Snelle start: configureer base crm in 10 eenvoudige stappen

Base CRM is PCMag's Editors 'Choice voor CRM-software. De lay-out van de videoserie is ontworpen om u snel en gemakkelijk aan de slag te laten gaan met Base CRM. Het leidt u door alle eerste stappen van het instellen, organiseren en gebruiken van uw account. In het artikel splitsen we taken op, zoals het aanpassen van verkooppijplijnen, het configureren van leadbeheer en het instellen van geautomatiseerde acties.

Inhoudsopgave

• Stap één: Dashboardoverzicht
• Stap twee: uw meldingen personaliseren
• Stap drie: leads versus contacten
• Stap vier: deals maken en beheren
• Stap vijf: Uw verkooppijpleidingen aanpassen
• Stap zes: Aangepaste velden toevoegen
• Stap zeven: afspraken plannen
• Stap acht taken maken en toewijzen
• Stap Negen Uw e-mail integreren
• Stap 10 Geautomatiseerde acties instellen

Dashboardoverzicht Meldingen personaliseren Leads versus contactpersonen Deals maken en beheren Uw verkooppijpleidingen aanpassen Aangepaste velden toevoegen Afspraken plannen Taken maken en toewijzen Integratie van uw e-mail Geautomatiseerde acties instellen

Stap één: Dashboardoverzicht

Leer hoe u uw Base CRM-dashboard kunt gebruiken in deze korte video, inclusief een overzicht van accountactiviteit, pijplijnoverzicht en filteropties. Er zijn drie soorten Base CRM-profielen, die elk verschillende machtigingen hebben: Gebruiker, Manager en Enterprise. Het gebruikersprofiel kan alleen hun eigen activiteit zien, de manager kan hun activiteit en die van hun directe rapporten zien, en zakelijke gebruikers kunnen activiteit voor hele teams zien.

Anders zien dashboards er voor alle profielen hetzelfde uit, met de pijplijn en deal-samenvatting aan de linkerkant, accountactiviteit in het midden en taken en afspraken aan de rechterkant. Een nieuwe toevoeging aan de gebruikersinterface (UI) is de universele knop Toevoegen, die kan worden gebruikt om nieuwe contacten, leads en andere records toe te voegen vanuit elk scherm, inclusief het dashboard.

U kunt informatie op het hoogste niveau bekijken over uw deals, gefilterd op pijplijn, evenals de activiteit van de afgelopen 30 dagen, inclusief een aantal deals die zijn gewonnen en verloren of gemarkeerd als niet-gekwalificeerd. Accountactiviteit wordt georganiseerd door notities, voltooide taken en deals. In deze kolom ziet u elke keer dat iemand een nieuwe deal, contactpersoon, notitie, taak toevoegt of de status of fase van een lead of deal wijzigt. Ten slotte zijn taken en aanstaande afspraken aan de rechterkant; achterstallige taken worden rood weergegeven. Bekijk de video voor tips over het filteren van inhoud en het aanpassen van uw dashboard aan uw specifieke behoeften.

Stap twee: meldingen personaliseren

In deze video wordt uitgelegd hoe u meldingen kunt beheren. Er zijn drie verschillende soorten meldingen in Base CRM: vooraf ingestelde meldingen, gepersonaliseerde meldingen en webmeldingen.

Vooraf ingestelde meldingen omvatten software-activiteiten, zoals wanneer een lead, deal of taak aan u is toegewezen, evenals herinneringen voor afspraken en taken. Er zijn ook systeemmeldingen zoals wanneer een import of export is voltooid of wanneer een nieuwe lead is gemaakt op basis van een opnameformulier. Voor elk van deze opties kunt u kiezen voor een webmelding, een e-mailmelding of meldingen uitschakelen.

Gebruikers kunnen gepersonaliseerde meldingen maken met betrekking tot leads, contacten en deals. Voor elke optie kiest u eerst een filter, zoals leads die tot bepaalde teams of gebruikers behoren of een deal die zich in een bepaalde fase bevindt. Dan kies je een trigger. U wilt bijvoorbeeld een waarschuwing ontvangen wanneer een taak wordt toegevoegd aan een nieuwe deal of wanneer de fase van een deal in de pijplijn wordt gewijzigd. Meldingen kunnen meer dan één trigger hebben. U kunt web-, e-mail- en mobiele meldingen ontvangen.

Ten slotte kunnen gebruikers die zich hebben aangemeld voor Base Voice of zijn geïntegreerd met een andere zakelijke voiceprovider, zich aanmelden voor webmeldingen over inkomende oproepen en sms-berichten. Base Voice bevat een uniek telefoonnummer en registreert automatisch oproepen en berichten naar leads en contacten.

Stap drie: leads versus contacten

Als u nieuw bent bij CRM, dan kunt u wat verwarring hebben als het gaat om leads en contacten. In Base CRM is een lead een lead person, bedrijf of zakelijke mogelijkheid die nog geen deel uitmaakt van de verkooppijplijn. Dit zijn onder meer mensen en bedrijven die je via netwerken hebt ontdekt, maar met wie je nog geen zakelijke deal hebt gesloten. Bij leads draait alles om potentieel. Zodra een lead interesse toont in een product of dienst, kunnen deze worden omgezet in een contact. Een contactpersoon kan ook iemand zijn met wie u in het verleden zaken hebt gedaan en waarschijnlijk terugkerende zaken aanbiedt.

De tabbladen Lead en Contact in Base CRM zien er hetzelfde uit en werken op dezelfde manier, met verschillende zoekfilters. Leads worden op drie manieren gecategoriseerd: nieuw, werkend en niet gekwalificeerd. Contacten zijn verdeeld tussen prospects en klanten. Contacten kunnen worden gekoppeld aan een of meer deals. Voor zowel leads als contactpersonen kunt u gerelateerde taken en afspraken in hun invoer en bijbehorende documenten zien. Leads kunnen worden geconverteerd naar contacten, maar die actie kan niet worden teruggedraaid.

Stap vier: deals maken en beheren

Deals zijn verkoopkansen gerelateerd aan een lead of contact. Ze gaan door uw verkooppijplijn, die uw verkoopproces vertegenwoordigt. Elke pijplijn eindigt in een van de drie gesloten fasen: gewonnen, verloren of ongekwalificeerd. Gewonnen en verloren zijn vanzelfsprekend; het markeren van een deal als ongekwalificeerd betekent dat het geen volledige afwijzing was. Ongekwalificeerde redenen kunnen gaan over timing, budget, bedrijfsreorganisatie of elk element waar u geen controle over heeft. Deze drie emmers voor deals maken het eenvoudiger om uw succes te volgen en uw verkoopteam beter te targeten.

Op de pagina Deals kunt u zien hoeveel deals er in elke fase van de pijplijn zijn. Net als leads en contacten, kunt u ook deals filteren op elk van de velden die u gebruikt. In een dealinvoer kunt u zien welk contact, lead of bedrijf ermee is verbonden, recente activiteit en het waarde- en waarschijnlijkheidspercentage. Alle gerelateerde taken of afspraken worden ook weergegeven. Je kunt hier ook de fase van de deal wijzigen.

Stap vijf: Uw verkooppijpleidingen aanpassen

Verkooppijplijnen bestaan ​​uit fasen. Base CRM heeft zes fasen uit de doos, maar u kunt meer toevoegen of verwijderen die u niet van plan bent te gebruiken. U kunt de fasen ook hernoemen en opnieuw ordenen op basis van de processen van uw bedrijf. Er zijn twee soorten fasen: actief en gesloten. Hoewel je een van de drie gesloten fasen kunt hernoemen, die standaard worden gewonnen, verloren en ongekwalificeerd, kun je ze verwijderen of meer toevoegen.

Als u meerdere verkooppijplijnen heeft, kunt u elk met verschillende stadia aanpassen. Dus als u zowel producten als diensten verkoopt, kunt u pijpleidingen hebben die bij elk proces passen.

Stap zes: Aangepaste velden toevoegen

Leads, contacten en deals hebben een groot aantal standaardvelden, maar dat is niet altijd genoeg. Met aangepaste velden kunt u aanvullende informatie over uw prospects verzamelen en opslaan die uniek is voor uw bedrijf. Base CRM heeft verschillende aangepaste veldopties. U kunt velden maken voor een enkele tekstregel, een alinea tekst, een selectievakje, een vervolgkeuzemenu, een meervoudig menu, datum, e-mail, telefoon, adres en URL. U kunt zoveel aangepaste velden toevoegen als u wilt, en voor het vervolgkeuzemenu en meerkeuzemenu, maximaal 500 keuzes.

Stap zeven: afspraken plannen

Base CRM wordt geleverd met een kalenderfunctie en u kunt ook een of meer Google-agenda's met uw account integreren. U moet standaard één kalender kiezen, de enige die u kunt bewerken. Afspraken uit niet-standaard kalenders worden grijs weergegeven. Wanneer u een afspraak maakt, kunt u deze koppelen aan een lead, deal of contact. Begin gewoon de naam in te typen en Base CRM zal alle overeenkomende records voorstellen.

Die afspraken worden weergegeven in het item voor de lead, contactpersoon of deal. Als u een afspraak opslaat, wordt deze aan uw agenda toegevoegd en worden uitnodigingen naar andere deelnemers verzonden. U kunt uw bedrijfslogo uploaden zodat het in alle uitnodigingen wordt weergegeven. U kunt ook afspraken toevoegen vanaf de lead-, contact- of dealpagina's. Wanneer u een afspraak bekijkt, kunt u zien welke deelnemers uw uitnodiging hebben geaccepteerd en afgewezen.

Stap acht: taken maken en toewijzen

In Base CRM zijn alle taken gekoppeld aan deals. U kunt taken toevoegen via het tabblad Agenda of Taak of rechtstreeks vanuit een invoer voor een lead, contactpersoon of deal. Taken hebben deadlines en optionele herinneringen, die een week, een dag, een uur, 30 minuten, 15 minuten of vijf minuten voor de vervaldatum of op het exacte tijdstip van de vervaldatum kunnen worden verzonden. Achterstallige taken worden rood weergegeven. Afhankelijk van uw machtigingen kunt u taken toewijzen aan uzelf of aan andere gebruikers.

Stap Negen: Uw e-mail integreren

Base CRM heeft een e-mailtool, maar het kan ook worden geïntegreerd met Gmail en andere e-mailproviders. Integratie van uw e-mailaccount betekent dat communicatie met leads en contacten automatisch wordt vastgelegd, waardoor u tijd overhoudt voor belangrijker werk. Uw e-mailaccount wordt op twee manieren gesynchroniseerd: e-mails die u verzendt in Base CRM worden weergegeven in uw e-mailclient en vice versa. Base CRM stuurt u een e-mail zodra de eerste e-mailsynchronisatie is voltooid.

Uw e-mail is opgesplitst in vier mappen: Postvak IN, Niet-getraceerde e-mails, Verzonden en Gearchiveerd. Uw Postvak IN bevat e-mails die zijn gekoppeld aan leads, contacten en deals in uw account. Niet-bijgehouden e-mails zijn e-mails die niet aan uw account zijn gekoppeld. Vanuit die map kunt u een e-mail als lead of contactpersoon toevoegen. In de map Verzonden kunt u zien of een e-mail is bekeken en hoe vaak deze is bekeken, op die manier kunt u berichten identificeren die door de scheuren zijn gevallen of naar een onjuist e-mailadres zijn gegaan. U kunt berichten verwijderen of archiveren als ze niet langer belangrijk zijn.

Stap 10: Geautomatiseerde acties instellen

Als u merkt dat u steeds dezelfde taak uitvoert, waarom dan niet automatiseren? Base CRM heeft verschillende opties voor het automatisch maken van taken op basis van bepaalde gebeurtenissen. U moet een gebruiker op beheerdersniveau zijn die een accountbeheerder is om geautomatiseerde acties te maken. Voorbeelden zijn het maken van taken wanneer een deal naar een nieuwe fase wordt verplaatst of het bijwerken van een aangepast veld wanneer een nieuwe deal wordt gemaakt. Eerst selecteert u de gebeurtenis die de actie activeert. Keuzes zijn onder meer: ​​wanneer een nieuwe lead wordt gemaakt, wanneer een nieuw contact wordt gemaakt, wanneer een deal wordt gemaakt of wanneer een deal naar een andere fase wordt verplaatst. Sommige van deze evenementen hebben gedetailleerdere opties, zoals filteren op bedrijf, pijplijn of dealfase.

Vervolgens bepaalt u wat de taak moet zijn, wijst u deze toe aan een gebruiker en voegt u optioneel een vervaldatum toe. U kunt meerdere taken maken per geautomatiseerde actie.