Slecht contractbeheer kan uw bedrijf geld kosten

Vierenzestig procent van de bedrijven zegt dat contractgoedkeuringsprocedures ervoor zorgen dat deals vastlopen, volgens een nieuw rapport van SpringCM. De grootste uitdaging voor organisaties is het beheren van contractworkflows en het ontvangen van sign-offs van primaire stakeholders. De grootste barrière waarmee bedrijven worden geconfronteerd, is volgens het onderzoek het gebrek aan processen om contracten te beheren en te verplaatsen. Zestig procent van de bedrijven gebruikt e-mail om contracten te beheren, terwijl slechts 32 procent van de bedrijven een tool voor contractbeheer gebruikt. Zes procent van de bedrijven zegt helemaal geen contractbeheerproces te hebben.

"Proberen contracten binnen te halen via interne en externe goedkeuringsprocessen is gewoon een ellendige ervaring", zegt Erik Severinghaus, Chief Strategy and Alliances Officer bij SpringCM. "Een contract is fundamenteel ongestructureerde gegevens waaraan je werkt in twee verschillende organisaties met twee verschillende sets van tools en processen. Uiteindelijk, als je via e-mail en bijlagen uitvoert, is er dan geen zicht op het proces en niemand kan het proces optimaliseren."

"Als je kijkt naar de enquête en de grootste uitdagingen van de respondenten", zegt Will Wiegler, Chief Marketing Officer van SpringCM, "zijn de top vier workflows, het genereren van nieuwe contracten, tracking en goedkeuring. Dat zijn bedrijfsprocessen die vastzitten. mensen weten niet eens waar contracten zich bevinden. In wiens inbox zit het? Wie krijgt het als volgende?"

(Afbeelding via: SpringCM)

Wat contractbeheer kan doen

Contractbeheertools bieden bedrijven de mogelijkheid om rapporten over contractgebaseerde gegevens op te slaan, te volgen, weer op te duiken en uit te voeren. Meestal gaat het om cloud-gebaseerde software die automatisch gegevens kan lezen en verzamelen, evenals waarschuwingen aan belanghebbenden wanneer het tijd is om actie te ondernemen voor een specifiek contract. Severinghaus zei dat bedrijven die proberen deze processen zonder software te beheren, moeite hebben om gegevens uit maximaal zeven of acht verschillende document- of bestandstypen te corrigeren en die informatie vervolgens vertalen in een gestandaardiseerd contract of factuur. In deze scenario's legde hij uit: "Er is zeker een menselijke fout."

Zelfs bedrijven die profiteren van software voor contractbeheer, worstelen zelfs nog steeds om veel voorkomende fouten te voorkomen. Tweeënnegentig procent van de fouten in het contractbeheer worden volgens de respondenten aan mensen toegeschreven. Zeven procent van de bedrijven zegt dat menselijke fouten heel vaak voorkomen. "Een verkoper houdt ervan om met klanten te praten, houdt ervan relaties op te bouwen, maar ze hebben over het algemeen een hekel aan wiskunde, rekenen, financiën en het manuele werk van het vertalen van getallen in verschillende systemen, " zei Severinghaus. "Als je ze opdraagt ​​dit soort dingen handmatig te verplaatsen, zou je niet verbaasd moeten zijn als je fouten in het proces ziet."

(Afbeelding via: SpringCM)

Een kwart van alle ondervraagde bedrijven zegt dat IT betrokken is bij het contractwerkproces, een stap die zou kunnen helpen om een ​​deel van de menselijke fouten te compenseren die verband houden met het registreren en verwerken van contracten. Voordat softwareleveranciers van contractbeheer met potentiële klanten spreken, heeft de IT-afdeling meestal samengewerkt met bedrijfsanalisten om te helpen bij het definiëren van een gestandaardiseerde workflow die rekening houdt met bedrijfsprocessen, technologie en eerdere problemen die deze twee combineren (bijvoorbeeld waarom spreadsheets zich niet vertalen in facturen).

Bijvoorbeeld: de beste contractbeheertools die we hebben beoordeeld, bieden dingen als workflow-automaten, in-app chatfunctionaliteit en e-mailwaarschuwingen die mensen waarschuwen wanneer het tijd is om een ​​contract aan te gaan. Sommige van deze functies zijn te vinden in de Keuzehulpmiddelen van de redactie, zoals Agiloft en Mitratech Getting Contracts Done, evenals SpringCM.

Deze functies kunnen ook helpen om de contractcyclus te versnellen en bedrijven geld te besparen. De duur van de typische contractcyclus voor respondenten van de enquête lag tussen één en twee maanden (33 procent). Tweeëntwintig procent van de respondenten zegt dat hun contractcyclus langer duurt dan vier maanden. Twintig procent van de respondenten zegt dat het gebruik van software voor contractbeheer hun zakelijke geld heeft bespaard.

Toekomstig contractbeheer

Wanneer u opkomende technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) aan de mix toevoegt, kan contractbeheer zelfs nog voordeliger zijn voor gebruikers. "AI wordt ongelooflijk belangrijk", zei Severinghaus. "Er zijn ontluikende gebruikssituaties waarbij AI wederzijdse geheimhoudingsovereenkomsten toestaat. AI kan contractherziening en contractclassificatie uitvoeren."

Helaas zal AI de moeilijke uitdaging van het ontwikkelen van een contractbeheerproces niet oplossen, wat de eerste stap is naar automatisering. "We staan ​​ver af van AI om de uitdagingen van bedrijfsprocessen op te lossen, " zei Severinghaus. "Nieuwe technologieën ontstaan ​​en iedereen denkt dat ze de magische kogel zullen zijn. Omdat deze technologie nu bestaat, denken ze dat we niet het zware werk hoeven te doen en onze bedrijfsprocessen te analyseren. Vooral AI is op dit punt waar mensen zeggen dat ze hebben gewonnen het hoeft niet het harde werk te zijn, want AI zal het magische werk voor ons doen. In feite is AI de belichaming van een systeem dat afhankelijk is van gestructureerde gegevens en een gestructureerd proces om die algoritmen te trainen."

Dit gebrek aan standaardisatie is de reden waarom bedrijven zoals SpringCM bedrijven ertoe aanzetten om een ​​proces voor het beheren van contracten te ontwikkelen, nog voordat ze met een leverancier praten. "Het ontbreken van een proces is een recept voor problemen in alle fasen, " zei Wiegler. "Je kunt een bedrijf niet opschalen zonder een proces voor het beheren van contracten." Om te beginnen met het coderen van het contractbeheersproces, zei Wiegler dat bedrijven zichzelf de volgende vragen moeten stellen: "Wat doen jullie nu? Wat kan gestructureerd worden in termen van een proces dat kan worden geïdentificeerd?" Zodra u hebt vastgesteld wat uw proces is geweest en zou moeten zijn, kunt u met IT- en softwareleveranciers samenwerken om een ​​systeem te maken dat werkt. Of, zoals Wiegler zei: "Je kunt iets niet automatiseren als je niet begrijpt wat het eerst is."

SpringCM heeft 1.409 respondenten ondervraagd, van wie 32 procent afkomstig is van bedrijven met minder dan 100 werknemers en 16 procent van bedrijven met meer dan 8.000 werknemers.