Scansnap beoordeling en beoordeling evernote-editie

Voor iedereen die verslaafd is aan Evernote als de centrale opslagplaats voor zijn (of haar) bestanden - inclusief documenten, foto's en al het andere - is ScanSnap Evernote Edition misschien de ideale scanner. Evernote is, althans gedeeltelijk, een cloud-gebaseerde documentmanager. ScanSnap Evernote Edition is speciaal ontworpen om te scannen naar Evernote. Als u een eenvoudige manier wilt om bestanden naar uw Evernote-notebooks te scannen, is het moeilijk te verslaan.

Dit is niet de eerste scanner die nauw verbonden is met een specifieke website. NeatConnect, van The Neat Company, is eveneens een uitbreiding van het webgebaseerde NeatCloud. De koppeling tussen de twee is in dit geval echter nog nauwer.

In tegenstelling tot The Neat Company biedt Evernote geen standaard scanstuurprogramma waarmee u bijvoorbeeld kunt scannen vanaf een OCR-programma (Optical Character Recognition) dat op uw pc wordt uitgevoerd. Dat betekent dat het beste argument om de scanner te krijgen - namelijk dat het is ontworpen om te gebruiken met Evernote - ook het beste argument is om het te vermijden. Als je geen interesse hebt in Evernote, of je moet ook naar programma's op je pc scannen, is dit gewoon de verkeerde scanner om te krijgen.

Dat gezegd hebbende, of ScanSnap Evernote Edition de juiste scanner voor je is, het is onmogelijk om het in actie te zien zonder onder de indruk te zijn. Als het eenmaal is ingesteld, kunt u een stapel geassorteerde originelen (documenten, foto's, visitekaartjes en bonnen) in de automatische documentinvoer voor 50 vel invoegen, op de scanknop drukken en kijken terwijl de pagina's in bestanden worden omgezet opgeslagen in Evernote. Elk origineel gaat automatisch in de juiste Evernote-notebook, meestal zonder enige inspanning van u en hoeft u niet na te denken over scaninstellingen.

Het is moeilijk om je een gemakkelijkere manier voor te stellen om te scannen.

De scannerhardware

Met een afmeting van 6, 6 bij 11, 5 bij 6, 2 inch (HWD) met gesloten laden en slechts een beetje meer bureauruimte nodig met open laden, heeft de scanner een typisch formaat voor een persoonlijk desktopmodel. Het is ook aantrekkelijker dan de meeste, in grijs en zwart met afgeronde hoeken. De enige bediening is een enkele scanknop.

Volgens Evernote heeft de scanner een optische resolutie van 600 ppi, maar deze beperkt grijswaarden en kleurenuitvoer tot 300 ppi. Zelfs 300 ppi is echter meer dan nodig is voor de meeste scans. De geclaimde snelheid is een geschikte snelle 25 pagina's per minuut (ppm) en 50 afbeeldingen per minuut (ipm) voor dubbelzijdig scannen, met één afbeelding aan elke zijde van de pagina. Evernote zegt dat het documenten tot 11 bij 17 inch kan scannen. Het behandelt dit echter met gevouwen pagina's, meerdere scans en stiksels. Het is echt beperkt tot een fysieke pagina met een maximale breedte van 8, 5 inch, met lengtes tot 34 inch.

Instellen en scannen

Het instellen van de scanner is meestal standaard, met een keuze uit een verbinding via een USB-kabel, die ik gebruikte voor mijn tests, of Wi-Fi. Het enige ongebruikelijke deel is dat de scanner in plaats van met software op schijf of een Handleiding Aan de slag te zitten, vol zit met een enkele, niet te missen poster (bij gebrek aan een beter woord) die je vertelt naar evernote.com te gaan / scansnap om te beginnen. Op de poster staat ook een code waarmee u zich kunt registreren voor een jaar Evernote Premium.

Als u naar de website gaat, kunt u de software downloaden en installeren, een Evernote-account maken of het systeem vertellen welk account u al hebt en de code invoeren om te upgraden naar Evernote Premium.

De meeste mensen hoeven niet verder te gaan dan deze eerste installatie. Standaard herkent de software elk gescand item automatisch als een document, foto, visitekaartje of kwitantie; kiest de juiste instellingen voor resolutie, kleurmodus en dergelijke; en stuurt vervolgens elk item naar het juiste Evernote-notitieboek.

Als u de standaardinstellingen met uw eigen instellingen wilt overschrijven, kunt u afzonderlijke instellingen definiëren voor elk van de vier typen originelen. Op basis van mijn tests is dat echter niet of nauwelijks nodig. De meest waarschijnlijke instelling die u mogelijk wilt wijzigen, is de software te vertellen dat deze ook een kopie van elke scan op de harde schijf van uw pc moet opslaan. Standaard gaan de scans alleen naar Evernote.

Voor mijn eerste scan heb ik verschillende originelen in de ADF geplaatst en op de scanknop gedrukt. Alles - documentpagina's op Letter-formaat, visitekaartjes en 4 bij 6 foto's in zowel liggende als staande richting - werd zonder probleem gescand en zoals beloofd in Evernote getoond. Dat indrukwekkend noemen zou een understatement zijn.

Het enige probleem dat ik zag was dat als je twee documenten op elkaar stapelt zonder enige scheiding, ze allebei in één Evernote-bestand terechtkomen. Evernote herkent geen scheidingspagina om dat probleem te voorkomen. Een eenvoudige oplossing is echter om een ​​visitekaartje tussen documenten te plaatsen, zodat Evernote weet waar het ene origineel eindigt en het volgende begint. Als u de visitekaartjes niet echt hoeft te scannen, kunt u ze uit Evernote verwijderen als u klaar bent.

resultaten

Omdat al uw scans naar Evernote gaan, krijgt u automatisch alle uitstekende functies voor documentbeheer van Evernote. Met de standaardinstellingen worden alle documenten gemaakt als doorzoekbare PDF's en Evernote voegt handschriftherkenning toe aan elk bestand en doet zijn best om handgeschreven notities te ontcijferen die u aan een visitekaartje of bon hebt toegevoegd.

In theorie kun je hiermee bestanden vinden door in Evernote te zoeken naar gedrukte of handgeschreven tekst in het bestand. In de praktijk is dat niet helemaal waar, omdat geen tekst- of handschriftherkenning 100 procent nauwkeurig is.

De combinatie van scanner en Evernote levert gemengde resultaten op voor de nauwkeurigheid van tekstherkenning. We nemen bijvoorbeeld de uitdrukking snelle bruine vos op in onze tests voor OCR-nauwkeurigheid, maar ik kon geen enkel gescand document vinden door te zoeken naar vos . Dat geeft de scanner een slechte score, omdat het betekent dat de tekst op onze Arial en Times New Roman-testpagina's niet in elk lettertype is gelezen zonder ten minste één fout te maken.

Dat gezegd hebbende, de nauwkeurigheid was goed genoeg voor de meeste doeleinden, zolang je bereid bent om alternatieve zoektermen te proberen. Alle documenten kwamen tevoorschijn toen ik bijvoorbeeld naar het snelbruin zocht in plaats van naar de vos. Merk echter op dat ik deze test moest uitvoeren met doorzoekbare PDF-bestanden, in plaats van onze gebruikelijke benadering van scannen naar Word-indeling. Een veelvoorkomende scantaak die ScanSnap Evernote Edition helemaal niet kan doen, is scannen naar een bewerkbaar tekstbestand.

Tekstherkenning speelt ook een rol bij visitekaartjes. Met behulp van onze standaard set kaarten verwerkte de combinatie van de scanner en Evernote meer dan de helft van de kaarten zonder fouten en maakte slechts één fout in de rest. Dit is veel beter dan de meeste combinaties van scanners en visitekaartjeprogramma's kunnen beheren. Twee tekortkomingen voor het beheer van visitekaartjes zijn dat u een herkenningsfout niet kunt corrigeren en de informatie niet naar Outlook of een ander programma voor contactbeheer kunt exporteren. Evernote zegt echter dat de Mac-versie van de app beide functies biedt en dat ze uiteindelijk ook aan de Windows-versie zullen worden toegevoegd.

Snelheid en andere problemen

Ik heb mijn timingtests uitgevoerd met standaardinstellingen, met behulp van ons standaard dubbelzijdige testdocument voor 25 vel om te scannen naar doorzoekbaar PDF-formaat. Ik heb de scanner geklokt op 28, 3 ppm en 56, 6 ipm voor de scan zelf - iets sneller dan de geclaimde 25 ppm en 50 ipm. Zoals bij de meeste scanners kostte het echter extra tijd voor de OCR-stap, dus hoewel het 53 seconden duurde om de 25 vellen te scannen, duurde het nog 1 minuut en 50 seconden voordat het bestand in Evernote verscheen.

Deze tijden tellen als goed, maar niet uitzonderlijk. De editorskeuze Canon imageFormula DR-C125 kwam bijvoorbeeld binnen 60 seconden binnen - 25 ppm en 50 ipm - met of zonder herkenning van de tekst. NeatConnect daarentegen kwam op 24, 2 ppm en 48, 4 ipm voor de scan, waarbij de OCR-stap een extra 3:45 nam.

Zonder foto-editor en geen flatbed is de ScanSnap Evernote-editie uiteraard niet bedoeld voor het serieus scannen van foto's. Het wordt echter geleverd met een beschermhoes om foto's te scannen zonder ze te beschadigen, en het stuurt foto's automatisch naar hun eigen Evernote-notebook. De scans kunnen het beste worden beschreven als snapshotkwaliteit, geschikt voor casual fotografie of alleen delen. Merk ook op dat u een app kunt downloaden voor het annoteren van foto's met pijlen, tekst en dergelijke.

Als u niet alle of vrijwel alle scans met Evernote wilt beheren, is dit gewoon de verkeerde scanner om te krijgen. Het is ook de verkeerde keuze als u tekst moet scannen om deze te bewerken. Als u Evernote wilt gebruiken voor het beheren, delen en anderszins werken met al uw scans, maar u niet naar bewerkbaar tekstformaat hoeft te scannen, is ScanSnap Evernote Edition een uiterst elegante oplossing voor vrijwel moeiteloos scannen.