Organiseer: hoe u uw contacten van de ene app naar de andere kopieert

Waar zijn je contacten? Bevinden ze zich in CRM-software (Customer Relationship Management), een e-mailaccount, uw telefoon of een e-mailmarketing-app, zoals MailChimp? Uw lijsten met contacten zijn mogelijk overal verspreid. Hé, het gebeurt. Soms moet u ze opschonen, samenvoegen of gewoon uw database met mensen en hun contactgegevens kopiëren van de ene plaats naar de andere.

Over het algemeen zijn er drie manieren om contacten van de ene plaats naar de andere te kopiëren.

1. Synchroniseren. Ten eerste kun je je contacten synchroniseren, wat verreweg de gemakkelijkste optie is als deze beschikbaar is. Het resultaat is dat u twee databases met contactpersonen hebt die exact hetzelfde zijn, voor altijd en altijd totdat u stopt met synchroniseren.

2. Gebruik een contacten-app. Er zijn enkele contacten-apps en -services op de markt, zoals Contacten + (voorheen Volledig Contact), die contactgegevens uit verschillende bronnen (Facebook, Gmail, LinkedIn) opzuigen, verzamelen en vervolgens terugspugen waar u ook bent wil het. Houd bij deze apps rekening met de privacy van u en uw contacten. U wilt niet al uw contactgegevens vrijwillig invoeren in een app die alleen kan worden omgedraaid en verkocht.

3. Exporteren / importeren gevolgd door optioneel nieuwe wijzigingen synchroniseren. De tweede methode is om een ​​groot aantal contacten over te dragen. We kunnen dit de export- / importmethode noemen. Hier downloadt u al uw contactgegevens uit één bron en uploadt u deze vervolgens naar een nieuwe bron. Het is een eenmalige overdracht. Optioneel kunt u een stap toevoegen zodat vanaf nu alle nieuwe contactgegevens die u maakt of wijzigt in de eerste database-updates in de tweede.

Laten we deze opties eens bekijken om te zien wat ze met zich meebrengen.

Contacten synchroniseren

Wat zijn enkele duidelijke voorbeelden van waar en hoe u contacten kunt synchroniseren? Als u iCloud gebruikt, kunt u contacten synchroniseren tussen uw iPhone-, iPad- en Mac-apparaten. Makkelijk toch? Het lijkt erop dat het gewoon een kwestie is van het hebben van de Apple Contacten-app op al uw apparaten, maar in feite moet u ook de synchronisatie via iCloud inschakelen om te kunnen werken. Als u synchronisatie niet inschakelt, is de informatie in uw Contacten-apps op elk apparaat anders.

Dat eerste voorbeeld gebruikt één app. Hier is een voorbeeld met twee apps. Er is een synchronisatie-optie tussen MailChimp en Eventbrite die je kunt inschakelen om je Eventbrite-deelnemersinformatie naar MailChimp te brengen, zodat je eenvoudig e-mailcampagnes voor hen kunt maken. Je stelt het in door de groepen te kiezen die je wilt synchroniseren, en vanaf dat moment, totdat je het uitschakelt, zijn alle gekozen gegevens tussen de twee apps hetzelfde.

Wanneer u contacten wilt synchroniseren, is zoeken naar een integratie meestal de beste optie. Er zijn er veel. U kunt bijvoorbeeld Outlook en Salesforce integreren om contactgegevens tussen die twee apps te synchroniseren, en u kunt Gmail-contacten met veel CRM's synchroniseren.

Gebruik een app Contacten

Er zijn tal van contacten-apps op de markt die gegevens uit verschillende bronnen ophalen, verzamelen en samenvoegen en u helpen er iets aan te begrijpen. Als u contactgegevens in meerdere e-mailaccounts, LinkedIn, Twitter en andere locaties hebt die u snel en gemakkelijk wilt samenvoegen, doet een contact-app precies dat. Deze apps synchroniseren de resulterende gegevens vaak terug waar u maar wilt. Dus als u bijvoorbeeld informatie uit iCloud, Google Contacten, LinkedIn en Facebook haalt, kunt u dit allemaal terug synchroniseren met bijvoorbeeld Google Contacten en iCloud.

Zoals vermeld, moet u rekening houden met privacy bij het onderzoeken van contact-apps. PCMag heeft er niet veel beoordeeld, en een paar die we hebben, zijn niet langer actief. Contacten + is de enige die ik tot op zekere hoogte heb gebruikt die ik me op mijn gemak voel aanbevelen, maar er zijn zeker anderen. Lees ze minstens een klein beetje door voordat u erop vertrouwt.

Exporteren / importeren Plus optioneel nieuwe wijzigingen synchroniseren

Je hebt niet altijd de mogelijkheid om contacten tussen twee systemen volledig te synchroniseren. Download of exporteer in die gevallen uw contacten van de ene app, upload ze naar de andere en synchroniseer vervolgens optioneel alle toekomstige wijzigingen van de ene naar de andere.

De precieze instructiegegevens voor het exporteren van uw contacten vanuit één app variëren afhankelijk van welke app het is. Voor e-mail-apps zoals Gmail en Outlook is het exporteren van uw contacten vrij eenvoudig. De meest prangende vraag is meestal welk bestandstype u wilt gebruiken, CSV of vCard. Dus laten we de verschillen bespreken voordat we doorgaan.

Wat is een CSV-bestand?

CSV staat voor door komma's gescheiden waarden en is het meest geaccepteerde bestandsformaat voor adresboekgegevens. Het zijn dezelfde door komma's gescheiden waarden die u krijgt bij het exporteren van een spreadsheet naar een tekstverwerkingsbestand. Elke regel gegevens in de spreadsheet vertaalt zich in een regel tekst, waarbij de celinhoud wordt gescheiden door komma's. CSV's zijn leesbaar voor mensen, flexibel en licht in die zin dat de bestandsgrootte nooit enorm zal zijn. Dus waarom zou je het niet gebruiken? Nou, exporteren naar CSV kan leiden tot gegevensverlies, inclusief de foto, bijnaam, website en soms het veld 'opmerkingen' van je contacten. CSV's zijn slecht in het omgaan met speciale tekens, dus als je contactgegevens in een ander script hebt of mensen kent met accenttekens in hun naam, zijn die verdwenen of onleesbaar.

Wat is een vCard?

vCard is een elektronisch visitekaartjeformaat. Het is een uitgebreider exportformaat voor contactgegevens, wat betekent dat het resulterende bestand waarschijnlijk groter zal zijn dan een CSV. Een geëxporteerde vCard verliest niet zoveel gegevens en ondersteunt meer (maar niet alle) speciale tekens en buitenlandse alfabetten. U verliest echter nog steeds bijnamen, websites en AIM-gegevens bij het exporteren naar vCard. vCard wordt meestal geassocieerd met OS X- en iOS-toepassingen, hoewel Outlook en sommige andere e-mailprogramma's die ook op Windows worden uitgevoerd het ook kunnen gebruiken.

Terug naar exporteren / importeren en optioneel synchroniseren. Als je eenmaal weet welk formaat je wilt gebruiken en controleren of het werkt met welke apps en database je ook in gedachten hebt, kun je je contacten van de ene downloaden en naar de andere uploaden. Het is geen slecht idee om een ​​paar van de resulterende contacten ter plaatse te controleren om te controleren of het correct werkte.

Nu je de contacten van de ene app naar de andere hebt gekopieerd, wil je dat nieuwe wijzigingen die je in een van de apps aanbrengt automatisch in de andere verschijnen? Als dit het geval is, hebt u een hulpprogramma van derden nodig voor de taak. Enkele voorbeelden zijn IFTTT, Zapier en Microsoft Flow. Ze worden soms gezamenlijk automatiseringstools genoemd.

Automatiseringstools kunnen apps verbinden die niet noodzakelijkerwijs zelf integreren. Met andere woorden, je hebt apps A en B, en geen van beide heeft een one-touch integratie met de andere gebouwd. De automatiseringstool stapte in en bouwde een integratie tussen A en B voor u, en nu kan het u helpen bij het instellen en beheren van de gegevensstroom tussen die twee apps.

Met automatiseringstools kunt u vaak niet een massa bestaande informatie van de ene app naar de andere kopiëren, net zoals wanneer u zelf exporteert / importeert. Er zijn enkele verborgen oplossingen met Google Spreadsheets, maar ze kunnen frustrerend zijn en moeilijk om goed te krijgen. U kunt echter een automatiseringstool gebruiken om een ​​regel in te stellen zodat alle nieuwe wijzigingen in de ene app naar de andere worden gekopieerd, wat ik aanbeveel.

• Organiseren: e-mailcontacten Organiseren: e-mailcontacten
• Toegang krijgen tot uw contacten in Windows 10 Toegang krijgen tot uw contacten in Windows 10
• 5 Nieuwe Gmail-functies om nu uit te checken 5 Nieuwe Gmail-functies om nu uit te checken

U kunt bijvoorbeeld een regel instellen zodat wanneer de automatiseringstool een update voor uw iCloud-contactpersonen detecteert, deze de wijziging oppakt en naar bijvoorbeeld Google Contacten kopieert. Of vice versa. U kunt het instellen tussen twee apps die worden ondersteund door uw automatiseringstool.

De echte truc is ervoor te zorgen dat u begrijpt wat wel en niet gebeurt wanneer u de automatisering instelt. U moet ervoor zorgen dat u weet in welke richting de synchronisatie plaatsvindt en of er een vertraging is tussen het moment waarop u de wijziging aanbrengt en het moment waarop deze wordt weergegeven in de tweede app.

Niet meer kopiëren en plakken

Het kopiëren van contactgegevens tussen twee apps is heel goed mogelijk, en het vertrouwt er niet op dat u ctrl-c, ctrl-v steeds opnieuw raakt. Je hebt meerdere opties, afhankelijk van wat je wilt doen, en ze zijn allemaal vrij eenvoudig.