Huis Bedrijf Van rommel tot papierloos in 5 stappen

Van rommel tot papierloos in 5 stappen

2024

Video: Sessiepitch Next 2017: 'Werken zonder papier. Van belofte naar werkelijkheid.' (November 2024)

Als je droomt van de dag dat je je notitieboekjes, visitekaartjes en andere stukjes papier weggooit en echt een persoon zonder papier wordt, waarom begin je dan niet vandaag? Met een paar tips en de juiste tools kunt u meteen papierloos beginnen. Maar merk eerst op dat papierloos zijn een beetje lijkt op afvallen: het is moeilijker dan het klinkt. Er is toewijding voor nodig. Het is meer een levensstijlkeuze dan een project. En niemand verwacht dat je perfect bent.

Papierloos gaan vereist ook dat je een doel en een doel hebt. Net als bij het afvallen, is uw doel om 'papierloos' te zijn net zo vaag als 'afvallen'. Hoeveel gewicht probeer je te verliezen? Waar in je leven probeer je papierloos te zijn? En nog belangrijker, wat is het einddoel?

Enkele veel voorkomende doelen zijn:

Minder rommel
Word efficiënter of georganiseerd
Maak uw documenten en notities doorzoekbaar
Houd betere gegevens bij over uw leven en werk

Sommige van deze vragen lijken misschien triviaal, maar op de lange termijn zijn ze motiverend. Ze helpen je om echte doelen te creëren die je telkens opnieuw kunt bezoeken als je van koers raakt.

Stap 1: Ga vooruit, niet achteruit

Als je klaar bent om papierloos te gaan, begin dan door vooruit te gaan, niet achteruit.

Wat ik daarmee bedoel, is denken aan papierloos zijn in alles wat je nu doet , wat ook betekent dat je al dat oude papier negeert, zoals de stapels rekeningen die je ooit wilt versnipperen en de oude notitieboekjes met de notities van gisteren. Ik weet dat het verleidelijk is om al die bestanden te willen digitaliseren, maar het is niet de juiste eerste stap.

Je oude papier gaat nergens heen. Al die oude papieren zullen lastig zijn om te digitaliseren, zelfs met het beste gereedschap, dus raak er niet meteen in verstrikt als je begint.

Overweeg in plaats daarvan papierloos te zijn. Dat betekent stappen ondernemen zoals:

Een digitale kalender gebruiken voor nieuwe en komende afspraken
Aantekeningen maken in een notitie-app (hieronder worden enkele suggesties weergegeven)
Uw takenlijst in een taken-app of een notitie-app plaatsen.

Zelfs het doen van die drie simpele dingen kan meer tijd kosten dan je denkt.

Stap 2: kies een paar apps en software en blijf bij hen

Er zijn veel geweldige apps beschikbaar voor het maken van notities en taakbeheer. Sommige die ik aanbeveel zijn: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Remember the Milk en Wunderlist. Er zijn veel opties!

Je moet ook een bestandssynchronisatieprogramma kiezen als je dat nog niet hebt. U begint het misschien niet meteen te gebruiken, maar installeert het en wordt gewoon vertrouwd met hoe het in het algemeen werkt. Een paar van mijn favorieten zijn Google Drive, Dropbox, Box en SugarSync.

Stap 3: Commit!

Verspil niet te veel tijd aan het proberen te beslissen welke app of apps absoluut perfect de beste zijn. Zoek er een of twee die doen wat je nodig hebt en werk met de platforms die je hebt, en begin ze te gebruiken. Welke tools u ook kiest, zet u in voor enkele weken.

Wat je niet wilt, is een dozijn apps uitproberen, omdat je bestanden en notities over de hele linie verspreid worden. Je hebt een of twee centrale locaties nodig waarvan je weet dat je al je spullen kunt vinden zonder erover na te denken. Weten waar u het digitale equivalent van uw papieren kunt vinden

Stap 4: ontwikkel workflows

De volgende stap is het ontwikkelen van enkele workflows. Dit is de meer cognitieve kant van papierloos werken. Zie het als vergelijkbaar met het ontwikkelen van de gewoonten en routines van afvallen: plan je maaltijden voor de week, bepaal van tevoren wanneer je naar de sportschool gaat of je gaat sporten, begin met het opnemen van je wegingen, enzovoort. In het geval van papierloos werken, kunnen uw workflows beginnen met kleine acties, zoals het starten van uw notitie-app voordat een vergadering begint. Een andere is om 's ochtends als eerste je taken in je taken-app te bekijken.

Deze kleine stappen die uw workflows starten, moeten gewoonten worden. Ik vind het leuk om je takenlijst of agenda-afspraken 's ochtends eerst te bekijken, omdat veel mensen al ochtendgewoonten hebben (een kopje koffie, lezen tijdens een woon-werkverkeer), en je je nieuwe gewoonte kunt aanpassen aan de bestaande. Met andere woorden, wanneer u van die koffie nipt, herinnert u zich dat het tijd is om uw agenda voor die dag te bekijken.

Wat uw workflows zijn, hangt sterk af van wat uw doelen zijn om papierloos te worden. Uw workflow kan zelfs een simpele regel zijn, zoals: "Als ik een nieuw visitekaartje ontvang, maak ik er meteen een foto van met mijn smartphone en upload ik het naar mijn notitie-app."

Stap 5: Pak de achterstand aan

Na een paar weken of maanden, wanneer u vertrouwd bent met uw nieuwe gewoonten en workflows, en u bent toegewijd aan uw nieuwe apps, kunt u eindelijk overwegen om een project te maken om al het oude papier in uw leven te scannen.

Probeer deze stap echter niet te doen totdat je echt solide bent geworden met je dagelijkse routine van papierloos zijn.

Een papierloos leven

Onthoud dat papierloos werken een verandering van levensstijl is. Net als diëten, moet je het elke dag innemen en jezelf vergeven als je uitglijdt, maar ga snel weer op weg.

Aanvullende bronnen