Video: why we shoot the SMB the way we do. (November 2024)
Het jaar beginnen vanuit een IT-perspectief betekent zoveel mogelijk orde brengen in de chaos als je kunt. De weken tussen Kerstmis en Nieuwjaar zijn meestal een pauze in termen van IT-hulpverzoeken, implementaties en andere willekeurige beheertaken. Het grootste deel van januari volgt, terwijl de rest van de organisatie terugkeert van de vakantie en langzaam vaart opbouwt. Die weken zijn nuttig voor IT-managers die tijd nodig hebben om hun huizen op orde te brengen, om een stevige technische basis voor de rest van het jaar te bieden. Hier volgen zes belangrijke stappen die IT-managers zo vroeg mogelijk in 2016 moeten nemen.
1. Plan uw hardwarelease vernieuwt
Hopelijk hebt u een nauwkeurig hardware-auditlogboek bijgehouden dat al uw infrastructuur op locatie dekt, inclusief niet alleen pc's en notebooks, maar ook netwerkhardware, printers en die steeds grotere categorie mobiele apparaten. Wie heeft wat; waar het zich bevindt; basisidentificatiegegevens zoals serienummers en, belangrijker nog, lease-vernieuwingsdatums. Noteer welke hardware dit jaar en wanneer zal worden vernieuwd, en zorg ervoor dat dit in uw projectplannen wordt meegenomen. Besteed speciale aandacht aan de mobiele apparaten die uw werknemers gebruiken, aangezien steeds meer mensen persoonlijke mobiele apparaten gebruiken voor werk (wat onnodige betalingslasten en beveiligingsrisico's met zich mee kan brengen).
2. Voer een grondige softwarelicentiecontrole uit
Als u vorig jaar de juiste procedure hebt gevolgd, moet u al een software-audit hebben voltooid. Maar voor het geval u dat niet deed, wilt u deze stap nu absoluut niet overslaan.
Net als bij uw hardware-audit zult u echter merken dat gebruikers ook persoonlijke keuzes maken in hun softwareportfolio's. Net als werknemers die persoonlijke apparaten gebruiken voor hun werk, gebruiken velen ook hun eigen cloudservices. Dit kan gebeuren omdat een enkele gebruiker besluit zich aan te melden voor een bepaalde service, of zelfs een heel team een cloudservice alleen tussen hen in zet.
Vaak worden deze services betaald via terugkerende kosten die zijn toegewezen aan persoonlijke of zakelijke creditcards, en boekhouding kan een moeilijke tijd zijn om erachter te komen wie waarvoor betaalt. Dat is slecht nieuws voor hen, maar het kan je ook bijten tijdens de IT-budgettijd, dus loop er nu zoveel mogelijk op vooruit. Deze trend kan ook leiden tot grote hoofdpijn vanuit een beveiligingsperspectief, omdat veel zogenaamde cloudservices gebruikers dwingen om client-side modules te downloaden die noodzakelijkerwijs uw gebruikelijke testproces overslaan. Als u niet weet wat er op de apparaten van uw gebruikers draait, kunt u ze niet adequaat beschermen.
In een meer traditionele zin moet u ervoor zorgen dat uw software-audit ook de gebruikelijke basis bestrijkt, wat betekent dat een nauwkeurige beoordeling is van welke software is geïnstalleerd, waar deze wordt uitgevoerd, wie toegang heeft versus wie licenties heeft en wanneer die licenties verlopen. Besteed speciale aandacht aan beveiligingssoftware - anti-virus, virtual private networks (VPN's) en encryptie zijn drie voorbeelden.
3. Lijden door die beveiligingsaudit
Natuurlijk zijn IT-beveiligingsaudits slechts marginaal leuker dan een bezoek van de IRS, maar het goede nieuws is dat ze absoluut kritisch en zeer gespecialiseerd zijn. Dat betekent dat je een goede zaak hebt om een consultant in te huren om dit proces voor je te doorlopen. Maar of u het bent of een externe expert, zorg ervoor dat het volgende in detail wordt behandeld:
Voeg de audits toe - Koppel het proces aan de auditgegevens van uw hardware en software.
Analyse van identiteitsbescherming - Hoe u de toegang tot bedrijfs-IT-middelen en -gegevens on-premise en in de cloud beheert.
Cloudbeveiligingsanalyse - Analyseer al uw cloudactiviteiten afzonderlijk, of het nu gaat om slechts een paar off-site opslag of een volledige, Software-as-a-Service (SaaS) -app die een belangrijk bedrijfsproces uitvoert.
Gegevensbescherming en disaster recovery (DR) analyse - Hoe is de oplossing van vorig jaar verlopen en waren er zwakke plekken of onvoorziene scenario's die u dit jaar zou moeten aanpakken?
Algemene auditanalyse- U kunt dit aan geen enkele consultant geven; gebruik het beveiligingsauditrapport om het niveau van de veiligheid van uw IT-activiteiten te beoordelen en ontdek niet alleen waar verbeteringen moeten worden aangebracht, maar ook waar u geld kunt besparen door verschillende beveiligingsoplossingen of tactieken te gebruiken.
4. Leer uw bedrijfsprocessen
In een klein bedrijf kan dit worden gedaan in een paar een-op-een sit-down sessies. In een middelgroot bedrijf krijgt u waarschijnlijk de kans om een paar lunches te besteden. De naam van het spel hier is "Hoe werkt het echt ?" Het idee is om eerst te identificeren wat de belangrijkste processen in uw bedrijf zijn die ervoor zorgen dat het werkt (wat betekent dat het geld en functie kan genereren) en wie deze processen leidt of bezit. Neem vervolgens wat tijd voor het gezicht met die mensen en laat ze je doorlopen - in detail - hoe deze processen gebeuren; wat echt belangrijk is om ze te laten gebeuren; welke hulpmiddelen worden vandaag gebruikt om dit werk gedaan te krijgen; en wat deze mensen graag zouden willen zien, wensen zouden gebeuren, of gewoon over het algemeen willen huilen.
Alleen met deze informatie kunt u echt waarde toevoegen. Jouw expertise is niet alleen weten wat er gaande is in technologie; het is in staat om technologie creatief toe te passen om die geldverwerkende processen sneller, goedkoper of concurrerender te laten verlopen. Alleen als je echt weet hoe dingen werken, kun je dat werk effectief, zelfs gemakkelijk, doen. Neem dus wat tijd van uw scherm en leer uw collega's kennen. U zult verrast zijn hoe blij ze zijn met deze gesprekken en hoeveel uw interne voorraad hierdoor kan stijgen.
5. Praat met marketing
IT en marketing zijn meestal twee afdelingen die niet veel met elkaar te maken hebben, afgezien van oppervlakte-interactie. Maar met de opflakkering rond marketing via sociale media speelt technologie een steeds belangrijkere rol in het algehele marketingplan van uw bedrijf. Dus, een chat aan het begin van het jaar kan grote dividenden betalen tijdens de rest van het jaar. Belangrijke dingen die Marketing waarschijnlijk wil bespreken, zijn onder meer:
Aanwezigheidsbeheer online en sociale media- Veel marketingafdelingen hebben geen idee van het niveau van verfijning waarover zij beschikken bij het beheren van online marketingcampagnes; door hier uw expertise toe te voegen, kunt u onmiddellijk een jaarplan voor beide partijen maken.
Gegevensverzameling en -opslag - Marketingmensen vragen vaak naar alles met de bedoeling om erachter te komen hoe ze het later kunnen gebruiken. Dat zou prima zijn als dat "alles" niet ook potentiële petabytes aan web-, transactie- en klantgegevens bevat. Inzicht in wat deze mensen vandaag verzamelen en wat ze morgen willen verzamelen, kan uw opslagstrategie voor het hele jaar bepalen.
Gegevensanalyse - Als uw databasebeheerders (DBA's) tot nu toe vragen over business intelligence (BI) hebben beantwoord, moet u zich aanpassen. Met een duidelijke toename van het verzamelen van gegevens zal dezelfde toename komen in het minen van die gegevens op waarde. Dat op de schouders van een of twee overwerkte DBA's laden is waarschijnlijk een vergissing. Kijk in plaats daarvan of self-service business intelligence (BI) -servicetools (zoals Microsoft Power BI of Tableau Desktop) uw organisatie kunnen helpen. Praat met Marketing, Finance en andere gegevensintensieve afdelingen over de inzichten die ze zoeken en kijk dan of u tools kunt inzetten om ze zelf naar die nuggets te laten graven.
6. Ga naar planning
Als u de eerder beschreven stappen hebt gevolgd, heeft u nu een goed idee van welke technologie uw bedrijf gebruikt, hoe het wordt gebruikt en hoeveel het kost. Je hebt ook een goed zicht op de gaten die deze situatie perforeren - waar je te veel betaalt; waar potentiële beveiligingsrisico's liggen; wat dit jaar moet worden bijgewerkt of vernieuwd, en meer.
Gebruik die bevindingen om uw IT-jaar in kaart te brengen. U moet uitzoeken hoeveel projecten uw afdeling aankan naast de projecten die moeten gebeuren (zoals licentieverlengingen, nieuwe hardware-uitrol door lease-vernieuwingen, en dergelijke). Pas als u die niet-optionele projecten in kaart hebt gebracht, kunt u beginnen met de planning met toegevoegde waarde.
Maar wanneer u in dat stadium komt, zijn er enkele belangrijke stappen die u moet volgen:
Je hebt vooraanstaande procesleiders ontmoet; ontmoet nu het hoger management. Eerstelijnsmensen hebben u inzicht gegeven in hoe dingen werken en waar u kunt helpen, maar alleen het senior management kan u een groot perspectief bieden. U hebt beide perspectieven nodig om met een effectief technologieplan te komen.
Werk om projecten te 'verkopen' voordat u tijd besteedt aan evaluatie en testen. Uitzoeken welke tools het beste werken in uw organisatie kan een vervelende en tijdrovende taak zijn. Neem dat niet aan tot je de buy-in hebt van zowel de belangrijkste stakeholders als het hoger management. Met andere woorden, verkoop uw projectidee aan de mensen die ervan zullen profiteren voordat ze aanzienlijke manuren aan hen besteden.
Richt u bij de verkoop van uw projecten niet alleen op kostenbesparingen. Veel IT-managers vinden standaard goedkopere oplossingen voor de tools die tegenwoordig worden gebruikt. Soms is dat een goede invalshoek - vooral voor zaken als mobiel bellen en dataplannen. Maar voor taakgeoriënteerde software en cloudservices is het beter spelen met meer functionaliteit. Stel demo's van voorgestelde oplossingen op voor belanghebbenden om hen te laten zien wat uw plan voor hen kan doen en u krijgt veel meer aandacht dan met zelfs de chicste budgetspreadsheet.
Overdrijf het niet. Als u eenmaal de aandacht van het hoger management en de buy-in hebt gekregen van proces belanghebbenden, is het gemakkelijk om weggevaagd te worden door momentum en opwinding. Dat kan leiden tot te veelbelovend, wat op zijn beurt leidt tot projectfalen en afhankelijkheid van Advil. Wees erg voorzichtig met uw projectplanning. Zorg voor buffer, niet alleen in termen van tijd, maar ook in termen van budget, voor het geval u hulp van buitenaf moet inhuren om iets op tijd af te krijgen. Vergeet niet dat IT ook moet reageren op onvoorziene situaties, dus het is van cruciaal belang dat u kunt inzetten voor morgen terwijl u vandaag nog steeds effectief omgaat.
