het bellen zijn, en deze gegevens vervolgens koppelen aan uw UCaaS, helpdesk en klantrelatiebeheer (CRM) -hulpmiddelen voor latere edificatie.

"Bedrijven die eenvoudige VoIP-oplossingen bekijken, missen de mogelijkheid om meerdere communicatietools samen te voegen met een leverancier en krijgen hier korting op", aldus Peterson. Dat komt omdat de meeste leveranciers bulkkortingen bieden wanneer u al uw UCaaS-tools bundelt in plaats van communicatietools voor kersenplukken over meerdere leveranciers. Denk na over hoe u de kabel-, internet- en telefoondienst van uw huis koopt: de prijs van alle drie samen is meestal lager dan bij drie verschillende leveranciers voor elk.

Bundeling garandeert ook dat elke service zonder problemen kan worden geïntegreerd en aan elkaar kan worden gerapporteerd. "Als je één provider hebt voor VoIP, één voor video en één voor chat, kun je geen analyses met elkaar delen", legt Peterson uit.